Любая организация в ходе своей деятельности может выдавать денежные средства на командировочные расходы и хозяйственные нужды на основании приказа руководителя. В таких ситуациях работники являются подотчетными лицами. Порядок выдачи денежных средств под отчет и порядок предоставления отчетности установлены Центральным банком РФ.
В прикладном решении 1С ERP реализован механизм, позволяющий учитывать денежные средства, которые выданы подотчетному лицу с помощью документа «Авансовый отчет» в 1С, в котором появилась возможность формирования расчетов в нескольких валютах.
Для анализа работы с подотчетными лицами в программе предусмотрен ряд отчетов.
В ходе вебинара рассмотрели два варианта документооборота отражения авансовых отчетов (классический и упрощенный), формирование авансового отчета в разрезе нескольких валют и отчетов, с помощью которых можно проконтролировать выданные подотчетному лицу авансы.
Ведущая: ПРОХОРОВА Юлия - консультант в компании "Кодерлайн".Программа вебинара:
1.Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами
2.Регламент работы с документом «Авансовый отчет» в 1С
3.Формирование документа «Авансовый отчет» в 1С в разрезе нескольких валют
4.Контроль выданных авансов подотчетному лицу
ВидеоПрезентация
Расшифровка
Здраствуйте, колеги. Тема нашей сегодняшней встречи «Учет расчетов с подотчетными лицами в конфигурации 1С:ERP». Сегодня мы рассмотрим: нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами; регламент работы с документами – авансовый отчет; формирование документов «авансовый отчет» в разрезе нескольких валют; а также мы рассмотрим отчеты с помощью которых можно контролировать авансы, выданные подотчетному лицу.
В любой организации сотрудники являются подотчетными лицами. Порядок выдачи денежных документов, денежных средств подотчет и предоставление отчетности Центробанком России указанием от 11 марта 2014 года. Размер подотчетных сумм и сроки на которые они выдаются. Подотчетные лица в течении 3 дней по истечении срока на которые выдали денежные средства должны предоставить отчет об использовании средств по унифицированной форме авансового отчета.
Также в соответствии с статьей 166 ТК РФ Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Постоянным местом работы признается месторасположение организации, которое обусловлено трудовым договором. Порядок оформления работников служебной командировки как на территории РФ так и на территории стран государств применяется положение об направлении служебной командировки определенным поставлением правительства 13 октября 2008 года №749.
Перечисление средств подотчетному лицу может производится для различных целей. Это командировочные расходы, расходы на проезд, на помещение, на оплату услуг связи, и на другие расходы связаны с командировкой.
Хозяйственные расходы: канцелярские расходы, расходы по службе.
Также на приобретение денежных документов, путевки, дивиденды, бумаги, железнодорожные и авиабилеты.
И закупка товаров и материальных ценностей, и получение услуг.
При направлении в служебную командировку работодатель обязан возместить сотруднику следующие расходы. Это расходы на проезд, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточный); иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.
А при направлении сотрудника на территорию другого государства дополнительно возмещаются расходы по оформлению документов (заграничный паспорт, виза, и другие выездные документы); оформление обязательной медицинской страховки; обязательные консульские и аэродромные сборы; сборы за право въезда и транзита автомобильного транспорта; иные обязательные платежи и сборы.
Идем дальше к учету расчетов с подотчетными лицами в программе 1С:ERP. Учет расчетов ведется на счете 71, так называется учет расчетов с подотчетными лицами. В прикладном решении 1С:ERP реализован механизм позволяющий денежные средства подотчётному лицу. Данные подотчетных лиц делаются в списке «НСИ и администрирование», физические лица. Например, этот справочник уже открыт. То есть любой сотрудник находящийся в справочнике физлица может быть подотчетным лицом. Для того чтобы выявить кто является подотчетным лицом дополнительных данных вводить не надо в программе. Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам предусмотрены авансовые отчеты, которые подотчетное лицо при всех вариантах получения денежных средств должно заполнить.
Также в системе 1С:ERP можно сформировать авансовый отчет с целью выдачи статей ВДФ, которые нам позволяют отслеживать с помощью определенных отчетов задолженность за подотчетными лицами. Выдача обеспечивает связь между документом регистрирующим факт выдачи денежных средств, банковский, кассовый документ и документ подтверждающий фактические расходы. Если организации необходимо контролировать в разрезе ВДС, то производятся следующие настройки. «НСИ и администрирование», раздел «Казначейства» и здесь выбираем «контролировать выдачу под отчет в разрезе целей». В системе появляются следующие настройки, также НСИ и администрирование в настройке раздела казначейство мы устанавливаем флажок «заявки на расходование денежных средств». Предварительно оформляется заявка с типом операции выдача под отчет. Данный документ запланирует выдачу денежных средств подотчетному лицу. Этим документом мы оформляем заявку на создание которой подотчетное лицо либо кассовым документом либо банковским документом списание безналичных денежных средств с видом операции выдача под отчетнику, мы выдаем деньги подотчетному лицу.
В документе вид операции выдача подотчетнику указывается сумма которую мы выдаем и в течении какого времени подотчетное лицо должно отчитаться за выданные денежные средства. И документы выдачи можно оформить через заявку создать на основании, как и расходный кассовый ордер, так и списание безналичных денежных средств. У нас зарезервирована заявка 20 000, мы расходно-кассовым ордером выдали 10 000, и по безналичному расчету тоже перечислили Иванову 10 000 рублей.
Если у подотчётного лица имеется корпоративная банковская карта, то фактическая выдача авансов происходит в момент снятия наличных денежных средств картой, либо, когда подотчетное лицо расплачивается у поставщика за покупки этой картой. И потом выписка банка загружается и задолженность отражается в системе. В качестве аванса подотчётному лицу может быть также выдан и денежные документы. Выдача денежных документов регистрируется в программе при помощи выдачи денежных документов. На закладке «денежные документы» наличие у нас есть денежные документы, они отражаются на закладке «денежные документы в наличие» и через кнопку «оформить» мы оформляем документ выдача денежных средств подотчетному лицу. Когда они уже выдаются все документы, первичные поступление документов и выдача переносятся на закладку денежных документов. И у нас получается, что подотчетное лицо Исаков передал подотчетному лицу Петрову денежные документы, то есть железнодорожные документы, за которые он в течении недели до 23 числа должен отчитается.
В прикладном решении 1С:ERP поддерживается 2 варианта документооборота по отражению авансовых отчетов подотчетных лиц. Это классический вариант которые предполагает оформление авансового отчета бухгалтером на основании первичных документов, предоставленных подотчетным лицом. Если приобретались материальные ценности и денежные документы то контролируется их предварительное принятие к учету. Оприходование этих материальных ценностей на склад или передача денежных документов в кассу рассматриваются как отдельные хозяйственные операции и оформляются специализированными документами которые указываются в авансовом отчете.
Также существует упрощенный вариант. Он применяется в целях сокращения документооборота по оформлению авансовых отчетов. В документах по оприходованию материальных ценностей просто вид операции указывается что поступление от подотчетного лица. Сейчас в программе расмотрим эти схемы движения документов более подробно.
Если закупка товарного материала ценностей получения, приобретение денежных документов выполняется через поставщика у подотчетного лица могут быть еще и другие расходы, то мы оформляем поступление товаров и услуг. Закупки у меня, документы закупки все. У нас 15 августа поступление товаров закупка у поставщика. Мы у поставщика приобретаем канцтовары. указываем что вид операции это закупка у поставщика, оплата. И в документе авансовый отчет мы проводим оплату этому поставщику Реклама-Сервис. То есть поступление у нас отдельный документ, а оплату через закладку «оплаты». Расходы на цели, командировочные расходы, дополнительные услуги у нас оформляются на закладке «расходы».
Второй вариант у нас предусматривает оформление документа поступления с видом манипуляции закупка через подотчетное лицо. То есть этот документ у нас делает движения по счетам. То есть при приобритении канцтоваров у нас сразу на 10 счет через 71. Здесь нет промежуточного счета.
Для учета денежных средств выданых подотчетнику на закупку товаров и материальных ценностей и для отражения поступления расходов подотченого лица по результату закупки оформляется документ авансовые отчеты с типом операции закупка через подотчетное лицо. Для каждого документа авансовый отчет предусмотрена унифицированная печатная форма авансовый отчет, в которой показывается входящие документы и даты, также документы подтверждающие расходы.
То есть здесь указывается подотчетное лицо и расшифровка идет, сколько денег он получил под отчет, и какими документами, какие суммы он израсходовал. В программе 1С:ERP предусмотрена возможность двухэтапного ввода документа «Авансовый отчет» о потраченных, израсходованных денежных средств в документе авансовый отчет. Использование данной возможности определяется функциональной опцией программы, казначейства в статусе авансовых отчетов. Через меню «НСИ и администрирование», разделы настройки казначейства здесь мы выбираем статусы авансовых отчетов. Что первый статус — это подготовка подотчетным лицом и второй статус утверждение с отражением в учете. Статус данного авансового отчета утвержден или подготовлен. В статусе подготовлено осуществляется заполнение документа самим подотчетным лицом, он указывает информацию об используемых авансовых документах расхода, суммы расхода. В этом статусе доступны те поля, которые необходимы для заполнения подотчетному лицу. Потом, когда подотчетное лицо передает документ в бухгалтерию меняет на статус утвержден, и появляются дополнительные поля. Это надо указать аналитику расходов на закладке расходы, указать ставку НДС и также бухгалтер может отклонить принятие авансового отчета по какой-то причине.
То есть устанавливается здесь флажок и указывается причина отклонения. Также в статусе утвержден авансовый отчет может попасть в запись покупок до подтверждения НДС. В документе авансовый отчет также имеется возможность разметить строки по сумме расходов денежных средств по кнопке разбить строку. То есть мы можем завести одну строку, например, на сумму 5 000 и через кнопку разбить у нас появляется сумму которая должна появится в новой строке, например 2000. И у нас в одной строке сумма уменьшается на ту сумму которую мы ввели в другой строке. Также для упрощения ввода данных для авансового отчета мы можем перенести строку з закладки расходы на закладку оплата поставщикам. Мы нажимаем правой кнопкой мыши на строку, которую необходимо нам перенести и выбираем перенести строку в оплату поставщикам. Вот строка сюда перенеслась, и мы дополнительно заполняем необходимые реквизиты и также мы можем в закладки оплату поставщикам перенести строку в расходы.
Программа 1С:ERP позволяет нам формировать авансовый отчет в разрезе нескольких валют. У нас можно указать в одной валюте, так и в нескольких, мультивалютный режим.
Этот режим осуществляется на закладке основное, в одной валюте здесь указываем конкретную валюту, в которой мы оформляем авансовый отчет. И в нас на закладке расходы поставщику нет колонки с данными валюты. Когда мы изменяем режим на мультивалютный, то у нас на закладке расходы, оплата поставщикам добавляется колоночка с наименованием валюты, которую мы можем исправить и провести. Также в мульвалютном режиме представляются дополнительные возможности по конвертации валют, оно заполняется на закладке конвертация валют и можно указать какую валюту, по какому курсу приобретена подотчетным лицом. Например, подотчетное лицо из валюты рубли, приобретает 100 евро. У нас автоматически на дату создания документа формируется курс валюты и рассчитываются суммы потраченные в рублях. Соответственно здесь указывается цель денежных средств. Также в рамках этого документа вносятся итоги по валютам денежных средств подотчетного лица. И проведение разового отчета с мультивалютным режимом, он инициирует создание документа переоценки денежных средств подотчетного лица авансового отчета. Разницы возникающие при конвертации валюты отражаются в движениях авансового отчета.
Для авансового отчета предусмотрены следующие печатные формы: унифицированная форма и произвольная форма. Унифицированная форма доступна для авансовых отчетов в рублях. Вот у нас унифицированная форма А0-1, и данные на приобретение подтверждающие документов, полученных авансов подотчетном лице. Авансовый отчет в мультивалютном режиме или в валюте он формируется в произвольной форме. Здесь мы видим данные по конвертации валюты, видим остатки в евро и в рублях, и также расходы подотчетного лица. Если подотчетные денежные средства израсходованы подотчетным лицом не полностью, то в этом случае возникает остаток денежных средств. Перерасходы денежных средств возникают, когда подотчетное лицо израсходовало больше денег, чем ему было выдано на соответствующие расходы под отчет. Возмещение подрасчётному лицу оформляется в рамках рабочего места авансовых отчеты.
Это казначейство, подотчетники, авансовые отчеты. На закладке авансы мы можем оформить документ возврат наличными. Указываем кассу каким видом у нас оформляется, а также оформить возврат по безналичному расчету. Подотчетному лицу перечисляют через банк на расчетные реквизиты организации остаток денежных средств. Потребность выдачи подотчетному лицу по перерасходованы денежных средств оформляется через закладку заявку на выдачу перерасхода, и выдача перерасхода наличными или перечисления на расчетный счет подотчетного лица. Контроль выданных подотчетному лицу авансов можно проанализировать с помощью отчетов по казначейству. Это заявка на расходование денежных средств. Денежных средств у подотчетных лиц, ведомость по денежным средствам. Контроль операций с денежными средствами, контроль выданных подотчетному лицу авансов.
