"Планирование обеспечения товаров в 1С:Управление торговлей 11"

Компания "Кодерлайн" провела вебинар "Планирование обеспечения товаров в 1С:Управление торговлей 11"

Ведущая: Ольга ПРАВУК – эксперт, консультант в сфере управления запасами и планирования поставок, и специалист в сфере автоматизации бизнес-процессов торгово-производственных и дистрибьюторских компаний.

На вебинаре рассмотрели схему для планирования поставок, перемещения между складами, сборку и разборку. Также были продемонстрированы инструменты для планирования обеспечения.

Программа вебинара:

1. Схема планирования обеспечения в УТ 11:

-поставки от поставщиков;

-перемещение между складами;

-сборка/разборка

2. Методы управления запасами, реализованные в обработке
3. Обзор инструментов для планирования обеспечения

Презентацию можно посмотреть ЗДЕСЬ 

Видеозапись от 31 марта 2016 г. можно посмотреть ЗДЕСЬ

Расшифровка

Итак, начнем вебинар. Сегодня он посвящен теме «Планирование обеспечения в 1С 8 Управление торговлей 11». Вначале я скажу пару слов о нашей компании и о себе.

Меня зовут Ольга Правук. Я – руководитель проектов по внедрению в компании «Кодерлайн». Еще я - эксперт в сфере закупок, логистики и управлении запасами. Я проработала более 10 лет в логистике и более 4 лет в автоматизации. Руководила различными проектами, в том числе и в сфере управления запасами. Также занимаюсь обучением в сфере управления запасами, у меня есть сертификаты 1С и публикации. Также я выступала на семинарах и конференциях. 

Итак, начнем наш вебинар. Скажу пару слов о цели вебинара. Служба закупок – очень важное подразделение любого предприятия, потому что в результате деятельности этой службы компания приобретает товарные запасы. По сути, именно товарные запасы занимают большую часть оборотных средств компании. Особенно это характерно для торговых компаний. Здесь вложения в запасы достигают 70 - 80%. То, во что компания вложит деньги, очень сильно влияет на эффективность деятельности компании. 

Основная функция закупок заключается в том, чтобы оптимально и своевременно обеспечить товарами для того, чтобы реализовать их клиентам компании. И еще очень сильно на эффективность деятельности компании влияет то, чтобы товары были в достаточном количестве. Потому что дефициты не только снижают объемы продаж, но и приводят к тому, что клиент может уйти к конкурентам. Особенно это важно на рынках высокой конкуренции. Наш вебинар посвящен функционалу «1С: управление торговлей». Эта программа обеспечивает высокий уровень автоматизации торговой компании. Автоматизация позволяет повысить производительность труда сотрудников и отражает все хозяйственные операции в единой информационной системе. 

Нужно сказать, что планирование обеспечения в большинстве компаний осуществляется в экселе и характеризуется достаточно низкой производительностью труда, потому что в экселе сложно поддерживать актуальность данных и производить все расчеты. Автоматизация этого участка может существенно повысить производительность труда сотрудников, а также снизить ошибки, которые происходят при ручных расчетах. Цель сегодняшнего вебинара - показать функционал УТ 11 для автоматизации процесса планирования закупок.

В начале вебинара я расскажу, в чем сложность планирования поставок, какие основные методы расчета заказа существуют, и покажу, какие инструменты предназначены для планирования в УТ 11.

В чем сложность планирование поставок? В первую очередь это связано с тем, что в большинстве торговых компаний различные источники обеспечения. Достаточно мало уже компаний, которые закупают товар у 1-2 поставщиков, и торговля происходит с одного склада. В большинстве случаев у компании не один склад, и у каждого склада различные источники обеспечения. Я здесь подразумеваю, что товары на склад могут поступать как от поставщиков, так и с другого склада компании, также в компании может быть производство. 

«УТ 11 управление торговлей» предназначена не для производственных торговых компаний, но в функционале УТ 11 есть возможность отображать несложное сборочное производство. Для этого есть документы, которые называются сборка-разборка, и с помощью этого документа мы можем отображать несложное производство. Поэтому в принципе если ваша компания имеет небольшое производство, то вы можете применять конфигурацию управление торговлей. 

Кроме того, что есть различные источники обеспечения, в компании могут быть сложные товаропотоки. Здесь я имею в виду, что может быть несколько складов, различные региональные склады, розничные магазины, которые тоже являются складами.

Также очень сложно определить спрос клиентов. Прогноз спроса сам по себе всегда ошибочный. Неопределенность в спросе накладывает достаточно серьезный отпечаток на планировании поставок. Потому что для того, чтобы размещать заказ поставщику, нам необходимо понимать, что мы будем продавать в будущем.

Следующий фактор, который влияет на сложность планирования поставок – это неопределенность со сроками поставок поставщиков. Здесь я имею в виду то, что сам по себе срок поставок – это величина непостоянная, и это связано с различными факторами. Это зависит от самого поставщика. Возможно он плохо организовывает этот процесс. Но это может быть связано и с объективными причинами: задержками на таможне, поломки в дороге. Особенно это влияет на длительные сроки поставки. 

Если у нас поставщик находится где-то рядом, скажем, в одном городе, и он может поставить нам заказ в течении часа, тогда неопределенность не будет так сильно влиять как, например, если у нас была бы поставка из Китая. 

Основное, что влияет на сложность процесса планирования поставок: необходимо при планировании поставок обеспечить наличие товара без дефицитов и неликвидов. То есть сами по себе запасы товаров обладают двойственностью. С одной стороны, их избыток приводит к образованию неликвидов, и к тому, что компания вкладывает большие средства в запасы и начинает зависеть от источников финансирования. А с другой стороны, если мы начнем торговать с небольшими запасами, это может привести к тому, что в компании будут дефициты. И клиенты могут уйти к конкурентам. Эти все факторы влияют на то, что планировать поставки достаточно сложно. 

Большинство компаний сейчас работает с большим ассортиментом товаров. Средняя торговая компания имеет 2000-3000 номенклатурных позиций. И это минимальная оценка. В производственных компаниях, конечно, меньше. Но торговые компании характеризуются тем, что работают с большим перечнем номенклатурных позиций. В связи с этим вести ручные расчеты затруднительно, и многие компании ищут различные варианты решения этого вопроса. Сейчас 1С в новых конфигурациях предлагает решение для автоматизации этих процессов. 

Насколько они подходят компании вы сможете определить в результате нашего вебинара. Я хотела бы задать вопрос тем, кто работает как раз в торговых компаниях. Напишите, какое количество номенклатурных позиций в ваших компаниях. Екатерина Александровна написала: «Больше тысячи». Ксения Сергеевна: «Полтора миллиона». Юрий написал: «3.000». Николас: «5.000». Альберт: «1.500». Вот как раз от 1500 до 5000 – это количество очень характерно для торговых компаний. В автозапчастях очень большое количество наименований. И еще для розничных компаний характерно большое количество номенклатурных позиций. Там десятки тысяч обычно. И это как раз очень сильно влияет на то, что рассчитывать заказы вручную становится сложно.

А теперь я дам небольшой обзор того, какие есть методики расчета заказов, но безусловно в рамках вебинара не смогу очень глубоко раскрыть этот вопрос. 

Планирование поставок, расчет, заказы поставщикам – эти вопросы относятся к управлению запасами. Управление запасами – это отдельная наука. Она начала развиваться в прошлом веке. Одной из старейших формул оптимального расчета как раз в прошлом году исполнилось 100 лет. Хотя наука достаточно молодая, я хотела бы подчеркнуть, чтобы вы понимали, что это действительно наука. Она базируется на различных математических методах. Есть наука исследования операций. Одно из прикладных развитий этой науки – математические методы и модели в экономике. Во многих институтах проходят такой предмет. В рамках этих наук и развиваются задачи по планированию, расчетах заказов. Нужно сказать, что это достаточно сложная наука. Поэтому во многих компаниях не применяются эти расчеты. Это связано также и с тем, что это действительно сложно. И на мой взгляд, не все компании еще подошли к необходимости. То есть в небольших компаниях и не нужно использовать какие-то сложные расчеты, там достаточно опыта. 

Во-вторых, достаточно долго на рынке была ситуация, когда количество клиентов у многих компаний увеличивалось само по себе. И многие компании не задумывались о том, что из-за дефицита товаров кто-то может уйти к конкурентам. Кроме этого всегда было достаточным количество оборотных средств, и не нужно было задумываться о том, что большие средства вложены в запасы. После финансовых проблем на рынке в 2014 году, очень многие компании уже внимательно следят за тем, что они закупают и озадачены тем, чтобы оптимизировать этот процесс.

Итак, давайте я расскажу о том, как необходимо рассчитывать заказ, какие есть методы. У каждого товара есть определенный срок выполнения заказа. Если мы не будем учитывать этот срок выполнения заказа при расчетах, то это приведет к ситуации, когда в какие-то периоды у нас не будет товара на складе. Это связано с тем, что если наш поставщик может мгновенно поставить товар на склад, то, как только он закончится, мы можем разместить заказ и у нас сразу же товар будет на складе. Но это очень редкая ситуация. Большинство поставщиков значительно дольше поставляют товар, чем за один час. Раньше очень многие компании возили товары из Китая и из других частей света. И если не учитывать этот срок выполнения заказа при расчете, то у нас на складе могут быть дефициты. Для этого при расчете применяется параметр, который называется «точка заказа», в некоторых источниках он называется «пороговый уровень». Суть его в том, что это величина запаса, при которой уже нужно размещать заказ. И если мы в этой точке разместим заказ, то пока наш заказ выполняется, у нас будут товары на складе, и у нас не будет дефицита. 

Точка перезаказа определяется так: срок выполнения заказа умножаем на продажи за период. Например, если продажи за день, то срок выполнения заказа мы считаем в днях. В принципе достаточно понятный параметр – это точка заказа, и возможно не было бы с ней сложности, если бы наш срок выполнения заказа был постоянный, и продажи совершались каждый день, в одной и той же величине. Но на практике такого не бывает и если срок выполнения заказа допустим в один день может не сильно колебаться, то как раз продажи изо дня в день у нас по товару разные. То есть крайне мало у кого есть товары, которые регулярно продаются с небольшими отклонениями. Те участники вебинара, которые работают в сфере автозапчастей подтвердят, что у них большинство товара (если не все запчасти), продаются с очень большими отклонениями. 

Это большая проблема. Тогда получается нам сложно будет определить точку заказа. И в результате развития менеджмента, науки ввели такое понятие как «страховой запас». Страховой запас как раз и призван покрыть эти колебания, пока выполняется наш заказ. 

Что такое страховой запас? Это постоянная, неприкосновенная часть запасов, которая предназначена для непрерывного обеспечения наших клиентов в случае непредвиденных обстоятельств. И эти непредвиденные обстоятельства связанны с тем, что прогноз будущих продаж основан на прошлой статистике. А в бизнесе прошлые события крайне редко повторяются в будущем. И поэтому прогноз – это всегда ошибочная величина. Безусловно есть риск, отклонения, и страховой запас призван для того, чтобы защитить нас от дефицита в эти периоды. И то же самое и срок выполнения заказа, я говорила о том, что особенно на длительный сроках выполнения заказа, есть много рисков. И для того чтобы защитить себя от дефицита нужен страховой запас. Он должен покрыть эти риски. 

Методы расчета страховых запасов. Их несколько. В большинстве случаев используются методы расчета на основе статистики. На основе среднеквадратического отклонения. Но есть еще и методы, когда мы определяем объем страхового запаса в виде процента от спроса. В виде какой-то величины, которая определяется экспертно. То есть люди которые занимаются закупками и продажами экспертно определяют объем страхового запаса. Точно также еще можно определить объем страхового запаса в днях. И потом уже сама величина страхового запаса определяется как: количество дней страхового запаса, умноженное на среднее потребление. И еще нужно учесть, что на объем страховых запасов влияет то, что разные номенклатурные позиции носят различный вклад в продажи. И этот вклад обычно определяется АBC-анализом. Это тот анализ, о котором слышало большинство менеджеров, и даже применяют его. По группе А необходимо обеспечить постоянное наличие товара, поэтому величина страхового запаса здесь должна быть больше. 

И еще расскажу о том, какие есть модели пополнения запасов. Потому что сам процесс расчета заказа поставщикам относится к процессу пополнения запасов. Я здесь представила несколько моделей. Это наиболее распространенные модели.

• «однобункерная модель» - пополнение до определенного уровня. Мы определяем какой-то нормативный складской остаток и пополняем всегда до него;

• с фиксированным объемом заказа (относится к классическим моделям);

• с фиксированным периодом между заказами;

• Система минимум-максимум;

• Система управления запасами с установленной периодичностью до постоянного уровня. 

Расскажу о модели с фиксированным объемом заказа. В данной модели заказ размещается при достижении точки заказа и в постоянном объеме. Объем заказа должен определяться по формуле оптимального объема заказа. Это формула Уилсона. В принципе эту формулу достаточно редко используют на практике. И сама по себе эта модель пополнения тоже достаточно редкая.

Следующая модель – с фиксированным периодом между заказами. Как раз эта модель относится к самым распространенным моделям. Я по этой модели вывела формулу на слайд. Это основная формула, которой нужно пользоваться при расчете заказа. В данной модели заказ размещается через равные периоды. А объем заказа рассчитывается по формуле. Периоды могут быть допустим раз в неделю, раз в месяц или каждый день. Это зависит от тех объемов, которые мы закупаем, и насколько целесообразно возить теми или иными партиями. Но тут есть правило, что лучше всего возить, как можно чаще. 

Система минимум-максимум относится к распространенным моделям. В данной системе предварительно рассчитываются значения минимума и максимума. И при расчете заказа, который осуществляется периодически, необходимо сравнивать остаток с минимальным значением. И если наш остаток равен или ниже минимума, тогда размещается заказ. Заказ равен: максимум минус остаток. Я здесь специально написала, что в общем-то остаток нужно всегда понимать, что это остаток как на складе, так и в пути. Тот товар, который мы уже разместили у поставщика, обязательно необходимо учитывать при расчете заказов. 

И дальше я представила на слайде то, как реализована возможность расчета заказов в 1С УТ 11, и ту последовательность заполнения справочной информации, которую необходимо выполнить для того, чтобы уже получить заказы. Мы как раз сейчас пройдемся по каждому этапу, и я покажу, что и для чего заполняется на каждом этапе. И в конце я покажу, тот самый инструмент «обработка формирование заказов по потребностям», в результате которых уже получаются заказы поставщику, заказы на перемещение или заказы на сборку. И это зависит от того, из какого источника мы получаем тот или иной товар. И поэтому вы видите, что у нас разные документы получаются. То есть, если мы получаем товар от поставщиков, то в результате мы получим заказы поставщику. Если мы получим на конкретный склад, на который мы рассчитываем пополнение. Товар появляется как перемещение с другого нашего склада, то это будет заказ на перемещение. И если товар у нас на складе появляется в результате сборки, то в результате обработки формирования заказов по потребностям, мы получим заказы на сборку.

Возможность использования заказов в УТ 11 настраивается. И для того, чтобы в результате обработки у нас получились заказы, необходимо включить в настройках возможность использования «заказы поставщику», «заказы на перемещение», «заказы на сборку». Эта настройка находится в разделе «настройки и администрирования» в УТ 11.

Давайте пройдемся по каждому этапу. Я сделала принтскрин, где находится заполнение справочной информации и сама обработка формирование заказов по потребностям. Она находится в разделе «склад и доставка» и показано стрелочками, где у нас находятся эти инструменты.

Способы обеспечения, схемы обеспечения находятся в настройках и справочниках по складу. И первое что мы заполняем - это способы обеспечения потребностей. В каждом элементе мы указываем типы обеспечения. Это может быть или покупка, или перемещение, или сборка. Но нам нужно обязательно назвать этот способ обеспечения, чтобы было понятно, что это за обеспечение. Здесь вот написано закупка комплектующих, и то, что тут указано закупка, уже явно указывает на то, что источник обеспечения - это закупка у поставщика. Здесь же мы указываем срок покупки, - это как раз и есть срок выполнения заказа. Обеспечиваемый период - это у нас величина, которая равна сроку выполнения заказа, срока покупки и того периода, через который мы будем размещать заказ. Если мы размещаем заказ раз в неделю, это у нас 5 рабочий дней и срок выполнения заказа 10 дней, тогда период обеспечения необходимо будет указать 15 дней. Гарантированный срок отгрузки не используется при формировании заказов по потребностям, он используется в другом функционале, когда у нас происходит обособленное обеспечение. И здесь указывается как раз тот срок, который будет показываться сотрудникам продаж, когда они будут формировать заказ покупателя для обособленного обеспечения. 

Здесь вы видите, что есть два правила формирования заказов на выбор: или заказ при достижении точки заказа, или заказ по графику. Здесь нам необходимо указывать даты ближайшей поставки. Такие графики чаще всего используются для обеспечения розничных магазинов. Чаще всего как раз магазины работают с поставщиками по графику. В основном это оптовые торговые компании, крупные или мелкие оптовые. Они не работают по графику с поставщиками. 

Дальше вы видите у нас есть две закладки: параметры планирования, а также ограничения использования. В «ограничения использования» мы можем указать прям конкретного поставщика, у которого мы закупаем. Такая ситуация распространена тогда, когда конкретный товар закупается у конкретного поставщика или группы товаров. Также распространена ситуация, когда мы один и тот же товар можем закупать у разных поставщиков. Тогда здесь мы выбираем «с несколькими поставщиками».  Если - с одним поставщиком, то мы указываем именно этого поставщика из справочника наших поставщиков. Эти способы обеспечения – это основная справочная информация. И способы обеспечения нужно заполнить столько, сколько у нас их есть. 

Мы можем определить, сколько у нас способов обеспечения, когда мы свою цепь поставок представляем. Очень хорошо ее сделать графически. То есть представить все наши склады, и прямо вот на каждом складе указать – откуда происходит обеспечение. Лучше это сделать графически. Потому что достаточно мало компаний, у которых мало источников и один склад. Чаще всего есть несколько складов и несколько способов обеспечения.

Например, возьмем какой-нибудь региональный склад компании. Там обеспечение может происходить как перемещение с центрального склада, так и поставка от поставщиков. То есть часть товаров от центрального склада, а часть от поставщиков. Теперь мы представим графическую цепь поставок, наши склады, и как они обеспечиваются. Вот на каждый способ обеспечения необходимо создать вот такой вот элемент этого справочника. Дальше я вам в программе покажу. Пока знакомлю вообще с инструментами. А дальше необходимо заполнить схему обеспечения. Схема обеспечения появилась в последнем релизе, раньше ее не было. И в этом элементе мы указываем по каждому складу, какой способ обеспечения потребности используется. Вы видите на скриншоте представлен элемент схемы обеспечения, называется он «закупка комплектующих». Мы здесь указываем, что, допустим, на основном складе у нас происходит по способу обеспечения закупка от поставщика номер 3, а на удаленном складе у нас используется способ обеспечения перемещения комплектующих. Дальше я покажу, как это в программе выглядит.

Но, скажу, что самое главное для заполнения – это способы обеспечения и параметры обеспечения. К этому сейчас перейдем. Значит схема обеспечения может быть прямо привязана еще к номенклатуре. По большому счету я не вижу смысла в этом. Я вам представила скриншот элемента справочника номенклатуры. Здесь есть раздел обеспечения, где можно указать схему обеспечения напрямую к товару. Также есть раздел «варианты комплектации». Это как раз тот случай, когда у нас есть небольшое производство сборочная. Здесь мы можем указать параметры обеспечения потребностей. 

Схема обеспечения. Вот вы видите, что мы заходим в справочник и выбираем здесь схему обеспечения. На следующем слайде показаны параметры обеспечения. Это один из самых главных элементов, потому что здесь мы указываем основные параметры, по которым будет рассчитываться заказ. Параметры обеспечения мы можем заполнить из справочника номенклатуры. Вы видите, что здесь мы зашли в стеллаж. Это наш товар. Из самого элемента справочника мы зашли в параметры обеспечения. Здесь мы можем указать номенклатурные позиции по стеллажу и, какие у нас параметры расчета заказов для каждого склада. В данном примере у компании много складов, и здесь указано, что на этом складе у нас идет поддержание запаса, расчет по статистике.

Дальше я вам расскажу, какие методы расчетов заказа реализованы в программе. Еще один способ заполнения параметров обеспечения – это из элемента склада. Выглядит это таким образом: здесь по конкретному складу мы указываем по номенклатуре, какие у нас параметры расчета заказов. 

Что мы заполняем в параметрах обеспечения? Сейчас я запущу демонстрацию, чтобы я вам сразу показала, как это будет выглядеть. Это очень важная часть.

В параметрах обеспечения по каждой номенклатуре мы указываем способы обеспечения. Мы его предварительно заполнили. Далее мы указываем метод обеспечения. В программе их четыре. Сейчас расскажу поподробнее о них. Потом устанавливается величина страхового запаса. То есть мы должны указать в штуках величину страхового запаса, и потом в зависимости от метода обеспечения мы указываем или значение нормативного употребления, или значения минимального-максимального остатка. 

Какие методы обеспечения реализованы в программе? Вот это для склада. Склад город. И вот так вот выглядит инструмент для заполнения параметров расчета заказа. Он называется параметры обеспечения номенклатура. По умолчанию для всей номенклатуры установлен метод обеспечения заказ под заказ. Это один из методов обеспечения. Нам нужно заполнить метод обязательно. И заполнить способ обеспечения. 

Для того чтобы заполнить метод обеспечения, мы можем зайти в каждый (у нас тут предлагается четыре метода). Или мы можем выделить несколько позиций, если я знаю, что в позициях одинаковый метод. И здесь я заполняю метод обеспечения. Программа мне предлагает четыре метода. В зависимости от того, какой метод я буду устанавливать, она потребует заполнить определенные значения. Заказ под заказ – ничего не нужно заполнять.  Поддержание запаса минимум-максимум – нужно установить значения минимума и максимума. Видите, они сразу заполняются. 

Следующее. Я хочу заполнить метод поддержание запаса расчет по норме. Мне здесь нужно указать норму и страховой запас в штуках. И еще важно указать схему обеспечения, то есть – каким образом эти товары у нас попадают на склад в конкретный город. Я тоже здесь выберу «заполнить способ обеспечения». И сразу заполняются данные из этого способа обеспечения. 

Давайте вернемся к презентации. Я представила на скриншоте, как это выглядит, и скажу несколько слов о том, какие методы обеспечения используются в 1С УТ 11. Первое то, что мы видели – заказ под заказ. В этом случае поставка осуществляется по товарам, если есть заказ клиента на этот товар. Если у нас в 1С создан заказ клиента на этот товар, и по нему установлен такой метод, только в этом случае он попадет в заказ поставщику. Если заказа клиента нет на этот товар, то не попадет. Такой метод хорошо используется для поставок тех товаров, которые редко продаются. Особенно какие-то спецзаказы, специальные поставки. 

Следующий метод обеспечения – поддержание запаса (минимум-максимум). Для того чтобы использовать этот метод, нужно установить значения минимума и максимума. Конкретно в штуках. Заказ при этом методе размещается при остатке равном или меньше минимума в количестве равном значению максимума. То есть метод минимум-максимум на самом деле является классическим методом с фиксированным объемом заказа. Я сталкивалась с внедрением в компании, где применялся метод минимум-максимум. И они не смогли с помощью этой обработки использовать в стандартном виде этот метод. Потому что на самом деле он рассчитывает по-другому. Это важно знать. То есть мы просто сделали дополнительные внешние отчеты для того, чтобы рассчитывались заказы по минимуму-максимуму, - так как они и должны рассчитываться.

Следующий метод – поддержание запаса (расчет по норме). И в этом случае вы видели, что программа просит заполнить величину этой нормы и величину страхового запаса. Это основной метод, он хорошо работает и чаще всего используется. Это расчет заказа с установленной периодичностью, при котором мы рассчитываем величину заказа. Этот метод при расчете заказа учитывает и срок поставки в днях, и нормы потребления товара за день. Это фактически средние продажи за день. Потом остатки на складе учитываются. Остатки в пути учитываются, заказы поставщику, которые есть в 1С введены. И учитывается страховой запас и перезаказы. Норму потребления нам нужно заранее посчитать. И страховой запас нужно по каждой позиции посчитать. В 1С мы вводим только значения. 

Еще один метод – это поддержание запаса (расчет по статистике). В принципе он похож на предыдущий. Только мы вводим не нормы потребления, а программа рассчитывает среднюю продажу. Сейчас я вам покажу, где это находится. Если я выберу расчет по статистике, величину страхового запаса все равно нужно вводить, но еще необходимо запустить расчет статистики потребления. У нас есть настройка расчета, где мы показываем, какими периодами считать, и какое количество периодов. За указанный период программа будет брать статистику. Это очень важный показатель. Потому что количество периодов должно быть значительно. То есть за два периода этого количества периодов очень мало для того, чтобы рассчитывать статистику. Если мы считаем по дням, то у нас срок выполнения заказа в днях. И мы считаем продажи в днях. Должно быть 30-40 периодов. Здесь еще важен расчет среднедневного потребления по расходу со склада или по продаже. Конечно нужно указывать продажу. Дальше нам нужно рассчитать статистику потребления. И после этого у нас заполнятся значения максимальные-минимальные. Рассчитается средняя продажа в данном случае за день. 

Я сейчас запущу. Но в данной базе статистики мало, поэтому у нас ничего не рассчиталось. Но вообще рассчитываются вот эти показатели. Мы заполнили основные параметры, теперь мы можем воспользоваться обработкой для расчета заказа. Она находится в «склад и доставка» формирование заказов по потребностям. Мы можем по любым отборам отбирать, что же мы будем рассчитывать. Целесообразно использовать отбор по складу. Допустим, мы для определенного склада рассчитываем сколько нам нужно. Возможно еще по группе номенклатуры, если мы точно знаем, что вот эту группу мы закупаем у какого-то поставщика. Ну или у вас есть разделение менеджеров по группам номенклатуры, и тогда по своей группе здесь отбирает и уже работает. Если у вас не один склад компании, то нужно для каждого склада отдельно запускать такую форму.

Когда мы переходим на следующую, у нас здесь доступны все способы обеспечения, которыми пополняется этот склад. Я подготовила примеры. У нас тут две. Мы можем как по всем дальше идти к расчету, так и можем выбрать только один. В данном случае заказ рассчитывается по этому способу обеспечения.

Переходим дальше. Давайте я вернусь, выберу две. И здесь уже программа рассчитала по тем параметрам, которые мы внесли. По тем товарам, у которых указан вот этот способ обеспечения (по складу город), программа выводит их сюда. И уже с расчитанными всеми параметрами она предлагает к заказу. Здесь у нас получается от заказа. Ниже у нас сразу же появляется, по какому поставщику у нас этот заказ. Это потому что мы в способах обеспечения уже указали. Способ обеспечения закупка, поставщик №3. Здесь у меня указано, что это поставщик №3. 

Закупка комплектующих. Здесь видите указанный поставщик №1. Поэтому на следующем шаге, когда программа уже рассчитала, что к заказу, она точно так же и показывает, от какого поставщика. Здесь выводятся все параметры, по которым программа рассчитывает заказ. Остаток вводится минимальное-максимальное. Или мы ввели, или программа сама рассчитала.

В заказе поступление ноль, у нас нет ничего в пути, методы обеспечения указаны, способы обеспечения, источники. Видите, поставщик №1, поставщик №3. В ответе склад указан. И еще возможно указывать упаковку. 

Бывают такие ситуации, когда нам нужно заказывать определенную упаковку. И не всегда это совпадает с упаковкой, в которой мы храним. Иногда при импортных поставках товары, единица упаковки, допустим короба, более крупные упаковки и во многих случаях важна рассчитывать заказ таким образом. Здесь есть возможность ввести эти упаковки, и потом заказ будет рассчитываться именно кратно этим упаковкам.

Здесь есть кнопка «рекомендации». Когда мы на нее нажимаем, программа по позициям, которые выделили. Вот у нас первая позиция стеллаж, она здесь показывает все параметры. Наш срок поставки, обеспечиваемый период, среднедневное потребление, которое введено как норматив, страховой запас – 10 штук, остаток. И дальше как она рассчитывает заказ? Почему получается 760? Такую расшифровку вы сможете посмотреть у каждой позиции. Если вам допустим не сразу понятно, почему именно такой расчет заказа. 

И дальше по функционалу. Когда у нас здесь отмечены эти позиции, мы нажимаем «далее», и у нас в результате формируются заказы поставщикам. Такая особенность, что если у вас несколько организаций в базе, то в заказы организация не попадает. Вам нужно будет открыть и проставить это в организацию.

Смотрите, я зашла сразу же в новый документ заказ поставщику. Здесь может быть не заполнена цена, если нет цен по этому поставщику. Когда мы это заполним, у нас в результате уже получится заказ поставщику. Это обычный стандартный заказ поставщику. Давайте посмотрим. Находится в разделе заказы поставщикам. Он сформирован автоматической обработкой. И дальше уже идет работа с заказом, как это у вас принято в компании. Это согласование, согласование с поставщиком. Ну и так далее. Поступление идет на основании этого заказа.

Вопрос: Если заказ по графику, то необходимо создавать столько отдельных способов обеспечения, сколько в графике дат поставок?

Ольга Правук отвечает: Нет, способ обеспечения у нас один. Сейчас я вам покажу. Здесь вот вы укажете заказ по графику. И будете указывать даты. Здесь указывается две даты. Насколько я знаю, единственное, что нужно будет менять - эти даты. Например, у нас ближайшие даты 1 и 8 апреля, а потом 15 апреля и 22.  Когда 8 апреля пройдет, нужно будет зайти и ставить следующие даты. Здесь нет возможности заложить, чтобы менялись эти даты. То есть способ обеспечения у вас будет один. Скорее всего если по графику, это от одного поставщика, вы укажите поставщика, срок поставки и укажите график.

Максим спрашивает: А есть ли отражение товаров в транзите, т.е. когда они поставщиком уже отгружены, а к нам не пришли?

Ольга Правук отвечает: Эти товары как раз оформлены в 1С как заказ поставщику. Если на эти товары, на которые вы рассчитываете заказ, есть заказы поставщику оформленные в 1С, тогда они в этой форме учитываются. Сейчас я покажу. Вот наша форма. Вот где выведен расчет. И вы видите, что здесь заказы поступления, это те заказы, которые у нас в пути. Но важно, что они здесь отобразятся и будут учитываться, если они в базу уже введены, как заказы поставщикам. Иногда это вызывает вопросы, потому что не во всех компаниях используется документ заказ поставщику. По своему опыту вижу, что во многих компаниях сразу вводят поступление и все, а заказ поставщику не вводят в 1С. Не используют, ведут это в экселе. 

Максим уточняет: У нас два состояния транзита «заказано» и «уже едет».

Ольга Правук отвечает: Максим, когда мы рассчитываем заказ поставщику как «уже едет», так и «заказано» важно учитывать. Потому что, если мы не будем учитывать то, что заказано, а только то, что едет, то фактически мы будем дублировать заказы. Поэтому при расчете заказа все то, что у нас «заказано» и «уже едет», должно считаться как «в пути». Это отображается как «заказано к поступлению».

Николас спрашивает: Есть возможность для каждой номенклатуры отслеживать примерную дату поступления? 

Ольга Правук отвечает: Есть такая возможность. Есть отчет в 1С «анализ доступности». Там по каждой позиции указывается ожидаемая дата поступления. Если у вас введен в базу документ «заказ поставщику». Этот отчет есть в отчетах. Также он есть и в самой номенклатуре. Сейчас я вам покажу ее. Я зашла в номенклатуру. Здесь есть отчеты и тут у нас есть остатки и доступность. И вы видите, что сейчас показывает «наличие в резерве», «доступно» и вот «ожидается». «Ожидается приход» - это как раз то, что у нас в заказах поставщику. Если бы у нас по этой позиции был заказ поставщику оформлен, то у нас было бы в приходе. Расход – это то что заказ клиента. Там может быть особенность в этом отчете в том, что в структуре может не быть то, что ожидается. Нужно посмотреть настройки, если у вас это не отображается. Дата поступления тоже в этом отчете, вы видите она доступна. Возможно что-то с настройками. 

Юрий спрашивает: Требуется называть клиентам ориентировочные сроки поставки. Для этого нужно отслеживать товары в пути. И знать, где они сейчас. Есть ли соответствующие механизмы?

Ольга Правук отвечает: В УТ 11 есть обработка, она называется «состояние обеспечения заказов». Она находится в разделе «закупки». Это такой рабочий стол «состояние обеспечения заказов». Здесь выводятся все заказы клиента, даты поставки. Вы видите, что у нас есть заказ. И можно формировать заказ, если мы видим, что не обеспечен заказ. Но насколько я понимаю, речь идет о том, что в самом поступлении заказа от клиента необходимо уже понимать, когда мы сможем обеспечить этот заказ. При поступлении заказа клиента уже нужно понимать, когда это будет доступно. Этот отчет «анализ доступности» единственный по датам не наглядно. Давайте сделаем так: после вебинара я настрою этот отчет. Покажу, что там видна дата. Вместе с записью отправим, как настраивается, чтобы видна было дата. Этот отчет доступен из карточки номенклатуры. При поступлении заказа менеджер может, зайдя в карточку номенклатуры, сформировать отчет. 

Максим спрашивает: Где указывать дату? 

Ольга Правук отвечает: Когда придет товар, это указывается в самом заказе поставщику. Там есть дата прихода товара, причем, в документе можно проставлять эту дату как построчно по каждому товару, так и одну дату на все позиции. Сейчас я покажу. Вот заказ поставщику, видите, здесь внизу есть желаемая дата поступления и дата поступления одной датой. Если я выбираю эту галочку, то тогда у нас по каждой строке разные даты. В принципе это распространенная ситуация. Если заказ приходит одной поставкой, одной датой, мы эту дату указываем вот здесь. А желаемая дата поступления рассчитывается по величине, которую я показывала в карточке «способы обеспечения», в карточке «гарантированный срок отгрузки». То количество дней, которое мы здесь установим, оно будет рассчитываться, когда мы делаем заказ, и будет заполняться желаемая дата отгрузки. Мы пробовали в компании внедрить это, но не всегда эти даты действительно рассчитывались автоматом от одной величины. И получалось так, что все-таки лучше самому менеджеру по закупкам устанавливать эти даты. 

Я подготовила такой пример. В него включила ситуацию, когда у нас происходит три разных способа обеспечения. И я хотела показать вам, как это можно реализовать. Фактически мы клиенту продаем стеллаж. Нам важно, чтобы клиенту было отгружен стеллаж. Стеллаж мы собираем сами. Это не тот товар, который находится на складе и сразу можно отгрузить, мы его собираем. Времени на сборку нужно немного, но комплектующие находятся на другом складе - на складе комплектующих. И мы закупаем там эти комплектующие. Срок перемещения со склада комплектующих на склад в город (там происходит сборка стеллажей) один день. От поставщика комплектующие поставляются за 5 дней. Есть простая схема: все комплектующие закупаются у одного поставщика, при этом стелаж мы собираем только по заказу клиента. Мы на складе не собираем этот товар, только если есть заказ клиента. Но для того чтобы собрать стеллаж, нужно чтобы эти комплектующие были. А они у нас находятся на другом складе. Пэтому нужно чтобы произошло перемещение. Но для того чтобы перемещение произошло, комплектующие должны быть в наличии. Поэтому мы поддерживаем запас комплектующих на складе. И здесь применяем метод поддержания запаса расчет по норме. При этом норма расхода - 100 штук по каждому комплектующему. Но это простой вариант. По каждой комплектующей норма расхода должна быть разная, но чтобы не усложнять, я вам сейчас покажу, как это реализовано в 1С УТ. И вы увидите, что здесь у нас один товар и 3 способа обеспечения.

Итак, мы начнем со способов обеспечения, схемы обеспечения. Потом нам нужно будет завести параметры и организовать отгрузку. Нужно получить эти стеллажи. Стеллаж – это товар, который собирается. У него есть варианты комплектаций. Варианты комплектации указываются в справочнике номенклатуры, здесь есть раздел обеспечения, и вот - варианты комплектации. Это гиперссылка по которой переходим. Здесь могут быть разные варианты комплектации, но обязательно нужно, чтобы стоял флаг основной. Именно вот этот вариант будет в расчет браться. 

Здесь вы видите, что нас указаны комплектующие. В таком количестве необходимо для сборки одного стеллажа. И длительность сборки у нас 0 дней. Теперь создадим способы обеспечения. Мы создали способы обеспечения сборка стеллажей. Вы видите, что это сборка-разборка. В принципе здесь можно указывать подразделение, в котором он собирается, но можно этого не делать.

Мы собираем стеллажи. Для того чтобы получить стеллажи нам нужны комплектующие. Нужно получить с другого склада. Мы создали способ обеспечения перемещение комплектующих. Видите, указан тип обеспечения перемещение. И срок перемещения один день. Здесь можно указать, что перемещение с одного склада. Вот у нас такой способ обеспечения. И для того, чтобы эти комплектующие были всегда на складе, их нужно закупать у поставщика. И поэтому у нас есть еще один способ обеспечения – это закупка комплектующих. И здесь тип обеспечения уже покупка, 5 дней. Ну и я поставила обеспечиваемый период 10 дней. Это значит, что мы раз в две недели закупаем комплектующие. Мы покупаем у одного поставщика, и мы можем указать этого поставщика. Указание поставщика влияет на то, что уже в сформированном заказе будет указан этот поставщик. Если мы это не указываем, в заказе поставщику будет пустое поле. Нам нужно будет уже в заказе поставщику выбрать поставщика. 

Итак, мы выбрали способ. Потом у нас три схемы. Вот у нас схема сборка стеллажей на складе. Видите, здесь я для «склад город» указала способы обеспечения сборка стеллажей. Потом у нас перемещение комплектующих. Я указала, что для «склада города» у нас это перемещение. И закупка комплектующих. Я указала, что для склада комплектующих у нас способ обеспечения закупка комплектующих. 

И дальше нам нужно перейти уже к заполнению параметров. По параметрам тут можно из разных зайти. По стеллажу я захожу вот здесь вот, в номенклатуре параметры обеспечения. Указываю мой склад город. Здесь - заказ под заказ. Еще я указала способы обеспечения «сборка стеллажей» - 0 дней (срок выполнения заказа). 

Теперь нам нужно эти параметры указать для наших комплектующих. Для двух складов. Для «склада город» это будет – перемещение, а для склада комплектующие. Это уже лучше сделать из самих складов. Видите, я зашла в склад город, в параметры обеспечения, у нас это перемещение. Наши комплектующие – это боковая стойка, набор фурнитуры и полка №1. 

Перемещаются у нас эти комплектующие со склада комплектующие на склад город под заказ. То есть у нас возникла потребность в сборке, и мы везем эти комплектующие с другого склада на наш склад. Это достаточно распространенная ситуация, когда один склад находится где-то в области, на территории производства, а склад, с которого мы отгружаем заказ, находится где-то ближе к клиентам. Распространено, когда в Москве находится небольшой склад для отгрузки клиентам, а склад побольше – там, где производство, или там, где идут основные поставки.

У нас комплектующие хранятся на другом складе, и мы их везем на «склад город» тогда, когда они нужны. Поэтому мы указываем заказ под заказ, но здесь способ обеспечения указываем, что это перемещение. И у нас один день на это перемещение.

Теперь еще нам нужно параметры для склада комплектующих. Для этих комплектующих необходимо указать параметры для формирования заказа поставщикам. В условии у нас, что это поддержание запаса «расчет по норме». И указано, что норма потребления 100 штук. И 50 штук я написала страховой запас. Обратите внимание: срок выполнения заказа - 5 дней. 

Все параметры для расчета мы ввели. Теперь описываем ситуацию. У нас поступил заказ от клиента на стеллаж. И для того чтобы этот заказ обеспечить, нам его необходимо собрать. Мы создаем заказ на сборку на одну позицию, но если у нас несколько таких стеллажей, то удобнее делать через обработку формирования. У нас это происходит по складу город. 

Вот и у нас тут появилась сразу сборка стеллажей. То есть, как только не было по нашему складу город заказа на эти стеллажи, способ не появлялся. В данном случае мы выбираем этот способ обеспечения. 20 штук у нас в заказе. Они к заказу и предлагаются. Действительно нам они нужны. Мы сейчас делаем сборку. Сейчас я посмотрю какая здесь организация. Вот у нас получается из формы. Видите, заказ на сборку-разборку. Вот они 20 штук. И на второй закладке у нас появляются эти комплектующие на складе город. 

Идем в формирование заказов. По складу город появляется перемещения, потому что у нас заказ на сборку (до сих пор он удалялся). Когда мы просто переходим на предыдущие шаги из обработки формирования заказа, то программа удаляет те заказы, которые сформированы. Поэтому, если нам нужно еще раз воспользоваться этой обработкой, нужно ее закрыть и заново открыть. И вот получается, что заказ на сборку у нас уже в программе есть. В этом заказе есть комплектующие, которые нам нужно обеспечить. То есть сейчас их нет на складе. Я при обработке выбрала склад город, показала перемещение комплектующих способ. 

Дальше вы видите, что нам нужно вот эти три позиции. Здесь указано этот заказ на сборку-разборку. Эти три позиции нам нужно переместить. Нажимаю «далее». Все. У нас получается заказ на перемещение склад-комплектующие. Этих комплектующих скорее всего нет на складе, мы можем это проверить. Допустим заполнить обеспечения, отгрузить. И пишет, что нет на складе этих комплектующих. И нам нужно заказать их у поставщика. Для этого мы опять идем в нашу обработку формирования заказов по потребностям. И в данном случае мы уже выбираем склад-комплектующие. Видите, у нас способ обеспечения закупка комплектующих. Обратите внимание - у нас совсем другие цифры. Вы видели по 20, по 30 штук к обеспечению, а здесь к заказу предлагается по 1550. Почему? Потому что у нас в параметрах по этим позициям указаны методы обеспечения поддержания запаса «расчет по норме». 

Давайте по первой позиции посмотрим. У нас получается обеспечиваемый период 15 дней. Среднедневное потребления у нас 100 штук. 15 на 100 это 1500 штук. Плюс страховой запас 50 дней. При этом остаток на складе 0, и у нас в пути ничего не идет. Поэтому программа по всем этим позициям предлагает заказать 1550. И мы с этим соглашаемся. Так как у нас размещен заказ на перемещение, сразу же и предлагают это перемещение. Ну так как он у нас есть, его нет смысла предлагать. И программа сразу флаги не предложила.

У нас получается заказ поставщику. Дальше мы оплачиваем, получаем. После этого перемещаем на «склад город». Собираем и отгружаем клиентам. 

Николас спрашивает: Нет случайно какого-нибудь автоматического информирования менеджера по закупкам о необходимости запустить обработку. 

Ольга Правук отвечает: Базового здесь нет, но систему оповещения в 1С можно настроить любую. Здесь можно вручную делать задания. Есть функционал в 1С постановки задач. Допустим, есть человек, который должен обеспечить сборку стеллажей. Когда у него появился такой заказ, он может поставить задачу менеджеру по закупкам: обеспечить, проверить наличие комплектующих, или обеспечить эти комплектующие. Это первый вариант.

Второй вариант. В 1С при создании какого-либо документа есть возможность настройки оповещения связанных сотрудников. И можно настроить, чтобы при создании заказа на сборку или заказа на перемещение, шло оповещение другим сотрудникам. Мол, смотрите, там создан документ. И менеджер по закупкам (в данном случае) может посмотреть, увидеть и начать работать с этим. 

В базовом функционале такого нет. На мой взгляд, в этом нет смысла. Потому что систему оповещения лучше строить для каждой компании отдельно.