Cодержание:
1. Способы интеграции с 1С:Документооборот
2. Настройка и администрирование в программе 1С:Документооборот
3. Резервное копирование базы данных
1. Способы интеграции с 1С:Документооборот
В наши дни программа 1С:Документооборот является важным инструментом и помощником в организациях любых уровней. Помимо самодостаточного функционала она наделена способностью интегрироваться с большинством систем на базе 1С. К самым распространенным схемам взаимодействия можно отнести «Бесшовную интеграцию» и «Синхронизацию данных».
Бесспорно, лучшим видом интеграции является «Бесшовная интеграция». При таком способе взаимодействия «1С:Документооборот» настолько сильно «вживляется» в «1С:ERP», что управление всеми процессами происходит уже из интерфейса системы.
В мельчайших подробностях о настройках такого вида интеграции написано в статьях:
Бесшовная интеграция 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия и 1С:Документооборот
Бесшовная интеграция с 1С:Документооборот. Пример интеграции нетипового документа
Вариант интеграции «Синхронизация данных» обладает более скромными возможностями и позволяет выполнить обмен только справочной информацией. Перечень регистров сведений и справочников можно просмотреть в файле из комплекта поставки «1c\Enterprise20\2_4_5_86\AddFiles\Переходы с других конфигураций\Синхронизация данных\Документооборот КОРП,ред.2.1\Совместное использование.html».
Перед началом настройки обмена, необходимо правильно выбрать базу-источник, опираясь на следующие правила:
1. Если одна из баз практически пуста, то обмен быстрее произойдет именно в ней, так как меньше времени займет выгрузка данных.
2. Если при обмене используется прямое подключение, то выгрузка данных происходит из базы, к которой выполнено подключение (База 2), и загрузка данных в базу, в которой настраивается подключение (База 1). Т.е. приоритетнее будут данные из Базы 2.
3. Если обмен выполняется через файлы, то данные базы, в которой производится настройка и выгрузка, будут приоритетными.
4. Приоритетными считаются данные, к состоянию которых будет приведена информация в обеих базах.
5. Если существует необходимость принять не все данные из источника, то во время первичного обмена можно загрузить только необходимые данные, воспользовавшись механизмом интерактивной загрузки. Все остальное будет синхронизировано позже.
2. Настройка и администрирование в программе 1С:Документооборот
Исходя из вышеописанного, следует начать настройку в программе 1С:Документооборот.
Для этого под пользователем «Администратор» необходимо создать пользователя, который будет выполнять обмен. Это можно сделать в разделе «Настройка и администрирование».
Выбрать пункт «Пользователи». В появившемся окне нажать кнопку «Создать».
Можно задать произвольное имя пользователя, но нагляднее и понятнее имя «Обмен».
Не стоит забывать про важность установки сложных паролей для такого рода пользователей. Механизм установки паролей откроет кнопка «Установить пароль».
В появившемся окне, можно как придумать сочетание символов самому, так и довериться системе, нажав кнопку «Создать пароль».
Пользователь «Обмен» должен быть включен в группу доступа «Администраторы».
Для перехода к следующему шагу нужно в разделе «Настройка и администрирование» выбрать пункт «Настройка программы»:
На появившейся панели выбрать пункт «Обмен данными».
Проверить настройки обмена на наличие флага «Использовать синхронизацию данных», а также указать префикс информационной базы.
В разделе «Настройка и администрирование» (пункт «Синхронизация данных») можно получить доступ к настройкам обмена.
Если синхронизация настраивается впервые, то программа сразу запустит помощника настроек синхронизации, который пошагово предложит выбрать нужные параметры. На первом шаге по кнопке «Настроить синхронизацию данных» появится выпадающий список для выбора системы обмена.
Далее механизм предложит возможность выбрать способ настройки синхронизации. Но перед тем как продолжить настройку, нужно позаботиться о безопасности данных.
3. Резервное копирование базы данных
Для этого необходимо выполнить резервное копирование базы данных.
В появившемся окне выбрать каталог и нажать кнопку «Сохранить резервную копию».
После удачной операции резервирования данных можно продолжить настройку, выбрав флажок «Указать настройки вручную»:
Если в программе 1С: 8 ERP уже были произведены все нужные настройки, и они сохранены в файл, то готовый пресет можно загрузить в этой программе и пропустить все дальнейшие шаги.
В данном случае никаких настроек заранее выполнено не было.
Нажатие на кнопку «Далее» позволит перейти к следующему шагу помощника настройки, который предлагает выбрать вариант подключения к другой программе.
Пункт «Прямое подключение к программе на этом компьютере или в локальной сети» предложит указать расположение другой программы и способ аутентификации.
Если программа находится в другой сети и при этом доступна для подключения через интернет, то необходимо выбрать вариант «Прямое подключение через Интернет».
В случае если к 1С 8 ERP нет возможности прямого подключения по локальной сети или через Интернет, рекомендуется использовать другие каналы связи: сетевой каталог, FTP-ресурс или электронную почту. При этом программы, между которыми настроена синхронизация данных, могут работать полностью автономно друг от друга и в разное время. Такой вариант подключения подходит для синхронизации данных между программами, расположенными не только в других сетях, но и для программ в одной сети.
В данном случае более интересен третий вариант.
Но и он предлагает ряд вариантов для обмена данными.
Можно производить обмен через каталог на ftp сервере.
Можно передавать данные по электронной почте.
Возможно обмениваться данными и через общий каталог на компьютере.
Для наглядности примера был выбран третий вариант и подготовлен каталог обмена
«Обмены» в корневой директории диска «C:» и подкаталог «do-erp».
По кнопке «Далее» потребуется указать наименование и префикс другой базы.
По окончании настройки, произойдет проверка обмена.
Выполнив проверку, программа предложит сохранить настройки и выполнить отправку данных в 1С:ERP 2.0.
Если будет установлен флажок «Выполнить отправку данных», то программа автоматически произведет выгрузку всех необходимых данных в указанный каталог.
В папке обмена будут созданы два файла в формате xml.
Следующим шагом нужно произвести настройку синхронизации на стороне 1С 8 ERP.
Для этого необходимо войт в программу под пользователем «Администратор» и в разделе «НСИ и администрирование» выбрать «Синхронизация данных».
Установив флажок «Синхронизация данных» и задав префикс информационный базы, можно приступать к настройке, нажав кнопку «Настройки синхронизации данных».
На следующем шаге из выпадающего списка нужно выбрать «Документооборот, редакция 2».
Далее нужно выбрать вариант загрузки файла, созданного ранее, и указать к нему путь. Помощник настроек заботится о дальнейшем хорошем настроении пользователей и предлагает сделать резервную копию информационной базы. В данном случае стоит выполнить его рекомендации.
После создания копии нужно подтвердить каталог обмена.
Также будут предложены варианты обмена с помощью ftp и электронной почты.
Но в данном случае выбор уже сделан.
После выполнения настроек программа еще раз уточнит способ подключения.
И выдаст сообщение о готовности к выполнению синхронизации.
По нажатию на кнопку «Готово», программа приступит к анализу, выгрузке и загрузке данных.
По окончании процесса появится окно с результатами.
Сразу же появляется возможность настроить расписание синхронизации. Для этого нужно нажать на кнопку «Настроить» и в появившемся окне заполнить расписание выполнения обменов.
Вернувшись к окну результатов можно заметить, что отправить данные удалось успешно, а получить не удалось.
После нажатия на любую из кнопок «Подробно» откроется Журнал регистрации с результатами выполнения обмена.
Для начала нужно посмотреть данные успешной отправки.
Все необходимые объекты выгрузились в файл. Пришел черед изучения результатов неудавшегося получения данных.
Для детализации ошибки нужно дважды щелкнуть по строке.
Из результатов видно, что что-то не так с правилами обмена.
На стороне «Документооборота» следует выполнить проверку актуальности правил обмена. Для этого в разделе «Настройки и администрирование» нужно открыть синхронизацию данных.
Если используется несколько синхронизаций данных, то необходимо в списке выбрать синхронизацию данных, для которой требуется изменить правила, и в командной панели нажать кнопку «Загрузить правила». Если настроена и используется одна синхронизация данных, то следует нажать кнопку «Загрузить правила» на закладке «Настройки синхронизации данных». В появившемся окне нужно изучить информацию о комплекте правил. Т.е. сравнить версии конфигураций обменивающихся баз с указанными в комплекте правил. Если имеются расхождения, тогда, установив флажок «Из файла на компьютере», нажать кнопку «Загрузить».
Появится окно выбора файла с правилами обмена.
Файл можно найти в комплекте поставки в каталоге «1c\Enterprise20 \2_4_5_86\AddFiles\Переходы с других конфигураций\Синхронизация данных\Документооборот КОРП,ред.2.1\»
После указания файла и нажатия кнопки «Применить», загруженные правила будут применены немедленно.
Для проверки работы новых правил обмена, следует повторить выгрузку данных на стороне «Документооборота». И запустить синхронизацию на стороне ERP.
И как результат, произойдет полноценный обмен с «Документооборотом».
Очень важно обратить внимание на предупреждения.
Выяснив причину, следует открыть элемент справочника.
Нужно ввести недостающую информацию и сохранить изменения.
Устранив ошибки в 1С:ERP, нужно произвести аналогичную работу над ошибками и в 1С:Документооборот.
Следует знать, что произвести настройку любых доступных параметров обмена (даже таких как состав синхронизируемых данных), можно в любой момент времени.
Для этого в меню синхронизации нужно нажать кнопку «Настроить» и открыть выпадающий список «Параметры синхронизации».
В списке присутствует очень интересный пункт «Состав отправляемых данных».
Его можно также вызвать, нажав на кнопку «Состав отправляемых данных» в меню синхронизации.
Раздел «Состав отправляемых данных» позволяет просматривать и редактировать состав отправляемых данных для будущего обмена.
Устранив причины конфликтов и настроив состав данных, можно приступать к полноценной работе.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Анатолий Еремин.
