Содержание:
- Бюджет движения денежных средств и платежный календарь
- Документы о перемещении денежных средств
- Плановые остатки
1. Бюджет движения денежных средств и платежный календарь
Управление денежными потоками — одна из ключевых задач управления любой компанией. Функция управления и контроля финансовых потоков включает в себя задачи учета движения денежных средств, анализа, планирования и движения денежных потоков.
Планирование денежных потоков предполагает сбор и анализ данных об ожидаемых поступлениях и платежах. На практике используются 2 вида планов для управления финансами: бюджет движения денежных средств и платежный календарь.
Понятия бюджет движения денежных средств и платежный календарь различаются. Бюджет движения денежных средств — это краткосрочный или среднесрочный план поступления/оплаты денежных средств, который, как правило, составляется на основании бюджета доходов и расходов. Бюджет позволяет заранее увидеть сводную картину достаточности финансовых ресурсов на несколько месяцев вперед, выявить проблемные места в обеспечении финансами и разработать меры для снижения вероятности недостаточности денежных средств.
Используя бюджет движения денежных средств, компания получает взгляд «сверху» на ситуацию. Но этого недостаточно, так как у финансовых служб есть ежедневные задачи оценки ожидаемых поступлений в ближайшие дни, и оценки того, достаточно или недостаточно этих поступлений для оплаты текущих расходов. Для решения задач оперативной балансировки денежных потоков применяется платежный календарь.
Платежный календарь — это отчет, в котором по дням отражается план поступления и расходования денежных средств, информация об остатках денежных средств на начало и конец каждого дня.
В 1С УТ 11.4 предусмотрен интерактивный отчет «Платежный календарь», который позволяет оперативно сформировать картину об ожидаемых поступлениях и платежах. Отчет обновляется онлайн по мере создания новых документов в программе или изменения их статуса. Вызвать отчет можно в разделе «Казначейство → Платежный календарь».
Платежный календарь активируется в разделе «НСИ и администрирование» программы 1С Управление торговлей. Перейдите в подраздел «Настройка НСИ и разделов», далее по гиперссылке «Казначейство и взаиморасчеты» поставьте флажок «Заявки на расходование денежных средств».
Как и любой другой инструмент, отчет «Платежный календарь» работает по определенным правилам. Рассмотрим подробнее, какие документы и при каких условиях будут формировать в платежном календаре ожидаемые поступления и платежи.
2. Документы о перемещении денежных средств
В отчет попадают документы:
- заявки на расходование денежных средств;
- ожидаемые поступления денежных средств;
- распоряжения на перемещение денежных средств;
- ввод остатков задолженностей контрагентов по договору;
- заказы поставщикам;
- заказы покупателям;
- накладные на реализацию;
- записи из графиков кредитов и депозитов;
- поступление товаров и услуг;
- приобретения услуг и прочих активов;
- реализация услуг и прочих активов.
Если без оформления распоряжения на перемещение денежных средств будет оформлен документ внутреннего перемещения денежных средств (расходный кассовый ордер или платежное поручение), то в платежном календаре автоматически будет сформировано ожидаемое поступление денежных средств в кассу или на расчетный счет, которые были указаны как место перемещения.
Документы в системе 1С УТ 11 в процессе обработки могут находиться в разных статусах, и в платежный календарь попадают в случае, если:
- заявки на расходование ДС, распоряжения на перемещение денежных средств попадают в отчет в статусе «Согласовано»;
- заказы покупателей — в статусе «К выполнению»;
- заказы поставщиков — в статуте «Согласован» или «Подтвержден»;
- суммы из документов: ввод остатков задолженностей, поступление товаров и услуг, приобретения услуг и прочих активов, реализация услуг и прочих активов — по факту проведения документов;
- записи из графиков кредитов и депозитов — если график находится в статусе «Используется».
В процессе работы сделки могут оформляться разным набором документов: заказ поставщику, поступление товаров и услуг, заявка на расход денежных средств, только поступление товаров и услуг (без заказа и заявки) и т.д. Для того чтобы платежный календарь не задваивал информацию о выплатах/поступлениях по сделкам, последующие документы должны создаваться на основании ранее созданных. Так заявка на расход денежных средств после создания на основании договора (документ ввода задолженности контрагента) или на основании заказа поставщику замещает в платежном календаре эти документы.
В платежном календаре в 1С Управление торговлей 11 используются понятия «Платеж распределен/не распределен». Платеж распределен — если ему назначена касса или расчетный счет, куда планируется его поступление или откуда планируется его выплата. Если плановому платежу не назначена касса или расчетный счет, то он будет выводиться по строке «Поступление не распределено/Списание не распределено». Если же касса/расчетный счет назначены, то плановый платеж будет формировать движение по соответствующей кассе/расчетному счету. Этот функционал позволяет рассматривать разные варианты распределения платежей по кассам/расчетным счетам. Назначать место распределения платежам прямо из отчета можно только для заявок на расход денежных средств.
В системе предусмотрено ведение учета взаиморасчетов с использованием договора или без использования договора. И в том и в другом случае детализация расчетов может быть либо по заказам, либо по накладным. Если учет взаиморасчетов ведется по договору, то можно настроить непосредственно в договоре расчетный счет организации, на который автоматически будут распределятся все создаваемые заказы и накладные. Либо можно непосредственно в заказе/накладной в правилах оплаты указать предполагаемый расчетный счет организации для поступления/оплаты денежных средств. При этом, если понадобиться изменить размещение заказа/накладной в платежном календаре, необходимо будет зайти в документ и изменить непосредственно в документе назначенный расчетный счет/кассу.
Такой же порядок работы с документами предусмотрен в случае необходимости изменить плановую дату платежа. Для заявок на расходование денежных средств дату платежа можно переназначить непосредственно в платежном календаре, для заказов/накладных — необходимо изменять в самом документе.
Плановые платежи исключаются из платежного календаря по мере регистрации оплат на их основании. В случае частичной оплаты ожидаемого платежа в платежном календаре выводится неоплаченный остаток по документу-основанию.
Платежный календарь имеет предопределенный формат, в котором выводится информация об остатках денежных средств и плановых платежах.
По умолчанию в отчет выводятся данные по всем кассам и расчетным счетам, по всем организациям. В рабочем окне отчета доступны фильтры: по организациям, расчетным счетам, кассам — можно отметить в настройках выведение в отчет только необходимых.
В первой колонке отчета выводятся текущие фактические остатки денежных средств в разрезе касс/расчетных счетов. То есть, перед началом анализа плановых платежей необходимо удостовериться, что все проведенные операции по поступлению/оплате денежных средств внесены в программу.
После колонки с текущими остатками выводится информация о просроченных поступлениях и платежах. Если просроченные платежи ранее были распределены на конкретный расчетный счет или кассу, то просроченные платежи выводятся по строкам соответствующих касс/расчетных счетов. Если не были распределены — то в верхних сводных строках отчета «Поступление не распределено/Списание не распределено».
Чтобы увидеть, какие документы сформировали просроченные суммы, достаточно навести курсор на интересующую сумму, и в нижнем окне отчета появится расшифровка по документам.
3. Плановые остатки
Далее в отчете идут колонки плановых остатков, поступлений и платежей по дням. Горизонт планирования можно указать в шапке отчета в поле «Дней планирования» (максимально возможно указать 30 дней).
Расчет входящих плановых остатков происходит по формуле: текущий фактический остаток + просроченные поступления - просроченные платежи = входящий плановый остаток для горизонта планирования.
Если компания ожидает, что все просроченные поступления будут зачислены на счета компании в первый день горизонта планирования и, соответственно, из этих поступлений будут оплачены все просроченные платежи, то расчет входящих плановых остатков для горизонта планирования с учетом просроченных платежей корректен. Однако на практике все обычно сложнее. Колонка «Просрочено» позволяет без дополнительных отчетов увидеть, какие поступления задерживаются и задать вопросы ответственным менеджерам о причинах просрочки.
Для того чтобы информация из колонки «Просрочено» не искажала плановые остатки, необходимо переназначить дату поступления входящих платежей, по которым известны новые сроки оплаты. Но могут быть просроченные поступления с длительными сроками поступления (спорные ситуации, сложное финансовое состояние у клиента и т. д.) — по таким платежам можно назначить дату поступления +30 дней. Тогда они не будут искажать плановые остатки и вместе с тем останутся в отчете и выведутся для повторного анализа через месяц.
Просроченные оплаты и оплаты из ближайшего горизонта планирования анализируются на приоритетность, и перераспределяются в платежном календаре по дням к оплате. Переназначать даты оплаты в платежном календаре можно неограниченно.
Помимо согласованных документов, в платежном календаре предусмотрена настройка, позволяющая выводить для анализа несогласованные заявки на расходование денежных средств. Необходимо аккуратно работать с несогласованными заявками на расход денежных средств:
- даже если в заявке указан расчетный счет организации, в статусе «Не согласована» заявка выводится по строке «Списание не распределено»;
- если из окна платежного календаря несогласованную заявку распределить на конкретный расчетный счет/кассу, статус автоматически изменится на «К оплате».
Платежный календарь позволяет увидеть недостаточность/излишек денежных средств по следующим показателям (отрицательные остатки в этом случае выводятся красным цветом):
· недостаточность/излишек средств по отдельным банковским счетам (кассам) – позволяет определить, с каких счетов погашать обязательства и есть ли необходимость в перемещении денежных средств между счетами;
· остатки по валютам – позволяет определить необходимость конвертации;
· отрицательный общий итог по одной валюте – позволяет определить необходимость кредитования/принятия решения о размещении свободных средств;
· остатки по валютам с пересчетом в одну валюту в целях определения покрытия сумм конвертации.
Специалист компании «Кодерлайн»
Олеся Волынец
