В компанию Кодерлайн обратилась организация с готовым техническим заданием на реализацию проекта внедрения аренды. Клиент не подозревал о наличии отраслевого решения на базе 1С, которое может типовым функционалом покрыть часть потребностей бизнеса.

После проведения анализа предоставленной базы и встречи с заинтересованными пользователями было принято решение провести моделирование типовых бизнес-процессов на базе «1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП. Модуль для 1С:Бухгалтерия 8 КОРП» и провести встречу с клиентом.

1. Краткое содержание проведённой встречи по модулю для системы 1С:Бухгалтерия

·        В демонстрацию функционала модуля «1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП» вошли:

o   создание и учёт объектов недвижимости;

o   картография арендуемых площадей;

o   блок рабочих мест;

o   договоры аренды;

o   регистрация обременений, страховых полисов и прочих документов;

o   подключение к Росреестру;

o   групповое выставление счетов, актов и начисление пеней;

o   групповая пролонгация договоров и т. д.

·        Был освещён функционал:

o   управление объектами недвижимости с привязкой к основным средствам, договорам аренды;

o   настройка категорий цен аренды;

o   контроль занятости и площади;

o   ведение истории договоров и документов, включая расторжение и пролонгацию;

o   планирование и учёт рабочих мест;

o   эксплуатация и содержание объектов недвижимости;

o   автоматизация расчётов аренды: настройка постоянной и переменной части, учёт счётчиков, групповые операции по выставлению счетов, начислению пеней и формированию счетов-фактур;

o   визуализация занятости площадей. Озвучено требование — цветовая маркировка по этажам и статусам помещений, что помогает быстро оценивать свободные и занятые площади;

o   продемонстрирована система учёта тарифов на аренду, которые устанавливаются для видов помещений. Для арендаторов с индивидуальными тарифами предусмотрена возможность ручного учёта и настройки индивидуальных формул;

o   в системе реализованы заявки на обслуживание с планированием затрат, статусами выполнения и план-фактным анализом расходов по объектам недвижимости.

·        Отчёты по недвижимости включают анализ занятости площадей, план-фактный анализ расходов на эксплуатацию, контроль дебиторской задолженности и эффективность использования, с возможностью доработок и интеграции с бюджетированием.

Демонстрация функционала модуля «1С:Управление недвижимостью и арендой КОРП» включила в себя:

·        Представлен обзор функциональных возможностей модуля, включая учёт договоров аренды, объектов недвижимости, рабочих мест, счётчиков и отчётов для автоматизации управления недвижимостью и арендой.

·        Продемонстрированы и освещены основные функции модуля, включая создание и учёт объектов, договоров аренды, рабочих мест и автоматизацию выставления счетов и актов.

2. Подготовка системы учета 1С к переходу на модуль

Перед началом работы необходимо подготовить договоры, определить их тип (доходная, расходная аренда), периодичность взаиморасчётов и другие параметры для автоматизации учёта и расчётов.

Провести ручную классификацию договоров, установить признаки аренды, тип договора, периодичность взаиморасчётов и подготовить справочник номенклатуры для постоянной и переменной части.

Провести ручную классификацию элементов справочника «Номенклатура» — «Услуги», указав, к какой части аренды они относятся.

На основании настроенных договоров автоматизировать процесс создания заключения договора аренды. Настройку правил по начислению арендной платы и сроков оплаты выполнить в ручном режиме.

Подготовить иные справочники, провести ручное обогащение данными.

Использовать функционал группового выставления счетов, учёта постоянной и переменной части аренды, регистрации счётчиков и расчётов пеней для упрощения и ускорения процессов. Для этого необходимо:

·        вести учёт счётчиков;

·        регистрировать показания;

·        использовать групповые операции для выставления счетов и начисления пеней, контролировать сроки оплаты и условия договоров.

3. Принятые решения на встрече по внедрению модуля в учетную систему 1С

Большинство задач можно решить типовым функционалом системы, дорабатывая только необходимые моменты. Предложено начать работу с типовым функционалом, выявлять и дорабатывать необходимые функции по мере эксплуатации модуля.

Для старта проекта выделить один из торговых центров и на нём обкатать схему работы, далее применить её ко всем объектам.

Провести встречи с коммерческой службой, инженерами для сбора информации. Провести обследование, в рамках которого описать процесс как сейчас есть и как будет, а также дорожную карту внедрения.

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Елена Логинова