Как избежать ошибок при формировании отчета 6-НДФЛ в «1С: Зарплата и управление персоналом 2.5»

Начиная с 2016 года все организации – налоговые агенты предоставляют в налоговые органы новый отчет «Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом» - форма 6-НДФЛ. В  этой  статье будут рассмотрены особенности исчисления НДФЛ в  программе «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5». Вы узнаете, на что следует обращать внимание при заполнении документов в программе и, как следствие, минимизировать затраты вашего времени на подготовку отчета по форме 6-НДФЛ.

Содержание:

1. Основные особенности формирования показателей Раздела 2 для различных видов доходов

2. Далее рассмотрим особенности заполнения документов для корректного отражения исчисленного и удержанного НДФЛ:

2.1 Документ «Начисление по больничному листу»

2.2 Документ «Начисление отпуска сотрудникам организаций»

2.3 Документ «Регистрация разовых начислений»

2.4 Документ «Премии сотрудникам организаций»

Основные особенности формирования показателей Раздела 2 для различных видов доходов

Наибольшие трудности во время формирования отчета вызывает заполнение Раздела 2. Для того, чтобы заполнить этот раздел без ошибок, необходимо хорошо понимать особенности исчисления налога с разных видов доходов. Напомню основные особенности формирования показателей Раздела 2 для различных видов доходов:

Дата получения дохода:

• Для доходов в виде заработной платы датой получения дохода является последний день месяца, за который она начислена.

• Для прочих выплат датой получения дохода является день выплаты дохода.

• При увольнении сотрудника датой получения дохода является последний рабочий день.

• Для доходов в натуральном виде датой получения дохода признается дата выдачи такого дохода на руки сотруднику.

• Для дохода в виде суточных сверх лимита датой получения дохода признается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.

Дата удержания налога:

• Для доходов в виде денежных выплат датой удержания налога является день выплаты дохода.

• Для доходов в натуральном виде и суточным сверх лимитов датой удержания является день выплаты ближайшего дохода, с которого может быть удержан НДФЛ.

Срок перечисления налога:

• Для доходов в виде оплаты отпускных и пособий по временной нетрудоспособности срок перечисления налога устанавливается как последний день месяца, в котором эти доходы были выплачены.

• Для остальных  доходов срок перечисления налога устанавливается следующим днем за датой выплаты дохода.

В чем же состоят основные отличия в использовании этих  двух режимов?  Во-первых, это то, какими видами документов происходит регистрация удержанного НДФЛ в программе. При использовании упрощенного режима удержанный налог регистрируется одновременно с исчисленным налогом при помощи документов начисления. Если упрощенный режим не установлен, то регистрация удержанного НДФЛ производится при выплате заработной платы соответствующими документами. Во-вторых, это на основании чего определяется срок перечисления налога для формы 6-НДФЛ. При установленном упрощенном режиме срок перечисления налога регистрируется в зависимости от того, каким документом налог был исчислен. Например, если начисление производилось в документе «Начисление отпуска» или «Начисление по больничному», то срок перечисления НДФЛ устанавливается как последний день месяца. При использовании обычного режима срок перечисления налога устанавливается в зависимости от вида выплаты, указанного в документе «Зарплата к выплате». Следовательно, для того, чтобы правильно зарегистрировать в программе срок перечисления НДФЛ, нужно формировать отдельные ведомости на выплату по доходам разного вида, даже если они были выплачены в один день.

Если вы решили установить упрощенный режим регистрации удержанного налога на доходы физ. лиц, то нужно в своей работе учитывать особенности использования этого режима:

1) Как было сказано выше, срок перечисления налога устанавливается в зависимости от того, каким документом налог был исчислен. Но может возникнуть ситуации, когда в документах по начислению отпуска или больничного будут начислены доходы в виде заработной платы (например, доплата до среднего заработка за период временной нетрудоспособности). В этом случае для таких доходов срок перечисления НДФЛ будет установлен последним днем месяца (как для больничного или отпуска), что является неверным.

2) Если в программе регистрируются прочие доходы (при помощи документа «Регистрация разовых начислений»), по которым дата получения дохода отличается от даты удержания налога, то при использовании упрощенного режима не получится верно отразить удержанный налог в программе. Т.к. при регистрации дополнительных начислений документом «Регистрация разовых начислений» дата удержания НДФЛ устанавливается равной дате получения дохода. Например, это касается исчисления НДФЛ с доходов в натуральном виде, когда дата получения дохода (выдачи на руки) отличается от даты удержания налога (с ближайшей выплатой дохода, с которого можно удержать налог).

3) При использовании упрощенного режима нельзя зарегистрировать удержанный НДФЛ частями, если зарплата выплачивалась не в полном размере в один день.

Рассмотрим особенности заполнения документов для корректного отражения исчисленного и удержанного НДФЛ

При оформлении документа «Начисление по больничному листу» следует помнить, что дата получения дохода по  доходам в виде пособия по временной нетрудоспособности равна дате его выплаты. Поэтому важно следить, чтобы эта дата была правильно указана в документе, независимо от того, какой режим учета удержанного НДФЛ вы используете. Если пособие выплачивается вместе с заработной платой, то в поле «Дата получения дохода для НДФЛ» должна быть указана дата выплаты зарплаты.

Аналогично начислению по больничному листу дата получения дохода для дохода в виде оплаты отпускных равна дате выплаты этого дохода. Поэтому важно в документе «Начисление отпуска сотрудникам организации» устанавливать верную дату выплаты дохода. Если изначально предполагалась одна дата выплаты, а по факту получилась другая, то после выплаты отпускных необходимо открыть документ с начислением отпуска и изменить эту дату на правильную.

Порядок работы с документом «Регистрация разовых начислений» зависит от того, какой вид начислений вы регистрируете. При регистрации основных начислений (вкладка «Начисления») дата получения дохода автоматически устанавливается последним днем месяца, как для доходов в виде заработной платы. В поле «Дата выплаты дохода для НДФЛ» устанавливается дата выплаты этого дохода. Данная дата будет зарегистрирована в качестве даты удержания налога, если вы используете упрощенный режим. Для обычного режима дата удержания будет зарегистрирована ведомостью на выплату зарплаты.

При регистрации дополнительных начислений (вкладка «Доп. начисления») дата получения дохода устанавливается равной дате, указанной в поле «Дата выплаты дохода для НДФЛ». При использовании упрощенного режима указанная дата также регистрируется как дата удержания налога, при обычном режиме дата удержания будет зарегистрирована ведомостью на выплату зарплаты.

Особенностью этого документа является то, что НДФЛ непосредственно в нем не рассчитывается. Данным документом регистрируется только начисленный доход в виде заработной платы и устанавливается дата получения такого дохода равная последнему дню месяца. НДФЛ же с этого дохода исчисляется в документе «Начисление заработной платы работникам организаций».

Документ «Начисление зарплаты работникам организаций» является основным документом по исчислению НДФЛ за месяц. Дата получения дохода при расчете документа устанавливается последним днем месяца начисления. Если на вкладке «НДФЛ» в таблице для каких-либо сотрудников указана дата отличная от последнего дня месяца начисления, то, скорее всего, это связано с перерасчетами по НДФЛ. Такие перерасчеты рекомендуется отдельно перепроверить.

В поле «Дата выплаты з/пл» указывается дата, когда зарплата выплачена. Данная дата регистрируется при проведении документа как дата удержания, если используется упрощенный режим. При обычном режиме дата удержания будет зарегистрирована ведомостью на выплату зарплаты.

По ссылке «Подробнее…» рядом с «Датой выплаты з/пл» можно открыть окно для регистрации различных дат выплаты доходы по каждому сотруднику.

Анна Чикирева,

консультант-аналитик компании ООО “Кодерлайн”