Содержание:
1. Методы проведения обучения сотрудников Заказчика
2. Параметры, влияющие на выбор методов обучения
3. Организация обучения сотрудников предприятия Заказчика
4. Проведение обучения сотрудников Заказчика
5. Оформление результатов программы обучения сотрудников Заказчика
6. Анализ показателя качества обучения сотрудников Заказчика
Статья будет интересна руководителям проектов, специалистам, отвечающим за обучение сотрудников как со стороны Заказчика, так и со стороны Исполнителя.
Добрый день, коллеги.
В этой статье мы рассмотрим подходы к организации и проведению обучения сотрудников Заказчика на проектах. Проект нельзя считать успешным, если сотрудники Заказчика не смогут пользоваться его результатами по причине отсутствия понимания целей проекта, знания структуры продукта и разработанной функциональности. Результатом реализации проекта всегда является новый продукт, технология, инструментарий. Очевидно, что освоение новой функциональности в обязательном порядке потребует проведения обучения. Задача команды Исполнителя организовать и провести обучение таким образом, чтобы передать сотрудникам Заказчика то знание о результатах проекта, которое обеспечит их эффективную эксплуатацию.
1. Методы проведения обучения сотрудников Заказчика
Все методы обучения можно разделить на две группы:
· Интерактивные методы обучения
· Заочные методы обучения
Интерактивные методы характеризуются тем, что преподаватель в процессе изложения материала взаимодействует с аудиторией. Слушатели могут получать ответы на свои вопросы. Программа обучения может изменяться непосредственно в процессе занятия. Часто такие изменения происходят, когда необходимо акцентировать внимание на тех ситуациях, которые важнее всего для слушателей, или вызывают большое количество вопросов. К интерактивным методам относятся семинары, обучение в малых группах, разбор рабочих ситуаций по заранее подготовленному плану, персональные консультации. Интерактивные методы являются наиболее эффективными, но требуют значительных ресурсов как со стороны Заказчика, так и со стороны Исполнителя.
Заочные методы обучения характеризуются относительно низкими затратами на одного обучающегося, но в отличие от интерактивных методов требуют активной самостоятельной работы сотрудников по изучению материалов, заранее подготовленных командой Исполнителя. К заочным методам обучения относятся, в первую очередь, план самостоятельной подготовки сотрудников по заранее составленным инструкциям, руководствам, видеороликам, базам знаний. Учитывая тот факт, что в данном случае нет интерактивного взаимодействия, к заочным методам обучения можно отнести семинары для больших групп и вебинары, Материал просто «начитывается» преподавателем. Слушатели могут формулировать вопросы, но получить ответы могут только по окончании семинара (вебинара) или спустя определенное время после занятий.
2. Параметры, влияющие на выбор методов обучения
На выбор методов обучения влияют следующие основные параметры:
· Цели обучения сотрудников;
· Сроки на проведение обучения;
· Бюджет на обучение;
· Количество сотрудников, которых необходимо обучить и их расположение, уровень и равномерность подготовки;
· Наличие обучающих материалов;
· Уровень организационного и технического обеспечения мероприятия.
Проведение обучения сотрудников может преследовать различные цели: дать общее представление о новом продукте, новой функциональности, выработать навыки владения новым программным продуктом, передать и закрепить теоретические знания о продукте и способах работы с ним. Исходя из определенных целей, с учетом сроков и бюджета на обучение, определяются размеры групп обучающихся и формируется план обучения.
Сроки и бюджет обучения оказывают наибольшее влияние на выбор методов, которые могут быть использованы преподавателями. Сжатые сроки, небольшой относительный бюджет требуют использования заочных методов, позволяющих в единицу времени охватить максимальное количество сотрудников: семинары, вебинары.
Дидактические материалы в обучении, инструкции и руководства могут выступать в качестве вспомогательного инструмента преподавателя, но как самостоятельный инструмент обучения используются достаточно редко. Чаще всего для самостоятельного изучения используются краткие инструкции, справки, позволяющие разобраться с небольшой по объему функциональной опцией, задачей. Сотрудник при этом должен обладать хорошими знаниями по общей функциональности используемой системы. Попытка использовать самообучение для больших масс сотрудников вероятнее всего закончится провалом по следующим причинам:
· Сотрудники не смогут самостоятельно организоваться и выделить достаточно времени для изучения материала в связи с текущей загрузкой;
· Сотрудники не знают общей архитектуры проекта, значит понимание отдельных функциональных блоков будет затруднено, так как не очевидны те или иные архитектурные решения.
· Пользователи привыкли к ежедневному процессу и выполняемым действиям, поэтому будут автоматически пытаться переносить их на новую функциональность, которая может отличаться по используемым объектам, интерфейсам, процедурам.
· Теоретические занятия по большей части слабо связаны с ежедневными обязанностями сотрудников, следовательно, они не будут восприниматься, как задача первостепенной важности.
· Результаты проекта, какими их видят Исполнитель и Заказчик различны, несмотря на то, что в процессе реализации проекта они постоянно взаимодействуют. Сотрудник Заказчика видит систему со своей, пользовательской стороны, отличной от видения Заказчика и Исполнителя. Не получая обратной связи, скорее всего, не сможет составить для себя цельную картину изучаемого материала.
Интерактивные методы обучения используются для получения глубоких знаний предмета в приемлемый срок. Интерактивные методы применяются в небольших группах. Понятие «небольшая группа» будет различаться от объема и сложности материала, но в общем случае численность группы не должна превышать 20 человек. Преподаватель в этом случае может довольно эффективно удерживать внимание аудитории, успевая отвечать на возникающие по ходу обучения вопросы и реагировать на потребность в акцентировании внимания на отдельных моментах. Наибольшей эффективностью обладают занятия в малых группах с сотрудниками, которые прошли предварительную подготовку. В данном случае они уже познакомились с новой системой, технологией, смогли проанализировать отличия от текущего порядка работы, сформулировать вопросы, связанные с их ежедневной деятельностью.
В обязательном порядке, при подготовке обучения необходимо оценивать уровень организационной и технической подготовки обучения. Могут ли сотрудники предприятия быть собраны в одном месте для прохождения обучения? Какое количество сотрудников может быть собрано на время одного занятия? Если сотрудников нельзя собрать вместе из-за удаленности или особенностей работы, то могут ли сотрудники участвовать в прямой трансляции вебинара? Какая установка на проведение обучения исходит от руководства предприятия? Если организация, проведение и результаты обучения находятся на контроле руководителя, эффективность занятий заметно повышается.
3. Организация обучения сотрудников предприятия Заказчика
Организация обучения сотрудников предприятия Заказчика начинается с определения темы обучения, сроков и списков сотрудников, которые должны пройти данное обучение. Исходя из определенных параметров, выбирается метод обучения – заочный или интерактивный и составляется план обучения сотрудников.
Для проведения заочного обучения Исполнитель по согласованию с Заказчиком готовит программу обучения, дидактические материалы, методические рекомендации по самостоятельной подготовке, в том числе, по подготовке к вебинарам и семинарам в больших группах. Совместно с Заказчиком определяется место проведения занятий: на территории Заказчика, на территории Исполнителя, с использованием онлайн трансляции. Также на данном этапе должен быть решен вопрос о записи трансляции занятий для последующего использования Заказчиком при проведении внутреннего обучения.
В организацию обучения сотрудников должны входить мероприятия по определению порядка оценки проведенного обучения и уровня усвоения материала. Для этих целей Исполнитель может совместно с Заказчиком подготовить опросные листы, программу аттестации, критерии оценки. На этом этапе определяющую роль играет уровень экспертизы составителя аттестационных заданий в рассматриваемом вопросе. Если нет возможности привлечения экспертов к формированию аттестационных заданий, они должны быть привлечены хотя бы к оценке подготовленных материалов.
Подготовка к проведению интерактивного обучения в целом повторяет этапы подготовки к заочному обучению. Особенностью интерактивного обучения является смещение акцентов с материалов для самостоятельного обучения на интерактивное общение и периодическое углубление в частные случаи в процессе рассмотрения общей программы. Отличия также проявляются в составе групп и сроках обучения, интерактивное обучение предусматривает работу с малыми группами по специализированной тематике, что подразумевает более длительные сроки занятий. При проведении очного интерактивного обучения крайне желательно, чтобы сотрудники, проходящие обучение, имели доступ к тестовой среде для выполнения обучающих примеров.
4. Проведение обучения сотрудников Заказчика
Проведение обучения сотрудников Заказчика выполняется сотрудниками Исполнителя, обладающими экспертными знаниями в рассматриваемых вопросах. Обучение проводится согласно утвержденной программы обучения.
Заочное обучение предусматривает «начитывание» материала. Большое количество новой информации утомляет обучающихся, поэтому в случае заочного обучения, преподаватель должен подавать материал отдельными небольшими темами, делая обязательные перерывы между ними. Длительное беспрерывное «начитывание» информации не позволит удерживать внимание аудитории и доносить до нее необходимые акценты.
Целью заочного обучения обычно является формирование у слушателей общего представления о новой функциональности без рассмотрения конкретных рабочих ситуаций. Хорошей практикой является объяснение общей структуры рассматриваемого объекта, взаимосвязей отдельных его сущностей, причин тех или иных архитектурных решений. Для иллюстрации рассматриваемой функциональности можно приводить отдельные практические примеры ее использования. Заочное обучение не предполагает получения обратной связи от группы обучающихся, но тем не менее может включать в себя сессию ответов на вопросы после прохождения определенной темы или по завершении курса. Вопросы могут направляться по почте, задаваться непосредственно слушателями семинара или вебинара. Положительный результат дает аккумулирование всех вопросов, которые появляются у слушателей в процессе обучения. Часть из них может быть рассмотрена непосредственно в конце занятий, но все поступившие вопросы необходимо проанализировать, дать на них письменный ответ и направить полный перечень вопросов с ответами всем слушателям. Данные вопросы могут лечь в основу базы знаний по продукту.
Очное обучение характеризуется непосредственным взаимодействием между преподавателем и слушателями. Даже если обучение проводится с использованием онлайн технологий общение выстраивается по принципу обсуждения или беседы на определенную тему. После изложения темы следует этап обсуждения материала. На данном этапе слушатели могут задавать преподавателю вопросы о порядке выполнения своих ежедневных обязанностей с помощью рассматриваемой функциональности. От преподавателя требуется высокий уровень экспертизы как в рассматриваемом вопросе, так и в смежных областях. Очное обучение смещает акцент с теоретических знаний на их практическое применение. Следует обратить внимание на то, что слушатели пытаются узнать сразу обо всем, и преподаватель должен ограничивать сферу рассматриваемых вопросов, не позволяя слушателям увести обсуждение в сторону от обсуждаемой темы. При этом необходимо максимально полно отвечать на задаваемые вопросы, а при их отклонении пояснять, что вопрос будет рассмотрен позже, при освещении смежной темы. Если вопрос не относится к программе обучения сотрудников необходимо корректно показать слушателям, что рассмотрение данного вопроса возможно, но это пойдет в ущерб основной программе. Интерактивное обучение требует от преподавателя большей гибкости, такта и опыта, чем при заочном обучении.
5. Оформление результатов программы обучения сотрудников Заказчика
Результаты программы обучения сотрудников Заказчика оформляются в соответствии с требованиями Заказчика. В обязательном порядке (вне зависимости от других требований), необходимо оформлять листы посещения занятий. В случае очного обучения это могут быть листы посещений, в которых слушатели расписываются после каждого занятия/темы. В случае заочного обучения это может быть, например, отчет площадки вебинара. Регистрация перечня сотрудников, прошедших обучение, будет являться подтверждением оказания услуг Исполнителем.
По требованию Заказчика может проводиться дополнительная аттестация сотрудников, прошедших обучение. Чаще всего такая аттестация проводится в виде выполнения теста с ответами на ранее подготовленные вопросы. Тестовые задания формирует Исполнитель и согласовывает их с Заказчиком. Также должны быть согласованы критерии успешности прохождения теста слушателями. В случаях, когда обучение проводится для сотрудников, которые будут заниматься поддержкой пользователей или администрированием системы, вместо тестов желательно проводить полноценное собеседование, возможно, с решением практических задач на знание поддерживаемой системы и используемых функций. Результаты итоговой аттестации вместе с листами посещения передаются Заказчику.
6. Анализ показателя качества обучения сотрудников Заказчика
Анализ показателя качества обучения сотрудников Заказчика выполняется на основании критериев успешности усвоения материала, разработанных при подготовке программы обучения. В качестве критериев успешности можно использовать следующие:
· Процент слушателей, успешно прошедших аттестацию
· Процент слушателей, сдавших тест на 90% и более
· Средний процент решения теста слушателями
По согласованию с Заказчиком могут быть разработаны дополнительные критерии оценки.
Интерпретация полученных данных может потребовать привлечения дополнительных специалистов. Низкий процент слушателей, прошедших аттестацию может быть следствием как низкого качества обучения, так и низкого качества аттестационных материалов. Низкий средний процент решения теста слушателями может быть показателем несоответствия программы обучения и самого теста. Анализ качества обучения желательно проводить совместно Исполнителю и Заказчику для выработки решений о дополнительных мерах коррекции.
Подготовка и проведение обучения сотрудников требует привлечения ресурсов Исполнителя, которые необходимо учесть на этапе согласования проекта. Обучение должно тщательно планироваться с учетом целей обучения, количества сотрудников, организационных и технических возможностей как со стороны Исполнителя, так и со стороны Заказчика.
Личность преподавателя является второй важной составляющей процесса обучения. Сотрудник, проводящий обучение должен иметь экспертные знания в освещаемой теме, понимать взаимосвязи между функциональными блоками всего проекта. Требуются навыки захвата и удержания в течение длительного времени внимания слушателей на новой для них теме. Вопросы слушателей могут потребовать гибкости в подходах к изложению материала, быстрых переходов от общего к частному и обратно, описания практических примеров решения различных задач.
Третьим важным условием организации процесса обучения является активное участие руководителей со стороны Заказчика. Прохождение обучения должно в обязательном порядке контролироваться со стороны администрации, так как в противном случае есть опасность формального отношения к занятиям как со стороны сотрудников Заказчика, так и со стороны Исполнителя.
Обучение сотрудников Заказчика является неотъемлемой и важной частью реализации любого проекта. Оно позволяет в кратчайшие сроки включить сотрудников в процесс эксплуатации результатов проекта.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Виктор Малиновский.
