Содержание:

Путевой лист – это документ первичного бухгалтерского учёта, предназначенный для учёта рабочего времени водителей организации и пробега автотранспортных средств, а также контроля маршрута. Путевой лист оформляют на срок от одного дня, но не более одного месяца.

В соответствии с приказом Министерства транспорта No 152 юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые в своей деятельности эксплуатируют различные автотранспортные средства обязаны задействовать в учёте путевые листы.

С помощью путевого листа ведется учёт расходов на ГСМ (горюче-смазочных материалов), а учет рабочего времени сотрудников для расчёта и начисления оплаты труда.

Для легкового автомобиля путевой лист обычно оформляется по типовой форме No 3 из Постановления Госкомстата No 78.   

1.     Подготовка нормативно-справочной информации 1С

Возможность использования путевых листов в конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия определяется функциональной опцией «Путевые листы» в разделе «Запасы».

Путевые листы

Для корректного оформления путевого листа необходимо подготовить нормативно-справочную информацию 1С, а именно справочники:

• Транспортные средства (с указанием марки, модели, государственного регистрационного номера, матки и нормы расхода топлива, определяемые паспортом технического средства);

• Физические лица (ФИО, СНИЛС, номер водительского удостоверения).   

2.     Оформление путевого листа в конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия

Список документов «Путевой лист» в конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия расположен в разделе «Покупки – Покупки – Путевые листы».

В шапке документа в обязательном порядке указываются следующие реквизиты:

• Организация,

• Транспортное средство – из справочника: Транспортные средства,

• Сотрудник – из справочника: Физические лица.

Реквизит «Норма расхода» будет заполнен автоматически на основании одноименного реквизита из карточки транспортного средства.

Табличная часть документа состоит из двух вкладок:

• Топливо,

• Маршрут.

На вкладке «Топливо» отражаются операции, связанные с покупкой топлива сотрудников в процессе выполнения маршрута. Для оформления покупки доступны два документа: Кассовый чек и Топливная карта и Кассовый чек. При оформлении последнего дополнительно указывается стоимость единицы измерения топлива.

Стоимость единицы измерения топлива

На вкладке «Маршрут» последовательно отражаются пункты следования автомобиля с указанием времени прибытия и убытия, а также показаний одометра. При этом расстояние и расход топлива рассчитываются автоматически.

Пункты следования автомобиля с указанием времени прибытия и убытия   

3.     Печатная форма документа в 1С

При вызове печатной формы одним из доступных вариантов является Типовая межотраслевая форма-3, утвержденная постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 No 78.

Печатная форма документа в 1С

При корректном и полном заполнении реквизитов НСИ и документа «Путевой лист» печатная форма документа в 1С также будет заполнена корректно.

Организация может принять решение разработать собственную печатную форму путевого листа. Также следует учитывать наличие обязательных реквизитов:

• наименование документа и его номер;

• срок действия документа;

• владелец транспортного средства;

• данные транспортного средства;

• данные водителя.

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Елена Денисенко