Содержание:

   1.     Виды бюджетов 1С

 

В основе контроля лимитов лежат три вида бюджетов 1С:

• БДДС в 1С Бюджет движения денежных средств (документ Заявка на оплату в 1С резервирует лимит, списание с расчетного счета в 1С исполняет);

• БДР в 1С Бюджет доходов и расходов (документ Заявка на расход 1С резервирует лимит, Заказ поставщику, поступление товаров и услуг исполняет);

• БЗ Бюджет закупок (документ Оперативный план резервирует лимит, договор исполняет).

В контроле проверяются показатели:

1.       Период контроля - период планирования, в который относится данная операция.

2.       ЦФО - организация, центр финансовой ответственности, контролирующая затраты по совершаемой операции

3.       Проект - проект, по которому выполняется операция.

4.     Статья бюджета, Аналитики - статьи бюджета и аналитики, по которым проводится операция. Если в статье установлено требование контроля лимита, то на форме документа доступна кнопка Проверить лимиты. Проверка выполняется автоматически при указании статьи, аналитик и суммы операции. При превышении суммы лимитов заявка маркируется восклицательным знаком красного цвета. Данное информационное сообщение выводится в списке документа и на закладке Контроль лимитов.

5.       Вид документа и вид бюджета 1С.  

   

2.     Основные ошибки при нарушении контроля лимитов

 

1.     Не верно выбран параметр:

1.1 Период

1.2 ЦФО

1.3 Проект

1.4 Статья бюджета

1.5 Создание дубля документа (Ранее уже был проведен документ)

1.6 Не соответствие данных в договоре и в заказе поставщику по количеству и сумме, номенклатуре.

1.7 Не соответствие аналитик между документами (Договор, заказ поставщику, заявка на расход 1С, заявка на оплату в 1С, оперативный план), ошибки в аналитиках (период, цфо, проект, статья бюджета)

1.8 Отсутствие лимита по данной статье, ЦФО, периоду, проекту – лимит устанавливает БЭФ (Ниже шаблон текста по заявкам с подобными ошибками)

Данная заявка попадает под категорию "контроль лимитов" Контроль лимитов назначается в БЭФ. Первое, что необходимо сделать, это убедиться, что все аналитики вы поставили правильно. Если это не помогло, необходимо обратиться в БЭФ.

Список ответственных БЭФ, согласно статьям затрат в документе.

1.9 Корректировка документов по любому параметру контроля лимитов. Сначала требуется распровести документ, чтобы обнулились регистры с лимитами. Внести изменения в документ и его провести.

1.10 По трем типам документов устанавливаются разные виды бюджетов 1С, следовательно, контроль бюджета. Заявку на оплату контролирует БДДС в 1С. Заявку на расход – БДР в 1С, оперативный план (ЗНЗ) – БЗ.

 

2. Установка лимитов и изменение документов в прошлом периоде как по исполненным бюджетам, так и по плановым с помощью корректировки бюджетов.

2.1 Не верные корректировки (установка бюджетов с неверными параметрами)

2.2 Нет лимитов на прошлые периоды. БЭФ может внести корректировки по лимитам прошлых периодов (доступы даны)

2.3 Несвоевременная установка лимитов

2.4 Лимит на основную статью установлен, на НДС с этой статьей не установлен лимит.

Рассмотрим на примере Заявки на расход 1С   

Заявка на расход

Заявка на расход

3.     Контроль, аналитики учета и планирования по документу заявка на расход 1С

 

На данной закладке представлена информация об ЦФО, Проекте, Периоде контроля и статьях, по которым заявка будет проходить контроль. Период контроля определяется от ожидаемой даты и равен периоду лимитирования.

Информация об ЦФО, Проекте, Периоде контроля и статьях

На закладке собраны контроли, которые применяются к данным конкретной заявки. Проверка выполняется при записи документа. При нарушении контроля на закладке высвечивается красный восклицательный знак.

Информация об ЦФО, Проекте, Периоде контроля и статьях

Контроль бюджета - выполняет проверку контролируемых статей на превышение лимита по бюджету. Детальный отчет вызываемый по двойному клику по строке позволяет провести анализ расхождений по периодам лимитирования. В колонке Доступно отражается наличие остатка лимита.

В контроле проверяется как основная статья, так и НДС. Лимиты должны быть установлены и их должно быть достаточно для проведения документа. В колонке текущая операция отражаются данные по документу. Группировка документа отражается в разрезе видов бюджетов 1С и в разрезе статьи.

Заявка на расход 1С создается автоматически при записи документа Заказ поставщику. Если контроль пройден, то документ будет проведен автоматически после проведения Заказа поставщику.

Ниже примеры документов по контролю лимитов, по ссылке можно перейти и проанализировать лимит на достаточность для проведения документа.

   Документ по контролю лимитов

Документ по контролю лимитов

Документ по контролю лимитов

Документ по контролю лимитов

Ниже выделены на скрине параметры с частыми ошибками.

Параметры с частыми ошибками   

 Параметры с частыми ошибками

Нарушение контроля ниже пример, наличие восклицательного знака, результат - Нарушен контроль.

   

Наличие восклицательного знака

Нарушен контроль

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Ольга Пасконова