Содержание:
1. Подготовка демонстрации функциональных возможностей программы 1С: Турагентство
2. Как сформировать заявку на тур
3. Этапы проведения анализа и отчетность эффективности в конфигурации системы 1С: Турагентство
4. Управление дополнительными функциями программы 1С: Турагентство
Исходная ситуация: Компания занимается продажей туристических путевок.
Требования по автоматизации: предполагается внедрение информационной системы для автоматизации оперативного и управленческого учета.
1. Подготовка демонстрации функциональных возможностей программы 1С: Турагентство
Задача: подготовить демонстрацию и наглядно продемонстрировать функциональные возможности конфигурации 1С: Турагентство
1. Перед началом работы в программе необходимо произвести настройки. Для этого перейдем в «Настройки» – «Еще больше возможностей» – «Турагентство» – «Настройка туристического агентства» – открывается карточка – «Наименование туристического продукта» – здесь можно указать комментарии – далее вариант расчета подсчета бонусов. Варианты бонусов:
• % от суммы заявки на тур;
• фиксированная сумма.
Далее программа автоматически подставляет статьи движения денежных средств:
• оплата туроператору;
• поступление от туриста;
• оплата субагенту.
Затем подставляется группа для туристов в справочник «Контрагенты», в данном случае это «Туристы». Можно создать новую группу или подгруппу. Также есть возможность установить группу для номенклатуры туристических услуг. Например, «Услуга» и установить «V» Использовать дополнительную наценку в заявке на тур – Записать и закрыть.
2. Рассмотрим справочники, которые находятся в доступе и которые могут понадобиться для ведения учета:
2.1. Организации – хранение всех юридических лиц, от лица которых можно производить работы в программе;
2.2. Контрагенты – хранение всей информации о туристах и поставщиках услуг. Также есть отдельные справочники: Покупатели и Поставщики;
2.3. Физические лица – информация обо всех физических лицах. Данный справочник связан со справочником «Контрагенты». Здесь можно указать персональную информацию о каждом физическом лице;
2.4. Составные и пакетные туры – информация обо всех турах по странам;
2.5. Потенциальные клиенты – в данном справочнике можно зафиксировать и хранить всю информацию о клиентах, которые пока не являются действующими клиентами, но проявляли интерес к информации о туристическом продукте, который предлагает компания. Но данные клиенты пока не оформили заявку.
В самих справочниках есть возможность установить отбор для удобства и быстрого поиска информации, либо воспользоваться расширенным поиском.
3. В программе есть различные другие дополнительные справочники также необходимые для оформления заявок:
3.1. Страны мира – перечень всех стран. Есть возможность добавить из классификатора стран мира. В карточке можно заполнить полное наименование, посмотреть города данной страны и вручную добавить город, если он отсутствует;
3.2. Виды туров – необходим для разделения туров по видам: авиа, ж/д, автобус. Также можно создать индивидуальные виды;
3.3. Типы питания – разделение по типам питания;
3.4. Дополнительные услуги – проживание, страхование. Здесь можно провалиться в саму карточку и описать более детальную информацию;
3.5. Мероприятия – например «реклама»;
3.6. Статусы туристов;
3.7. Различные типы – типы номеров, размещения, страховки;
3.8. Аэропорты – различные аэропорты городов мира. Можно заполнить из классификаторов или же создать вручную.
3.9. Виды документов – документы, которые получает компания, или компания выдает туристу.
2. Как сформировать заявку на тур
Информация, которая содержится и хранится в основных и дополнительных справочниках применяется для формирования заявок на тур. С помощью документа «Заявка на тур» пользователь имеет право сформировать заявку. При формировании документа часть информации заполняется автоматически, далее уже пользователь заполняет остальные данные.
Документ «Заявка на тур» содержит статусы:
• Предварительная – при первоначальном обращении;
• Согласованная – после согласования с клиентом и принятии им решения о выборе тура;
• Возврат – когда происходит возврат путевки;
• Забронировано – когда заявка забронирована под клиента;
• Отказ туриста – когда турист отказывается от путевки по различным причинам;
• Закрыта – когда тур совершен.
Также документ содержит такую информацию как ФИО клиента, контактные данные клиента и непосредственная информация о самом туре: количество дней, ночей, дата начала/окончания, предел суммы, плановая дата полной оплаты туристом, направление, договор и другая информация.
Если планируется использовать пакетный тур, в таком случае устанавливается флаг «Пакетный тур» и далее можно выбрать готовый тур, либо создать новый. В остальном случае будет доступен только вариант «Составной тур». В пакетных турах заполняется вся информация о туре. Выбрать готовый тур можно с помощью кнопки «Изменить» и откроется сама карточка, в которой заполняется информация. Здесь же задается стоимость (*Стоимость туров можно указать в одноименном разделе «Стоимость туров». Из этого раздела непосредственно и подтягивается стоимость, которая будет включены в пакетный тур). В заявку на тур на вкладке «Туристы» указывается информация о физическом лице, которое планирует отправиться в путешествие. Для дальнейшей аналитики на вкладке «Источник информации» можно указать данные кто именно является источником информации о турагентстве и здесь же указать сумму бонуса для физического лица. На вкладке «Служебная информация» содержаться данные о стоимости тура, наценках, комиссиях.
Различие пакетного тура от составного в программе в том, что в составном туре указываются отдельные категории услуг и их стоимость за 1 человека. Итоговая стоимость будет зависеть от количества и стоимости услуг.
Каждая заявка содержит в себе «Форму контроля документов», которая позволяется отслеживать такую информацию как: какие документы необходимо получить от туриста для оформления тура, где уже добавлены готовые наименования документов, либо можно добавить свои варианты. Также есть информация о тех, документах, которые должен выдать в свою очередь менеджер. При этом менеджер может отслеживать дату готовности, установив флаг фактической готовности и способ выдачи документов.
На основании заявки можно сформировать документы, которые отражают факт оплаты:
• Оплата картой;
• Поступление в кассу;
3. Этапы проведения анализа и отчетность эффективности в конфигурации системы 1С: Турагентство
3. Анализ и отчетность эффективности:
a. Для анализа проводимых мероприятий и визуально наглядных показателей есть специальный отчет «Отчет по мероприятиям». Данный отчет подтягивает данные из заявки на тур (вкладка «Источник информации»). И для корректной информации менеджер должен отражать данную информацию в самой заявке;
b. «Отчет по рекомендателям» - кто из клиентов рекомендует турагентство и сколько за данным клиентов уже числиться бонусов;
c. Т.к. заявка оформляется определенным менеджером, появляется возможность проанализировать работу в разрезе каждого менеджера. Наглядно увидеть сколько заявок оформил менеджер;
d. За каждым менеджером можно установить план и сумму вознаграждения по факту выполнения. «Планы работ менеджеров» - создается документ, в котором фиксируются суммы плана по каждому менеджеру. Необходимо указать суммы премий за выполнение данных планов при помощи «суммы премии за выполнение плана», где указывается % премии за его перевыполнение;
e. «Отчет по планам продаж менеджеров» формируется исходя из указанных данных в «Планах работ менеджеров». В данной отчете отражена информация об эффективности работы каждого менеджера;
f. Отчет «Продажи» - указывается сумма полученной выручки;
g. «Взаиморасчеты» (с туристами, туроператорами, субагентами);
h. «Отчет о финансовом результате» - информация по различным показателям, а также несет ли компания прибыль / убыток за выбранный период;
i. «Отчет по заявкам» - представлена детальная информация о каждой оформленной заявке на тур;
j. Отчет «Структура ДС», где отражена информация об остатке ДС, планируемых поступления / выплатах, свободный остаток ДС без плановых поступлений и с плановыми поступлениями.
4. Управление дополнительными функциями программы 1С:Турагентство
4. Дополнительные функции программы:
a. Обновление курсов валют туроператоров на определенную дату и загрузку курсов ЦБ;
b. Календарь событий;
c. СМС оповещение;
d. Раздел «Информация» – «Часто задаваемые вопросы»:
i. Работа с турами и заявками клиентов предоставлены подробная информация по заявке на тур и ее заполнении;
ii. Инструкция по системе премирования менеджеров и анализ их работ.
5. Настройка действий. Можно добавлять скрытые разделы для быстрого доступа. Либо через раздел, провалиться и уже там создать, либо вывести в раздел «Создать». Шестеренка – «Настройка действий» – «Открыть «Создать» – Добавить, например, «Виды туров» или «Виды документов»
Итог: для заказчика была подготовлена демонстрация конфигурации 1С: Турагентство и ее функциональные возможности.
Специалист компании "Кодерлайн"
Светлана Давыдова
