Содержание:

1. Сохранение сведений об организации в файл при работе в системе 1С:Бухгалтерия

2. Отправка по почте в системе программ 1С

3. Экспорт данных в формате хml

В 1С:Бухгалтерия реквизиты организации можно приложить к счету, договору или акту прямо при их создании, а затем отправить контрагенту. Система подтянет актуальные официально зарегистрированные данные – ИНН, КПП, банковские реквизиты – из карточки компании.

При смене юридического адреса или, например, банка происходит автоматическое обновление реквизитов. Отправить данные можно через email, печать или ссылку.   

1. Сохранение сведений об организации в файл при работе в системе 1С:Бухгалтерия

Непосредственно перед отправкой сведения об организации должны быть сохранены в файл. Для этого следует:

1. Зайти в «Главное» – «Настройки» – «Организации»,

Организации

2. Выделить из списка нужную компанию и кликнуть по кнопке «Реквизиты» для открытия печатной формы информации о ней.

Реквизиты

3. На панели инструментов нажать на кнопку «Сохранить». Если она отсутствует в основном меню, то для ее создания необходимо нажать «Еще» и выбрать пункт «Сохранить» в раскрывающемся списке.

Печать

4. В появившемся окне «Сохранение печатной формы»:

● задается имя файла,

● место его сохранения – в папку на компьютере или присоединением к документу,

● выбирается формат документа – флагами отмечается требующийся (PDF, Excel, Excel).

В форматах

5. Для удобства передачи данных можно воспользоваться функцией автоматического создания архивов – «Дополнительно упаковать в архив (.zip)».

Дополнительно упаковать в архив (.zip)

Этот параметр нужен:

● при отправке нескольких файлов одновременно,

● для уменьшения общего размера передаваемых данных.

Исходные форматы документов сохраняются без изменений. Можно указать уровень сжатия, если это предусмотрено настройками.   

2. Отправка по почте в системе программ 1С

В списке доступных вариантов форматов файлов будет отсутствовать *.xml. Это означает, что получатель не сможет автоматически импортировать данные в 1С.

Чтобы обеспечить возможность автоматической загрузки используется кнопка «Отправить по почте». Этот вариант:

● предусматривает передачу данных в совместимом формате,

● позволяет контрагенту напрямую загрузить информацию в свою систему.

При нажатии на кнопку появится окно «Отправить по электронной почте» с выбором формата вложений.

Формат вложений

Здесь также при необходимости можно выставить флаг у строки «Упаковать в архив (.zip)».

По кнопке «Выбрать» создается основной файл в выбранном формате и сопроводительный xml-файл для совместимости с 1С. Система автоматически добавит оба файла к письму.

Затем заполняются адресные данные – в поле «Кому» вводится электронный адрес контрагента.

Отправка сообщения 

Если необходимо, можно отредактировать тему письма, основной текст и подпись отправителя.

В завершение следует нажать «Отправить».   

Для повторной отправки используется функция «Отправить копию» из журнала исходящей корреспонденции.

3. Экспорт данных в формате хml

Для создания файла с реквизитами компании в хml-формате (используемого при передаче информации через внешние носители или альтернативные почтовые сервисы) применяется стандартный алгоритм экспорта, аналогичный процедуре отправки данных через интегрированную почту 1С. Делается это так:

1. Формируется электронное сообщение,

2. Находится созданный xml-файл,

3. Двойным щелчком мыши по хml-документу система сохранит его для загрузки по умолчанию:

● для Windows 10/11 в папку «Загрузки»,

● для macOS в папку Downloads.

Если файл не сохранился, а просто открылся, то нужно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+S (Cmd+S для Mac) или через меню «Файл» – «Сохранить как» указать желаемое место для хранения.

Файл

После завершения подготовки файла его можно передавать деловому партнеру наиболее подходящим способом, он сможет автоматически импортировать информацию, а данные корректно отобразятся в его системе 1С.

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Марина Анапольская