Содержание:

         С 01.03.2023 г. в законодательстве по путевым листам произошли изменения (Приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390). В конфигурацию 1С Бухгалтерия предприятия изменения внесены с релиза 3.0.130 и действуют с путевых листов, оформляемых с 01.03.2023 г.

         Для наглядности разберем все новое в работе с путевыми листами на кейсе, объединив использование автомобиля в служебных целях с оформлением нового путевого листа.

         Организация ООО «Пласт» небольшое производственное предприятие с общей системой налогообложения на балансе которого нет автомобиля. В производственной деятельности директор предприятия использует свой личный автомобиль и все расходы на его содержание оплачивает из личных средств.     

        С 01.04.2023 г. было решено организовать учет расходов на автомобиль на балансе предприятия.

1.     Договор аренды или компенсация, НДФЛ, экипаж, страховые взносы за автомобиль

         Для правовой основы списания расходов на автомобиль сотрудников принято использовать договор аренды автомобиля или компенсацию расходов за его использование.

         При использовании компенсации, в расходы по налогу на прибыль можно принять только 1200 руб. в месяц. В бухгалтерском учете ограничений нет, но необходимо доказать документами, что именно мы компенсируем. Если доказательств нет, тогда с выплаты компенсации возникают как минимум страховые взносы, а как максимум налоговая предъявит и НДФЛ.

         С выплаты по договору аренды возникает НДФЛ. Но зато по налогу на прибыль можно провести все расходы на обслуживание автомобиль: аренда, бензин, страховка, ремонт.

         В нашем случае выбор упал на договор аренды.

         Договор аренды бывает с экипажем и без экипажа. Экипаж — это водитель. В нашем случае он не нужен так как директор сам управляет автомобилем. Если однажды директор устанет сам водить и арендует машину с водителем, то гонорар водителя в договоре аренды надо выделить и начислить на него страховые взносы за автомобиль.  

2.     Списание по путевым листам

                Для списания расходов на топливо потребуется оформление путевого листа. Но директор против этого. Он считает, что это трудозатратно, так как путевой лист придется выписывать ежедневно, возить с собой в машине, отмечать у контрагентов, организовывать медосмотр. А также просил проработать замену путевого листа маршрутным листом. И проверить, как можно использовать для облегчения документооборота электронный путевой лист.

         Обратимся к Википедии:

         Путево́й лист (Маршрутный лист, разг. Путёвка) — основной первичный документ учёта работы водителя и пробега, маршрута автомобиля, выдаваемый ежедневно водителям транспортных средств.  

3.     Учет путевых листов в 1С Бухгалтерия предприятия

 

         Сама возможность вести учет путевых листов в 1С включается так:

        Документ путевой лист находится в разделе «Покупки»

         Создание путевого листа

         Создание справочника транспортного средства:

    Обратим внимание, что в ячейку «Норма расхода» мы проставляем утвержденную на предприятии норму расхода горюче-смазочных материалов. Программа использует норму и автоматически рассчитает расход ГСМ.        Юридически норма закрепляется приказом по предприятию. Часто в практике используют нормы, рекомендованные Министерством транспорта РФ, но можно рассчитать свои, предварительно сделав замеры расхода ГСМ. Кроме того, норму в программе можно менять, например, исходя из сезонности и проставлять данные тут:

         Указываем статью затрат и счет затрат для учета себестоимости списанного ГСМ. Ниже данные по НДС с покупки ГСМ

         На закладке «Топливо» проставляется приход ГСМ в бак автомобиля. Это может быть топливная карта или кассовый чек. Путевой лист, при указании кассового чека, может сыграть роль авансового отчета. Если указать топливную карту, то также приходуется ГМС, но без суммы, а только количество, сумма поступит через документ «Поступление (акты, накладные, УПД)».

         На закладке «Маршрут» проставляем пункты отправления и назначения, даты, время. Тут появляется изменение №1 «Вид сообщения», в ячейке которого с 01.03.2023 г. необходимо проставлять: городской, пригородный, международный. Показания одометра и расстояние высчитываются автоматически, но и ручная корректировка также предполагается.  

         Документ Путевой лист формирует проводки по приходу и списанию ГСМ

4.     Печатная форма путевого листа

         Программа 1С Бухгалтерия предприятия документом «Путевой лист» предлагает вывести две печатные формы: Типовая межотраслевая форма №3, утвержденная постановление Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 и упрощенная форма путевого листа. В первой форме предполагаются утверждающие подписи механика, фельдшера, диспетчера, а вторая облегченная и может применяться теми организациями, которые не согласовывают выезды водителей с вышеперечисленными должностными лицами.

         В печатной форме мы видим изменение №2 «Вид перевозки», содержащийся только в шаблоне печатной формы и если вид перевозки нужно изменить, то придется это сделать вручную, редактируя печатную форму. Конфигурация 1С Бухгалтерия предприятия, в части путевых листов, не является решением для тех организаций, где серьезный автотранспортный парк. Поэтому разработчики ограничились вводом информации о видах перевозки только в печатную форму.

         В нашем кейсе в штате организации ООО «Пласт» нет медсестры или фельдшера, но остается ли у обязанности организовать проведение медосмотра перед выездом директора на арендованном авто?

         Практика неоднозначна, но в целом медосмотр должен быть пройден независимо от того, какая должность у шофера. Некоторые эксперты считают, если водитель не везет пассажиров и грузы, то медосмотр не обязателен. В нашем случае, при условии, что в салоне автомобиля директора нет пассажиров и грузов, ситуацию можно обойти, не предъявляя путевой лист инспектору ГИБДД, соответственно он не спросит медосмотр.          Заполнять путевые листы в случаях, когда нет перевозок пассажиров и грузов, законодательство не требует. Такую позицию поддерживают суды (см., например, постановление Арбитражного суда ЗападноСибирского округа от 21.12.2015 № А03-4759/2015, решение Омского областного суда от 09.02.2016 № 77-80/2016)

         В случае налоговой проверки налоговый инспектор может обратить внимание на отсутствие медосмотра в путевом листе и передать информацию о нарушении в Минтранс, но снять расходы по списанию бензина у него оснований нет так как в целом путевой лист оформлен правильно и доказывает экономическую целесообразность затрат на ГСМ.

         В нашем кейсе организация «Пласт» выбрала упрощенный путевой лист без медосмотров и пред рейсовых осмотров технического состояния. Путевой лист директор с собой в поездку не берет и использует его только для списания бензина.   

5.     Маршрутный лист 1С

         Списать расходы на бензин, можно не оформляя путевой лист. Это может быть приказ, акт, маршрутный лист 1С.

         Одним из обязательных реквизитов путевого листа являются показания одометра за которыми необходимо осуществлять контроль и последовательно и непрерывно отслеживать пройденные километры. А что делать с пройденными километрами в личных целях, к примеру дорога с работы домой? Юридически неправильно пользоваться автомобилем, переданным в аренду по акту прием-передачи, но фактически сложно себе представить ситуацию, когда директор пойдет домой пешком. И вряд контролирующим органам интересно это отслеживать, но другое дело, когда разрывы последовательности явно отражены в путевых листах. В таких случаях путевые листы целесообразно заменить на маршрутные листы 1С, в которых содержится вся необходимая информация для признания расходов на бензин, но показания одометра не указываются.

         Маршрутный лист –  это документ, позволяющий контролировать и учитывать расстояние, которое прошел транспорт за одну поездку, и рабочие часы водителя.

         К примеру: Курьер, передвигающийся на автомобиле или метро; Менеджер, отправившийся в поездку на личном автомобиле; Бухгалтер выехала в налоговую и добирается на электричке, метро и трамвае.

         В нашем кейсе маршрутный лист 1С выглядит вот так:

         В конфигурации 1С Бухгалтерия предприятия, при использовании маршрутного листа, мы уже не используем для списания бензина из бака документ Путевой лист. Списание проводим складским документом «Требование», где справочник «Склад» выступает в роли бака. Поступление ГСМ отражаем документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» или авансовым отчетом.  

6.     Путевой лист в электронном виде

         С 1 марта 2023 года были введены путевые листы в электронном виде. Изменение№3.

         Путевой лист в электронном виде– это полноценный аналог традиционных бумажных путевых листов, с которыми работают все организации, занимающиеся грузовыми и пассажирскими перевозками. Путевой лист в электронном виде входит в состав сервиса Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). При контроле на дорогах водителю достаточно показать QR-код или визуальный образ документа, проверив которые сотрудник ГИБДД получит нужную информацию о путевом листе.

         Для работы с путевыми листами в электронном виде, введенными с 01.03.2023 создан модуль 1С-ЭПД. В систему ГИС ЭПД путевой лист передается через оператора ЭДО, который также возвращает QR-код для предъявления контрольным организациям.

         С 1 сентября 2023 года вступают в силу нормы закона от 29.12.2022 № 629-ФЗ, позволяющие на добровольной основе при оформлении путевого листа в электронном виде использовать данные прохождения предрейсового и послерейсового осмотра водителей с применением телемедицины.

         В нашем кейсе ООО «Пласт» приняло решение вернуться к путевым листам в электронном виде 01.09.2023 г., когда в законодательстве появится возможность проходить медосмотр с помощью телемедицины. На сегодняшний день, в организации хоть и принято решение обходить медицинское освидетельствование путем не предъявления путевого листа инспектору дорожного движения, но в целом отсутствие путевого листа в автомобиле является проблемой. Иногда директору нужно перевозить груз и людей, и инспекторы ГИБДД требуют путевой лист. Планируется работать так: утром директор создает путевой лист в 1С, проходит медосмотр с помощью телемедицины, отметки о техническом состоянии автомобиля заверяет своей подписью, передает электронный путевой лист в ГИС ЭПД, получает QR-код и отправляется на работу.

         Кроме того, для наведения полного порядка решили, что предусмотрят в договоре аренды пункт, что автомобиль может использоваться в личных целях директора, но с оформлением ежедневного акта прием-передачи. Так закроется вопрос в разрыве данных одометра.

                                                               Специалист компании «Кодерлайн»

                               Елена Данилова