Формирование Заявок на оплату в 1С Управление холдингом 8

Содержание:

1.      Бизнес-процессы Заявок на оплату в 1С

2.      Требования к автоматизации (доработке) Заявки на оплату в 1С:УХ

3.      Реализация бизнес-процесса в 1С:УХ

4.      Выполненные доработки в 1С:УХ   

1.      Бизнес-процессы Заявок на оплату в 1С

Взаимодействие процесса со смежными бизнес-процессами в системе 1С:Управление холдингом представлено на схеме (Рисунок 1):

Рисунок 1 Общая схема создания заявки на оплату в 1С

Процесс состоит из описываемых далее подпроцессов.

Создание документа «Заявка на оплату»

Непосредственное формирование ЗНО (инициатор платежа или автоматическое формирование).

Создание документа «Заявка на оплату» с видом «Расчеты с подотчетным лицом»

Документ «Расчеты с подотчетным лицом» формируется автоматически на основании документа «Авансовый отчет» (полученного из мастер-системы 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0, далее – БП), в поле «Основание документа» указывается ссылка на Авансовый отчет.

Отражение заработной платы в казначействе

Расчет заработной платы производится в смежной системе. Учитываются как выплаты по зарплатному проекту, так и выплаты на отдельные банковские счета сотрудников.

Информация для передачи из ЗУП в 1С:УХ (осуществляется штатным механизмом):

·         ведомость на выплату (для тех, кто не входит в зарплатный проект компании);

·         банковский счет (для тех, кто не входит в зарплатный проект компании);

·         отражение заработной платы в казначействе.

Проверка на соответствие лимитам

В документе происходит автоматический контроль по утвержденному лимиту БДДС. По результату проверки есть возможность формирования отчета.

Корректировка заявки

Подпроцесс необходим при несоответствии установленным лимитам (можно изменить сумму платежа или выбрать другой период оплаты).

Выгрузка данных в Axapta

Заявка на оплату проверяется на лимиты и согласовывается в 1С:Управление холдингом 8. Заявки с признаком «не выгружать» не попадают в реестр на оплату и передаются в смежную систему Axapta.

Сущности для того, чтобы подать Заявку на оплату со статусом «Согласована» из 1С:УХ в Axapta:

·         Номер

·         Дата

·         Организация. Код

·         Регион

·         Периметр управления

·         Контрагент. Код

·         Договор

·         ЦФО. Код

·         Статья БДДС. Код

·         Проект. Код

·         Номенклатурная группа. Код

·         Банк Код

·         Банковский счет

·         Сумма платежа

·         Валюта платежа

·         Назначение платежа

·         Инициатор ЗНО

·         Электронная почта инициатора ЗНО

·         Файлы вложения в ЗНО   

2.      Требования к автоматизации (доработке) Заявки на оплату в 1С:УХ

В 1С:Управление холдингом 8 автоматизируются следующие функции:

·         вид заявки на оплату в 1С должен быть единым для всех пользователей и устанавливаться централизовано;

·         автоматическое создание ЗНО на основании графиков платежей договоров – за три рабочих дня до желаемой даты оплаты;

·         при ручном создании заявки на оплату сроки оплаты не могут выбираться ранее чем за 3 рабочих дня;

·         автоматическое создание ЗНО на основании авансовых отчетов;

·         платежи за третью сторону (альтернативный плательщик), платежи в пользу третьей стороны (альтернативный получатель), а также платежи за третью сторону в пользу третьей стороны (альтернативный плательщик и альтернативный получатель);

·         внутригрупповые платежи;

·         в заявке должна быть возможность иметь детализацию с отрицательными суммами (по аналитикам Статьи ДДС);

·         система Управление холдингом должна формировать ЗНО с видом платежей «Банковская карта» (для перечисления денежных средств на банковские карты);

·         закрытие Заявок на оплату, а после – закрытие связанных документов.  

3.      Реализация бизнес-процесса в 1С:УХ

Варианты создания Заявок на оплату:

1.       Ручное создание;

2.       Автоматическое создание на основании данных в договоре;

3.       Автоматическое создание на основании авансового отчета (доработка).

Ручное создание Заявки на оплату

Документ «Заявка на оплату» в 1С:УХ создается из раздела «Казначейство», в блоке «Централизованное казначейство». В форме списка нужно нажать «Создать», и выбрать необходимый тип ЗНО, как указано на Рисунке 2.

Рисунок 2 Создание документа "Заявка на оплату" в 1С УХ

На закладке «Основное» (Рисунок 3) указывается информация по оплате:

·         Организация

·         Контрагент

·         Договор (необязательный реквизит для иностранных компаний)

·         Счет контрагента

·         Вид платежа (наличные, безналичные, банковская карта)

·         Желаемая дата (дата оплаты)

·         Не позднее (данный реквизит указывает, на какое максимальное количество дней мы можем перенести оплату)

·         Сумма

·         Валюта платежа

Желаемая дата при ручном создании заявки устанавливается автоматически – текущая дата плюс 3 рабочих дня. При этом плановый отдел и фин. директор имеют право изменить сроки заявки на оплату на более ранние.

Рисунок 3 Заполнение документа "Заявка на оплату" в 1С УХ

При ручном создании заявки подбор договора ограничивается видом заявки (Рисунок 4).

Рисунок 4 Заполнение поля "Договор"

При заведении Заявок на оплату с контрагентом-нерезидентом в поле «Договор» указывается «технический» договор, который автоматически создается при заведении в системе контрагента-нерезидента.

На закладке «Аналитики учета и планирования» (Рисунок 5) указывается статья ДДС и аналитики раскрытия к ней, по которым будет происходить списание. Указывается сумма и ставка НДС.

Используемые ставки НДС: 21%, 20%, 20/120, 19%, 18%, 18/118, 10%, 10/110, 0%, 9%, 8%, 7.7%, 5%, Без НДС.

Рисунок 5 Заполнение документа "Заявка на оплату"

На закладке «Контроль» (Рисунок 6) отражается информация по прохождению заявки контроля по лимитам. Если заявка превышает лимит, на закладке появится красный восклицательный знак, и система не даст провести заявку на оплату. Проведение заявки с превышением лимита будет возможно только для условий «мягкого» контроля, т.е. если набор аналитик будет совпадать с заведенными правилами для срабатывания «мягкого» контроля.

Рисунок 6 Отображение результатов контроля лимитов

При необходимости инициатор ЗНО может получить отчет по имеющимся лимитам из закладки «Контроль» при нажатии на гиперссылку «Подробнее…» (Рисунок 7), где отражается сумма утвержденного лимита по статье за период («Лимит»), сумма, заявленная в ЗНО, но еще не оплаченная («Заявлено»), и сумма фактической оплаты («Исполнено»).

Рисунок 7 Отображение отчета по контролю бюджета

После проведения документ автоматически отправляется на согласование.

Обязательные для заполнения поля, а также доступ к корректировке полей в зависимости от ролей пользователей и статуса заявки приведены в Приложении 1 данного документа.

К заявкам на оплату с любым видом операции должен обязательно прикладываться скан документа (счет на оплату и т.д.) (Рисунок 8).

Рисунок 8 Прикрепление электронного образа к документу

Автоматическое создание Заявок на оплату

Автоматическое создание Заявок на оплату в 1С:Управление холдингом 8 происходит на основании информации в графике платежей в договоре. Заявки создаются за 3 рабочих дня до указанной в договоре даты оплаты, с предварительной проверкой на отсутствие дублей по данной заявке. Проверка дублей производится по данным: Контрагент, Договор, Сумма.

Система Управление холдингом позволяет создать повторную заявку по набору данных (Контрагент и Договор) ручным способом. При этом, инициатору ЗНО приходит оповещение о том, что по данному договору уже сформирована ЗНО автоматическим путем.

Созданные автоматически на основании договора, заявки на оплату имеют статус «Черновик». Ответственному за договор на отдельную вкладку начальной страницы приходит оповещение об автоматически созданных ЗНО, как указано на Рисунке 9.

Рисунок 9 Оповещение ответственного за договор о созданных ЗНО

Поля в заявке автоматически заполняются данными из договора. Если в договоре какой-либо информации нет, поле в ЗНО остается пустым и требуется ручное дозаполнение заявки. В типовом варианте программы вид заявки автоматически устанавливается «Оплата поставщику», вне зависимости от вида договора. После доработки системы, вид заявки будет проставляться согласно виду договора.

При расчетах с подотчетными лицами, проведенный в 1С:БП документ «Авансовый отчет» автоматически мигрирует в 1С:УХ, и на его основании автоматически создается ЗНО со статусом «Черновик». В ЗНО, в поле «Основание обязательства» (Рисунок 10), автоматически указывается ссылка на авансовый отчет. Документ ЗНО должен отражаться на рабочем месте визирования пользователя с ролью «Менеджер взаиморасчетов с подотчетными лицами».

Рисунок 10 Создание заявки на оплату для расчетов с подотчетными лицами

В типовом варианте программы 1С Управление холдингом 8, при частично незаполненных полях, заявку можно отправить на согласование, но на последнем этапе перед утверждением система выдаст ошибку и выполнить этап не получится. В таком случае заявку можно отклонить и отправить инициатору на доработку, после чего процесс согласования начнется заново. Доработан перечень полей, которые необходимо сделать обязательными для заполнения перед отправкой на согласование.

По ряду договоров ЗНО не должны попадать в реестр на оплату – они мигрируют в Axapta. По этим ЗНО в 1C:УХ из Axapta должна передаваться информация с фактом оплаты. Признак «Не выгружать» устанавливается в карточке договора. В Заявке на оплату поле «Назначение платежа» соответствует размерности поля «Назначение платежа» в Axapta (256 символов).

Заявки, сформированные на основании договоров без признака «Не выгружать», идут по обычному маршруту (Реестр платежей, Платежное поручение, Выгрузка в банк). На этапе загрузки банковской выписки, сформированные списания ДС, связанные с заявками, а также поступления ДС, создадут документ «Отражение фактических данных». Вся цепочка, включая документ «Отражение фактических данных», будет видна в договоре по нажатию кнопки «Связанные документы». Также все связанные документы с фактом будут видны и в ЗНО.

Платежи за третью сторону (альтернативный плательщик), платежи в пользу третьей стороны (альтернативный получатель), а также платежи за третью сторону в пользу третьей стороны (альтернативный плательщик и альтернативный получатель).

В типовом варианте программы 1С:УХ не предусмотрена возможность участия третьей стороны, а также совершение оплаты третьей компанией. Данный функционал будет полностью доработан (для ЗНО и документа «Плановое поступление ДС»).

После доработки системы "Управление холдингом" на форму документа добавятся поля (Рисунок 11):

·         Плательщик

·         Получатель

·         Флажок активности реквизитов (включается если платежи за третью сторону)

Договор подтягивается по полям «Организация» и «Контрагент».

Контроль лимитов осуществляется по полю «Организация».

Рисунок 11 Форма документа после доработки с участием третьей стороны

Заявка на оплату с видом платежа «Банковская карта»

В типовом функционале отсутствует вид платежа «Банковская карта». После доработки функционала появился переключатель «Банковская карта» (Рисунок 12), который влияет на набор полей на форме документа. Набор полей при данном виде аналогичен виду платежа «Наличный», поле «Касса» меняется на поле «Банковская карта», где указывается карточный счет.

Рисунок 12 Доработка переключателя "Банковская карта"  

4.      Выполненные доработки в 1С:УХ

Специалист компании «Кодерлайн»

Данила Гнатенко