Содержание:

1. Настройка и принципы планирования денежных потоков в 1С:КА

2. Формирование и корректировка планов поступлений и выплат в 1С:КА

Управление денежными потоками является одним из важнейших аспектов финансовой деятельности любой организации. Без четкого понимания предстоящих поступлений и выплат невозможно эффективно планировать деятельность, принимать стратегические решения о закупках, инвестициях или найме персонала. 1С:Комплексная автоматизация 2 предоставляет мощный инструментарий для формирования детализированных планов движения денежных средств, позволяя организациям заблаговременно прогнозировать свою ликвидность, оптимизировать расходы и управлять финансовыми рисками. В данной статье мы подробно рассмотрим, как в 1С:Комплексная автоматизация 2 настроить и использовать функциональность для планирования поступлений и выплат, а также какие возможности система предоставляет для анализа этих планов, обеспечивая тем самым прозрачность и контроль над финансовыми ресурсами.    

1. Настройка и принципы планирования денежных потоков в 1С:КА

Прежде чем приступить к формированию планов поступлений и выплат в 1С:Комплексная автоматизация 2, необходимо провести ряд подготовительных настроек. Это обеспечит корректность и полноту данных, используемых для планирования.

Ключевым элементом планирования денежных средств в системе являются Статьи движения денежных средств (ДДС). Они представляют собой классификацию всех поступлений и выплат по их экономическому содержанию (например, "Поступления от покупателей", "Оплата поставщикам", "Выплата заработной платы", "Налоги и сборы"). Для доступа к справочнику статей ДДС перейдите в раздел Казначейство → Настройки и справочники → Статьи движения денежных средств.

Для каждой статьи ДДС необходимо указать:

• Наименование: Понятное название статьи.
• Вид движения: Поступление или расход.
• Группа статей ДДС: Позволяет группировать статьи для более удобного анализа и формирования отчетов.
• Назначение платежа: Позволяет связать статью ДДС с конкретными видами документов (например, "Оплата поставщику").

Важно, чтобы структура статей ДДС максимально соответствовала потребностям вашего управленческого учета и позволяла детализировать денежные потоки до необходимого уровня.

Помимо статей ДДС для планирования используются статьи бюджетов. В 1С:Комплексная автоматизация 2 планирование денежных средств интегрировано с подсистемой бюджетирования. Перейдите в раздел Бюджетирование и планирование → Настройки и справочники → Виды бюджетов. Здесь настраиваются различные виды бюджетов, в том числе бюджет движения денежных средств (БДДС).

При настройке вида бюджета БДДС указываются:

• Периодичность: С какой периодичностью будет формироваться план (день, неделя, месяц, квартал).
• Сценарий: Позволяет создавать различные варианты планов (например, "Базовый", "Оптимистичный", "Пессимистичный").
• Структура бюджета: Определяет, какие статьи ДДС будут использоваться в данном бюджете, и как они будут группироваться. Здесь статьи ДДС связываются со статьями бюджетов.

Принципы формирования планов в 1С:Комплексная автоматизация 2 основаны на данных оперативного учета и прогнозных значениях. Система позволяет использовать различные источники данных для наполнения планов:

• Данные из документов оперативного учета: Например, заказы поставщикам и покупателям, накладные, счета на оплату.
• Бюджетные формы: Ручной ввод плановых значений.
• Правила по источникам данных: Автоматическое заполнение планов на основе настроенных правил (например, планировать поступления по отгрузкам с отсрочкой платежа).   

2. Формирование и корректировка планов поступлений и выплат в 1С:КА

Формирование планов поступлений и выплат в 1С:Комплексная автоматизация 2 осуществляется с помощью документов Экземпляр бюджета. Доступ к ним можно получить через раздел Бюджетирование и планирование → Бюджетирование → Экземпляры бюджетов.

1. Создание нового экземпляра бюджета: Создайте новый документ, выберите Вид бюджета (ваш настроенный БДДС) и Сценарий. Укажите Период планирования (например, месяц, квартал).
2. Заполнение данных:
• Автоматическое заполнение: Система позволяет заполнить плановые значения автоматически на основе настроенных правил по источникам данных. Например, вы можете настроить, чтобы система автоматически подтягивала планируемые поступления из заказов покупателей с учетом сроков оплаты или планируемые выплаты на основе заказов поставщикам. Это значительно сокращает ручной труд и повышает точность прогнозов.
• Ручной ввод: Для статей, которые не могут быть автоматизированы или требуют корректировки, предусмотрена возможность ручного ввода плановых значений. Вы можете детализировать плановые поступления и выплаты по дням, неделям или месяцам в зависимости от периодичности вашего бюджета.
• Копирование из предыдущих периодов: Можно скопировать данные из планов прошлых периодов и скорректировать их.
3. Детализация по аналитике: Планы можно детализировать по различным аналитическим разрезам, таким как:
• Подразделения: Планирование денежных потоков по каждому подразделению.
• Проекты: Планирование поступлений и выплат в разрезе конкретных проектов.
• Контрагенты: Прогнозирование поступлений от ключевых покупателей и выплат основным поставщикам.
• ЦФО (Центры финансовой ответственности): Для контроля денежных потоков по каждому ЦФО.
• Виды деятельности: Если ведется раздельный учет по видам деятельности.

Корректировка планов

Жизнь предприятия динамична, и первоначальные планы могут требовать корректировок. 1С:Комплексная автоматизация 2 предоставляет гибкие возможности для изменения плановых значений:

• Ручная корректировка: Любые плановые показатели в документе Экземпляр бюджета могут быть вручную скорректированы в любое время.
• Использование дополнительных экземпляров бюджета: Можно создать новый экземпляр бюджета для той же периодичности и сценария, чтобы отразить корректировки, при этом сохраняя первоначальный план для анализа отклонений.
• Формирование нескольких сценариев: Создание оптимистичного, пессимистичного и базового сценариев позволяет оценить влияние различных факторов на денежные потоки и быть готовым к разным ситуациям.

После формирования и утверждения планы поступлений и выплат являются основой для формирования платежного календаря и контроля фактических денежных потоков.

Анализ выполнения планов

Для анализа и контроля выполнения планов поступлений и выплат в 1С:Комплексная автоматизация 2 предусмотрены различные отчеты, доступные в разделе Бюджетирование и планирование → Отчеты по бюджетированию:

• Отчет по бюджету движения денежных средств (БДДС): Этот отчет позволяет сравнить плановые и фактические показатели движения денежных средств. Вы можете детализировать данные по статьям ДДС, подразделениям, периодам и сценариям. Отчет наглядно демонстрирует отклонения факта от плана, что помогает выявить причины невыполнения или перевыполнения плана.
• Платежный календарь: Хотя это не отдельный отчет, а скорее инструмент, он позволяет визуализировать плановые поступления и выплаты в разрезе дней, что критически важно для оперативного управления ликвидностью. Платежный календарь формируется на основе данных оперативного учета (заказы, счета) и утвержденных планов.
• Анализ доступных денежных средств: Позволяет увидеть прогноз остатков денежных средств на банковских счетах и в кассах с учетом всех плановых и фактических операций.

В условиях динамично меняющейся экономической среды способность компании эффективно управлять своими денежными потоками становится не просто важным, а критически значимым фактором для выживания и развития. 1С:Комплексная автоматизация 2 предлагает комплексный и гибкий инструментарий, который выходит далеко за рамки простого учета фактических операций. Это мощная платформа для построения целостной системы финансового менеджмента, где планирование поступлений и выплат занимает центральное место.

Систематическое использование функционала планирования денежных средств позволяет предприятиям не только отслеживать текущее финансовое состояние, но и формировать глубокое понимание будущих денежных потоков. Такой проактивный подход дает возможность заблаговременно выявлять потенциальные кассовые разрывы и принимать превентивные меры, будь то корректировка графика платежей, привлечение краткосрочного финансирования или оптимизация дебиторской задолженности. Это минимизирует риски потери ликвидности и обеспечивает бесперебойную работу предприятия.

Более того, детальное планирование денежных потоков, реализованное в 1С:Комплексная автоматизация 2, становится основой для оптимизации использования свободных денежных средств. Предприятие может рационально распределять ресурсы, направляя излишки на наиболее выгодные инвестиции, погашение дорогостоящих кредитов или создание резервных фондов. Это способствует повышению общей финансовой эффективности и максимизации прибыли.

Не менее важным аспектом является усиление финансовой дисциплины внутри компании. Четкие планы поступлений и выплат, детализированные по подразделениям, проектам и контрагентам, формируют прозрачную систему ответственности. Руководители подразделений и менеджеры получают ясные ориентиры и инструменты для контроля за выполнением своих финансовых обязательств, что способствует повышению эффективности работы каждого звена предприятия.

Наконец, данные, полученные в результате планирования и анализа денежных потоков, становятся надежной базой для принятия обоснованных управленческих решений. Будь то планирование расширения бизнеса, запуск нового проекта, изменение ценовой политики или реструктуризация расходов – каждое стратегическое решение может быть взвешено с учетом его влияния на будущие денежные потоки, что минимизирует риски и повышает вероятность успешной реализации задуманного.

Таким образом, функциональность 1С:Комплексная автоматизация 2 по формированию планов поступлений и выплат – это не просто набор отчетов, а стратегический инструмент, который помогает предприятиям не только выживать в условиях экономической неопределенности, но и уверенно двигаться вперед, достигая поставленных финансовых целей. Комплексное и систематическое применение этих возможностей позволяет компаниям превратить управление денежными потоками из рутинной операции в мощный рычаг для устойчивого развития и повышения конкурентоспособности.

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Екатерина Калабина