Содержание:

В системе 1С: Документооборот, начиная с версии 2.1.21, реализован функционал автоматической отправки задач в соответствии с установленным графиком работ по проекту.

Особенности процесса:

· система самостоятельно формирует и направляет задачи исполнителям;

· рассылка осуществляется в строгой привязке к расписанию;   

· исключается необходимость ручного контроля руководителем проекта за рассылкой поручений.

1. Настройка автоматического режима выполнения проектных задач в системе 1С: Документооборот

Перед началом работы следует зайти в карточку проекта в системе 1С: Документооборот и проверить корректность указания ответственных исполнителей и временных параметров.

Затем на закладке «Настройки» выставить флаг у строки «Автоматически отправлять проектные задачи на исполнение».

Автоматически отправлять проектные задачи на исполнение

Первая задача отправляется руководителем вручную для обеспечения контроля над началом проекта. Дальнейшие задачи будут передаваться системой автоматически после успешного завершения предыдущих этапов и перевода предшествующей задачи в статус «Выполнена».

Программа отслеживает смену статусов и самостоятельно инициирует следующие этапы. При этом руководитель может вмешаться в процесс в любой момент.   

2. Технические особенности автоматизации управления задачами в 1С: Документооборот

При обнаружении нескольких задач, готовых к старту, система инициирует их одновременное выполнение.

План проекта

Задачи отбираются по нескольким критериям:

1. Исключаемые задачи

К ним относятся вехи (контрольные точки проекта), суммарные (агрегированные) задачи и группирующие элементы структуры работ.

2. Статусы

Задачи, уже находящиеся в работе – пропускаются.

Завершенные этапы также исключаются из обработки.

3. Исполнители

Наличие назначенных ответственных лиц – обязательное условие. При отсутствии исполнителей система:

· приостанавливает автоматизацию процесса,

· формирует уведомление для руководителя проекта – по электронной почте, через всплывающие оповещения в интерфейсе, во внутреннем чате,

Не указан исполнитель проектной задачи

· ожидает ручного назначения ответственных сотрудников.

Также должны быть указаны даты начала и завершения работ.

В 1С предусмотрено распределение одной задачи между несколькими исполнителями. Отправка такого задания может осуществляться:

параллельно, то есть одновременно всем ответственным сотрудникам,

последовательно – по цепочке, где следующий исполнитель получает задачу после завершения этапа предыдущим.

Для руководителей проектов в системе реализовано специализированное окно «Задачи по проектам», обеспечивающее детализированный контроль за:

· Текущими задачами – группировка происходит по статусам «в работе», «на проверке» и так далее, здесь же отображается прогресс выполнения,

· Просроченными задачами – фильтрация по степени задержки, автоматическое выделение критических позиций,

· Распределением задач по участникам проектов – наглядное представление загрузки сотрудников в разрезе проектов, анализ разделения задач между командой.

На основе этих данных в 1С: ДО руководитель может оценить текущий прогресс по каждому проекту, выявить уязвимые места в процессах исполнения, оптимизировать ресурсы между задачами и своевременно среагировать на риски просрочек.

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Марина Анапольская