Зарплатный проект в 1С ЗУП

Содержание:

1.      Зачем нужен зарплатный проект в 1С 8.3?

2.      Выплата заработной платы через банк

3.       Обработка 1С 8.3 «Обмен с банками по зарплатным проектам» 

1.      Зачем нужен зарплатный проект в 1С 8.3?

Зарплатный проект (далее ЗП) – это услуга банка по зачислению выплат работнику организацией на лицевые счета (далее ЛС) работников, открытые для этого в данном банке.

Сегодня большинство организаций заключают такой договор с банком. У ЗП есть множество преимуществ перед другими способами выдачи выплат сотруднику как для организации, так и для самих работников. Для организации – это уменьшение количества бумажных документов, трат времени на посещение банка, хорошая репутация руководства в глазах подчиненных. А для сотрудников – полезные бонусы от банка как для участников ЗП: снижение ипотечной ставки и потребительских кредитов, оформление дополнительных карт на членов семьи, круглосуточная консультационная помощь.

Поскольку это услуга актуальна для организаций, 1С не могли оставить ее без внимания – в программах платформы 1С:Предприятие 8 появилась возможность работать с ЗП.

В 1С ЗУП 8.3 зарплатный проект реализован по следующей схеме:

Отметим, что сегодняшний рынок предлагает немало ЗП, поэтому банки стараются предоставлять наиболее удобное и простое программное обеспечение, в которое встроен максимум операций. Из-за этого на текущий момент редко встречаются ЗП, в которых выплаты происходят без использования электронного документооборота с банком. Но так как вариант этот все-таки возможен, далее рассмотрим и его тоже.

Первоначально надо ввести необходимые данные:

1. Данные "зарплатного" счета в банке;

2.  Вариант выплаты зарплаты в карточке организаций;

3. Исключить редактирование уже отправленных документов и их повторную отправку.

Этот шаг не стоит игнорировать, так как от ошибок никто не застрахован, к сожалению.

После настройки программы можно начинать работать с Зарплатным проектом в 1С ЗУП. Как и было указано, ранее рассмотрим два варианта работы.  

2.      Выплата заработной платы через банк

Разберем процесс выплаты заработной платы через банк без использования электронного документооборота и обработки.

Вначале необходимо заполнить сведения по ЛС, открытым в рамках Зарплатного проекта 1С ЗУП. Если ЛС уже открыты или не поддерживается обмен данными об их открытии с банком, это делается вручную.

Также заполнение сведений возможно через заявки на открытие ЛС работников, то есть при поддержке в электронном обмене данными с банком об открытии ЛС.

Данный документ дает возможность заполнить заявку на нескольких сотрудников. При нажатии кнопки «Заполнить» таблица с сотрудниками автоматически заполнится карточками работников, у которых на дату документа не открыт ЛС.

Ручное заполнение также возможно. По кнопке «Выгрузить файл» необходимо сформировать файл с данными заявки. Он сохранится в формате XML под автоматически присвоенным программой именем в указанном каталоге. Далее отправляем файл в банк. Таким же образом (в виде файла) придёт подтверждение из банка. Получив ответ, его необходимо загрузить в документ «Заявка на открытие лицевых счетов». Делаем это по ссылке «Загрузить подтверждение из банка». Результатом данного действия будет вновь созданный документ «Подтверждение открытия лицевых счетов сотрудников» в разделе «Выплаты → Документы обмена с банками».

Далее переходим непосредственно к выплате зарплат. Для этого создается документ «Ведомость в банк».

В поле «Зарплатный проект» в 1С ЗУП 8.3 необходимо указать ЗП. Для автоматического заполнения проекта работниками, у которых ЛС открыты в рамках указанного в 1С 8 ЗП необходимо нажать на кнопку «Заполнить». Так как у сотрудника может быть открыто несколько ЛС по разным ЗП, в данный документ автоматически попадут те, у кого в карточке указан определенный ЗП как основной. Недостающие карточки сотрудников можно добавить по кнопке «Подобрать».

Внимание! При проведении ведомости фиксируется факт выплаты зарплаты, то есть задолженность организации перед работником закрывается. Также фиксируется НДФЛ перечисленный и может фиксироваться НДФЛ удержанный.

По кнопке «Печать» распечатываем ведомость, если это необходимо. Также это делаем, если с банком в рамках 1с 8 ЗП не поддерживается электронный документооборот. После распечатки ведомости ее отдаем в банк лично.

Внимание! Если, электронный документооборот с банком не поддерживается, и от банка поступило сообщение о том, что переданная сумма не была перечислена, данный факт нужно занести в программу вручную. Для этого создаем документ «Сведения о незачисленной зарплате» («Выплаты → Сведения о незачисленной зарплате»).

Если электронный обмен документами с банком поддерживается, то необходимо сформировать файл по кнопке «Выгрузить файл». Он сохранится в формате XML под автоматически присвоенным программой именем в указанном каталоге. Данный файл необходимо передать в банк по каналу связи. Подтверждения с результатами зачисления придет в файле. Данный файл необходимо загрузить либо из самой ведомости по ссылке «Загрузить подтверждение из банка», либо с помощью документа «Подтверждение зачисления зарплаты» («Выплаты → Документы обмена с банками»).

Внимание! В файле может содержаться информация о неполном зачисление выплат сотрудникам. Тогда этим документом будет произведена корректировка по соответствующим работникам: зарплата будет считаться невыплаченной, а НДФЛ – неудержанным.  

3.      Обработка 1С 8.3 «Обмен с банками по зарплатным проектам»

Разберем, как работать с использованием обработки 1С 8.3 "Обмен с банками по зарплатным проектам".

Данный вариант представляется наиболее предпочтительным, так как все инструменты для работы с ЗП находятся в одном окне, вследствие чего он более информативен и удобен.

Обработка в рамках ЗП позволяет:

·         работать с ЛС (формировать заявки на открытие и закрытие ЛС);

·         работать с ведомостями (выгружать, загружать);

·         отслеживать процессы работы;

·         следить за текущей ситуацией.

Говоря о вводе сведений о лицевых счетах сотрудников 1С ЗУП следует отметить, что ЛС сотрудников могут быть как уже открыты, так и не открыты, поэтому рассмотрим оба варианта.

 Ввод сведений об уже открытых ЛС

В разделе «Открытие лицевых счетов» по кнопке «Ввести лицевые счета» открываем специальную форму «Ввод лицевых счетов». По кнопке «Добавить» нужно добавить сотрудника и указать ЛС. Таким образом в табличную часть этой формы можно ввести ЛС множества сотрудников.

 Открытие новых ЛС

В разделе «Открытие лицевых счетов» табличная часть автоматически заполняется карточками работников, по которым еще не открыты ЛС в рамках текущего Зарплатного проекта в 1С ЗУП.

Заметим, что если какие-то работники не желают открывать ЛС, то заполнение заявки по ним можно отложить нажатием на ссылку «Отложить». В дальнейшем, при принятии положительного решения об открытии лицевых счетов в 1С, их можно будет включить в заявку, нажав «Возобновить».

Если сотрудник дал согласие на открытие лицевого счета в 1С ЗУП, его нужно включить в заявку, предварительно заполнив анкету (кнопка «Редактировать анкету»). Откроется специальная форма, в которой нужно будет проверить автоматически заполненные поля и отредактировать данные при необходимости. Если все поля анкеты заполнены правильно, то в строке таблицы напротив имени сотрудника появится надпись «Готов к выгрузке».

После подготовки анкет необходимо отправить данные в банк, нажав последовательно на «Выгрузить файл» и «Отправить в банк». После этого напротив имени сотрудника в списке появится соответствующая надпись, сигнализирующая об успешной выгрузке.

После обработки банк отправит результат выполнения операции в виде файла, который надо загрузить, нажав на кнопку «Загрузить подтверждения». Автоматически создастся документ «Подтверждение открытия лицевых счетов сотрудников» в разделе «Выплаты → Документы обмена с банками». Возможно, возникнет ситуация, что по некоторым сотрудникам по какой-то причине ЛС не были открыты. Тогда данные сотрудники остаются в списке. По ним можно оформить новую заявку по ссылке «Оформить повторно», уточнив причину отрицательного ответа и исправив некорректные данные.

 Формирование файла для передачи в банк в электронном виде

В разделе «Зачисление зарплаты» показываются документы «Ведомости в банк». Напомним, что предварительно эти ведомости необходимо создать в разделе «Выплаты → Ведомости». В строке ведомости, которая готова к отправке будет указано «Готов к выгрузке». Тогда по ней можно формировать файл на отправку. По кнопке «Выгрузить файл» будет выгружена в отдельный файл отдельная ведомость. Если несколько ведомостей нужно объединить в одну, их можно выделить в списке и нажать на кнопку «Платежное поручение».

При успешной выгрузке надпись «Готов к выгрузке» напротив ведомости поменяется на «Выгружен в банк».

После обработки банк отправит файл результата, который нужно будет загрузить нажатием на кнопку «Загрузить подтверждения». При этом автоматически создастся документ «Подтверждение зачисления зарплаты» («Выплаты → Документы обмена с банками»).

Если все прошло успешно, строка ведомости просигнализирует: «Зачислено полностью». Сообщение «Не зачислено» появляется, если никому из ведомости не произошла выплата. «Зачислено с ошибками» – выплаты прошли частично. Если выплаты не были переведены по некоторым сотрудникам, то по ним по кнопке «Оформить повторно» нужно создать новую ведомость к отправке. Если по какой-то ведомости не было ни одного перечисления, то по ссылке «Оформить повторно» ведомость можно отправить заново.

 Закрытие ЛС

Также в данной обработке реализован порядок закрытия лицевых счетов при условии, что происходит обмен файлами формата 3.3. Раздел «Закрытие лицевых счетов» автоматически будет заполнен списком уволенных сотрудников, по которым был открыт ЛС в рамках данного ЗП. Здесь формируются заявления на закрытие лицевых счетов и в дальнейшем отправляются в банк. Алгоритм работы с файлом аналогичен предыдущим шагам при работе с данной обработкой.

Специалист компании «Кодерлайн»

Лариса Юнусова