Содержание:
1. Сравнение функционала 1С ПРОФ и КОРП2. Что общего в 1С ПРОФ и КОРП
При выборе системы для автоматизации документооборота обязательно появляются вопросы: программное обеспечение какого разработчика выбрать, какая версия программы больше подойдет для нашей компании, какой функционал нужен для работы и т.д.
Изучая линейку программных продуктов компании 1С, пользователь столкнется с четырьмя версиями ПО, предназначенного для автоматизации системы документооборота в компании: 1С:Документооборот КОРП, 1С:Документооборот ПРОФ, 1С:Документооборот государственного учреждения и 1С:Document Management.
1С:Документооборот КОРП, 1С:Документооборот государственного учреждения, 1С:Document Management – версии, идентичные по функционалу. Отличия состоят в следующем: в 1С:ДО ГУ используется в интерфейсе и информационной справке терминология, применяемая в работе госучреждений; в 1С:Document Management предусмотрена возможность работать в английском интерфейсе (программа будет удобна для компаний с иностранными сотрудниками или иностранными контрагентами в 1С, которым необходим доступ в систему).
Рассмотрим, чем функционально схожи и чем отличаются 1С:Документооборот КОРП и 1С:Документооборот ПРОФ. В сравнительной таблице обобщены возможности работы с документами и событиями в 1С:ДО.
1. Сравнение функционала 1С ПРОФ и КОРП
Таблица 1. Сравнение функционала 1С КОРП и ПРОФ
Подсистема |
Функционал, доступный в 1С ДО КОРП / 1С ДО ПРОФ |
1С ПРОФ: отсутствует функционал по сравнению с 1С КОРП |
Работа с документами и файлами в 1С |
- учет документов по типам: входящие, исходящие, внутренние документы (создание, регистрация документов, использование разнообразных фильтров для отбора конкретных документов в журнале учета); - учет документов по организациям, вопросам деятельности; - учет договоров (нумерация, задание шаблона различных видов договоров, работа с версиями текста, согласование, отслеживание подписания контрагентом, отслеживание этапов исполнения договора, информация о хранении); - задание видов документов в 1С (приказ, регламент, письмо, заявление на отпуск, акт скрытых работ и т.д.) и их шаблонов; - отслеживание состояния статусов обработки документов (согласование, утверждение, рассмотрение, регистрация, исполнение); - формирование из разрозненных документов комплектов и выполнение действий с комплектами (исполнение, печать, сохранение на диске); - хранение проектов документов, скан-версий бумажных документов; - создание связей между документами; - быстрый поиск документов в 1С; - переход из карточки документа к связанным объектам (файлы, переписка, процессы и пр.); - сканирование документов; - учет и контроль передачи документов.
|
- учет документов в разрезе проектов; - формирование и учет многосторонних договоров; - множественные состояния документов (информация об исполненных и текущем статусе документа); - присваивание штрихкода документам и файлам; - потоковое сканирование документов с автоматическим распознаванием штрихкодов; - печать регистрационного штампа на входящих и исходящих документах; -учет этапов обработки документов (возможность задать порядок работы с документом в процессе его создания, согласования, подписания, исполнения: по сути это встроенный в карточку в 1С документа шаблон процесса выполнения работ по документу со сроками исполнения каждого этапа).
|
Работа с процессами и задачами в 1С
|
- предусмотрены готовые простые настраиваемые процессы: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, ознакомление; - создание составных процессов для обработки всех видов документов в 1С (из простых процессов можно составить связанную цепочку для более сложной обработки какого-либо документа); - возможность создания шаблонов для повторяющихся процессов.
|
- комплексные процессы (позволяют создать цепочку действий из разных по: создание документа, согласование, выполнение оплаты или поставки и т.д); - принятие задач к исполнению (возможность выбора исполнителя и фиксирование времени принятия к исполнению); - условия маршрутизации процессов; - автозапуск периодически повторяющихся процессов; - постановка на контроль задач, документов и пр. |
Использование электронной подписи в 1С |
- формирование ЭЦП для каждого пользователя электронной подписи в 1С; - работа с разными провайдерами ЭЦП в 1С; - шифрование, проверка сертификата, сохранение пароля сертификата ЭЦП в 1С; - подписание группы файлов ЭЦП в 1С.
|
возможности идентичны
|
Проектный учет
|
- планирование проекта; - задание маршрута процесса согласования и утверждения проекта; - учет документов, процессов по проекту; - постановка и контроль выполнения задач по проекту; - планирование и учет трудозатрат по проекту; - отчетность по проекту (графики, таблицы); - настройка прав доступа к документам в 1С и отчетам по проекту.
|
подсистема отсутствует
|
Ведение нормативно-справочной информации
|
- справочник "Виды документов в 1С" (позволяет формировать библиотеку видов документов в 1С, используемых на предприятии); - справочник "Виды работ" (позволяет классифицировать работы, выполняемые пользователями, с целью детализации использования рабочего времени); - справочники, описывающие организацию работы в компании: "Должности", "Организации", "Рабочие группы", "Структура предприятия"; - справочник "Инструкции" (позволяет классифицировать и хранить в базе инструкции и регламенты компании); - справочник "Настройки связей" (позволяет формировать библиотеку видов связей для объединения документов в связанные группы); - ведение учета в разрезе номенклатуры дел; - создание учетных записей передачи дел в архив, уничтожения дел; - учет и настройка списков рассылки по контрагентам; - возможность выведения на просмотр всех документов по контрагенту.
|
- онлайн-проверка контрагента через базу ФНС, авто заполнение реквизитов; - категоризация данных (возможность присвоить дополнительные характеристики объектам, для более удобной группировки и поиска); - регистрация мест хранения бумажных документов.
|
Уведомления в 1С |
- подписки на уведомления в 1С о событиях (программа в соответствии с настройками сообщает о событиях, значимых для пользователя); - подписка на уведомления в 1С по объектам (программа в соответствии с настройками уведомляет пользователя о событиях по конкретному объекту: письму, договору, задаче и т.д.); - уведомления в 1С могут происходить по SMS, всплывающим окном, на электронную почту.
|
возможности идентичны
|
Учет рабочего времени
|
- учет времени и видов выполняемых работ по отдельным пользователям документом "Ежедневный отчет"; - возможность формировать отчеты о затратах времени по видам работ, по подразделениям.
|
возможности идентичны
|
Работа с мероприятиями
|
- учет, планирование, организация, протоколирование, контроль выполнения решений мероприятий.
|
подсистема отсутствует
|
Рабочий календарь пользователя
|
- планирование рабочего времени, встреч, мероприятий и пр. как для отдельного пользователя, так и для группы пользователей.
|
подсистема отсутствует
|
Встроенная почта в 1С:Документооборот
|
- почта хранится на сервере 1С:ДО; - обладает полноценными возможностями развитых почтовых систем; - внутренняя переписка сотрудников идет через систему компании; - письма являются для 1С:ДО объектами системы, на основании которых можно запускать процесс, создавать документ, связывать с другими документами, включать в календарь, мероприятия и пр.; - возможность автоматически создавать документы из писем почты в 1С:Документооборот; - учет переписки по отдельным проектам; - руководители могут видеть письма подчиненных в почте 1С:Документооборот; - поддержка протокола безопасности связи SSL.
|
подсистема отсутствует
|
Другие возможности
|
- готовая интеграция с 13 типовыми конфигурациями ПО 1С (синхронизация данных, обмен данными, бесшовная интеграция); - "легкая" почта (данные переписки не хранятся в 1С:ДО; на основании входящих писем можно создавать документы системы; на основании документов и объектов системы можно создавать исходящие письма). |
- мобильное приложение; - обмен документами по системе ЭДО с внешними контрагентами; - синхронизация НСИ с другим ПО 1С.
|
Из данных таблицы видно, что в 1С ПРОФ отсутствует возможность планирования и учета объектов по проектам, мероприятиям, рабочим календарям. А у средней или небольшой компании скорее всего в год случается до 5-10 несложных проектов и мероприятий, и безусловно за любыми событиями, задачами или документами необходимо следить и управлять. Но потребность в автоматизации возникает только при большом количестве объектов для контроля.
Такой же логикой руководствовался разработчик и при ограничении функционала 1С:Документооборот ПРОФ в других подсистемах:
- штрихкодирование документов и потоковое сканирование существенно упростят работу при большом ежедневном потоке документов;
- дополнительные возможности по работе с процессами (возможность выбора исполнителя и фиксирование времени принятия к исполнению; возможность изменять маршрут процесса в зависимости от соблюдения / не соблюдения условия; возможность создавать сложные многоходовые процессы из разных документов и задач) необходимы при наличии разветвленной организационной структуры и сложно организованных процессах работы;
- отслеживать места хранения документов нет необходимости, если все документы можно уместить в одном-двух шкафах в бухгалтерии;
- если в день пользователю на согласование приходит 1-2 документа/задачи, то в использовании мобильного приложения нет необходимости;
- скорее всего необходимость вынести отдельные вопросы в выделенный список для контроля необходимости не возникнет, если у пользователя в отработке одновременно находится не 10-20 задач, а 3-5.
2. Что общего в 1С ПРОФ и КОРП
При этом в обеих версиях программы предоставлены широкие возможности для создания документов, фиксирования схем движения документов.
Программы 1С:ДО позволят оперативно отвечать на такие вопросы: когда документ поступил в компанию, кому было дано поручение решить вопрос, был ли написан ответ, когда и кем был написан. Программы помогут быстро найти нужное письмо или договор, посмотреть переписку по определенному вопросу или с конкретным поставщиком или заказчиком.
Программа выступает единым архивным хранилищем для документов и переписки. Это создает единое информационное пространство для всех сотрудников, убирает необходимость дублирования информации, ускоряет и облегчает ее поиск (есть многочисленные примеры, когда каждый отдел для себя создает свои собственные электронные архивы документов, а иногда и внутри отдела каждый сотрудник для себя создает такой архив).
Возможность создавать шаблоны документов в 1С и связанные пакеты документов может серьезно уменьшить время на подготовку документации для компаний по таким вопросам как: подготовка тендерной документации, исполнительной документации, подготовка пакетов документов на получение кредитов или банковских гарантий и пр.
Для компаний со сложными процессами и большим объемом документооборота функционала 1С:ДО ПРОФ будет недостаточно, но выбор этой программы будет оптимальным в случае простой организационной структуры, относительно небольшого числа сотрудников и операций.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Волынец Олеся