1. Учет расчетов с подотчетными лицами в 1С:ERP 2
2. Отражение расчетов с подотчетными лицами в 1С:ERP 2
3. Регламент работы с документом «Авансовый отчет» в 1С:ERP 6
4. Сервисные возможности системы ERP 8
5. Мультивалютный учет подотчетных лиц в ERP 9
1. Учет расчетов с подотчетными лицами в 1С:ERP
В нашей статье рассмотрим порядок работы с подотчетными лицами в системе ERP.
Углубляться в методологию не будем, т.к. об этом написано много статей в интернете и рекомендательных писем Минфина.
Остановимся только на том, что при отправлении сотрудника в командировку предприятие должно возмещать следующие расходы:
- расходы на проезд;
- расходы на проживание;
- суточные расходы;
- иные расходы, которые согласованы с работодателем.
При командировке сотрудника за рубеж, возмещаются еще дополнительные расходы:
Рассмотрим более подробно, как реализовано в системе ERP отражение операций с подотчетными лицами.
2. Отражение расчетов с подотчетными лицами в 1С:ERP
Для контроля авансовых отчетов в разрезе статей ДДС, в разделе Казначейство в подсистеме НСИ, нужно включить следующие настройки: контролировать выдачу под отчет в разрезе целей:
При использовании на предприятии заявок на расход денежных средств, в подсистеме «Казначейство» необходимо сформировать документ «Заявка на расходование денежных средств».
В качестве аванса подотчетному лицу могут быть выданы и денежные документы, например, билеты на проезд, марки и т.д. Более подробно можно прочитать о денежных документах в законе № 402-ФЗ.
3. Регламент работы с документом «Авансовый отчет» в 1С:ERP
Формирование Авансовых отчетов расположено в подсистеме Казначейство в разделе «Подотчетники».
Расходы подотчетного лица заполняются на закладке Расходы:
В случае приобретения товаров (услуг) через поставщика подотчетным лицом, в авансовом отчете требуется заполнить вкладку «Оплата поставщикам». На этой вкладке подбирается документ «Поступление товаров и услуг».
Функция контроля включается в подсистеме НСИ в разделе Казначейство.
В Авансовом отчете предусмотрены статусы: Подготовлен и Утвержден.
Статус «Подготовлен» обычно используется при заполнении авансового отчета подотчетным лицом.
Проверка и согласование документа осуществляется бухгалтером. Также бухгалтер вносит недостающую информацию о статье расходов подотчетного лица и контролирует, к какому виду деятельности относятся расходы. Бухгалтер после проверки и корректировки документа устанавливает статус «Утвержден».
Если сумма в Авансовом отчете не соответствует предоставленным бухгалтеру бумажным документам, то бухгалтер вправе не согласовать документ. Для этого на закладке Расходы предусмотрено поле «Отклонено по причине».
4. Сервисные возможности системы ERP
Есть возможность разбить строки с помощью кнопки
(Разбить строки) на панели инструментов табличной части документа.Также предусмотрены дополнительные команды при оформлении авансового отчета:
• Перенести строку в оплаты поставщикам;
• Перенести строку в расходы;
5. Мультивалютный учет подотчетных лиц в ERP
При оформлении авансового отчета расходы и оплаты поставщикам можно указывать как в одной валюте, установив режим «В одной валюте», так и в нескольких – режим «Мультивалютный». Выбор режима выполняется на закладке Основное в форме документа Авансовый отчет.
При одновалютном режиме информация о расходах и оплатах поставщикам вводится в той валюте, которая указана в авансовом отчете на закладке Основное.
При установке мультивалютного режима информация об израсходованных подотчетным лицом денежных средствах и оплатах поставщикам указывается в той валюте, которая указана в колонке Валюта на закладках Расходы и Оплата поставщикам.
Информация о конвертации валюты заполняется подотчетным лицом на закладке Конвертация валюты. Здесь можно указать, какая валюта и по какому курсу приобретена подотчетным лицом.
Основные сценарии конвертации валюты:
- денежные средства получены подотчетным лицом в рублях, и произведен обмен для поездки в другую страну;
- денежные средства получены подотчетным лицом в иностранной валюте. Израсходовано меньше ДС, нежели было выдано, но вернуть денежные средства необходимо в рублях. И наоборот: израсходовано больше ДС, чем было выдано, а организации нужно возместить перерасход в российских рублях.
Юлия Прохорова,
Консультант-аналитик компании ООО “Кодерлайн”.
