1. Учет расчетов с подотчетными лицами в 1С:ERP 2
2. Отражение расчетов с подотчетными лицами в 1С:ERP 2
3. Регламент работы с документом «Авансовый отчет» в 1С:ERP 6
4. Сервисные возможности системы ERP 8
5. Мультивалютный учет подотчетных лиц в ERP 9
1. Учет расчетов с подотчетными лицами в 1С:ERP
В нашей статье рассмотрим порядок работы с подотчетными лицами в системе ERP.
Углубляться в методологию не будем, т.к. об этом написано много статей в интернете и рекомендательных писем Минфина.
Остановимся только на том, что при отправлении сотрудника в командировку предприятие должно возмещать следующие расходы:
- расходы на проезд;
- расходы на проживание;
- суточные расходы;
- иные расходы, которые согласованы с работодателем.
При командировке сотрудника за рубеж, возмещаются еще дополнительные расходы:
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/f79/2222222222222222.png)
Рассмотрим более подробно, как реализовано в системе ERP отражение операций с подотчетными лицами.
2. Отражение расчетов с подотчетными лицами в 1С:ERP
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/b05/1.png)
Для контроля авансовых отчетов в разрезе статей ДДС, в разделе Казначейство в подсистеме НСИ, нужно включить следующие настройки: контролировать выдачу под отчет в разрезе целей:
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/3ff/2a.png)
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/366/2b.png)
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/988/3.png)
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/fed/4.png)
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/59e/5.png)
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/1fa/6.png)
При использовании на предприятии заявок на расход денежных средств, в подсистеме «Казначейство» необходимо сформировать документ «Заявка на расходование денежных средств».
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/3c6/7.png)
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/f71/7b.png)
В качестве аванса подотчетному лицу могут быть выданы и денежные документы, например, билеты на проезд, марки и т.д. Более подробно можно прочитать о денежных документах в законе № 402-ФЗ.
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/943/8.png)
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/c79/9.png)
3. Регламент работы с документом «Авансовый отчет» в 1С:ERP
Формирование Авансовых отчетов расположено в подсистеме Казначейство в разделе «Подотчетники».
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/4b1/10.png)
Расходы подотчетного лица заполняются на закладке Расходы:
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/b38/11.png)
В случае приобретения товаров (услуг) через поставщика подотчетным лицом, в авансовом отчете требуется заполнить вкладку «Оплата поставщикам». На этой вкладке подбирается документ «Поступление товаров и услуг».
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/0f5/12.png)
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/31b/111111111111111111111.png)
Функция контроля включается в подсистеме НСИ в разделе Казначейство.
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/3a1/13.png)
В Авансовом отчете предусмотрены статусы: Подготовлен и Утвержден.
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/5f5/14.png)
Статус «Подготовлен» обычно используется при заполнении авансового отчета подотчетным лицом.
Проверка и согласование документа осуществляется бухгалтером. Также бухгалтер вносит недостающую информацию о статье расходов подотчетного лица и контролирует, к какому виду деятельности относятся расходы. Бухгалтер после проверки и корректировки документа устанавливает статус «Утвержден».
Если сумма в Авансовом отчете не соответствует предоставленным бухгалтеру бумажным документам, то бухгалтер вправе не согласовать документ. Для этого на закладке Расходы предусмотрено поле «Отклонено по причине».
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/3ab/bezymyannyy.png)
4. Сервисные возможности системы ERP
Есть возможность разбить строки с помощью кнопки
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/810/16.png)
Также предусмотрены дополнительные команды при оформлении авансового отчета:
• Перенести строку в оплаты поставщикам;
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/fc7/17.png)
• Перенести строку в расходы;
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/47d/18.png)
5. Мультивалютный учет подотчетных лиц в ERP
При оформлении авансового отчета расходы и оплаты поставщикам можно указывать как в одной валюте, установив режим «В одной валюте», так и в нескольких – режим «Мультивалютный». Выбор режима выполняется на закладке Основное в форме документа Авансовый отчет.
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/5ac/19.png)
При одновалютном режиме информация о расходах и оплатах поставщикам вводится в той валюте, которая указана в авансовом отчете на закладке Основное.
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/c3b/20.png)
При установке мультивалютного режима информация об израсходованных подотчетным лицом денежных средствах и оплатах поставщикам указывается в той валюте, которая указана в колонке Валюта на закладках Расходы и Оплата поставщикам.
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/f69/21.png)
Информация о конвертации валюты заполняется подотчетным лицом на закладке Конвертация валюты. Здесь можно указать, какая валюта и по какому курсу приобретена подотчетным лицом.
![](https://www.koderline.ru/upload/iblock/50a/22.png)
Основные сценарии конвертации валюты:
- денежные средства получены подотчетным лицом в рублях, и произведен обмен для поездки в другую страну;
- денежные средства получены подотчетным лицом в иностранной валюте. Израсходовано меньше ДС, нежели было выдано, но вернуть денежные средства необходимо в рублях. И наоборот: израсходовано больше ДС, чем было выдано, а организации нужно возместить перерасход в российских рублях.
Юлия Прохорова,
Консультант-аналитик компании ООО “Кодерлайн”.