Содержание:
1. Учет и своевременное исполнение каждого заказа покупателя в 1С.
2. Заказываемые товары и услуги. Цены, скидки 1С.
6. Выставление счета на оплату.
7. Исполнение заказа и оформление соответствующих документов.
8. Контроль исполнения заказа и обязательств.
10. Возвраты от покупателей в 1С.
11. Отчеты по продажам в 1С. Оценка работы менеджеров.
Основные функции, необходимые для управления продажами малой фирмы:
- Учет и своевременное исполнение каждого заказа покупателя;
- Управление ценой продажи так, чтобы каждый заказ приносил прибыль;
- Отслеживание остатков на складе;
- Возможность заказа продукции у поставщика или в производстве под заказ клиента;
- Точный контроль своевременной оплаты покупателями;
- Учет розничных продаж из текущего наличия;
- Сбор данных об объеме выручки каждого менеджера и о качестве его работы.
Рассмотрим, как решаются данные вопросы с использованием программы 1С:Управление Нашей Фирмой.
1. Учет и своевременное исполнение каждого заказа покупателя в 1С
Учет каждого заказа покупателя в 1С означает, что как только заказ поступил, то сразу же зафиксирована и точно не потеряется полная информация о заказе. А именно:
1. Сведения о заказываемой продукции и услугах (конкретные артикулы, позволяющие однозначно определить, что именно требуется покупателю);
2. Сведения о покупателе;
3. Контактная информация покупателя, в случае если заказ не может быть исполнен здесь и сейчас;
4. Адрес и диапазон времени доставки или выполнения работ;
5. Условия оплаты;
6. Требуемый срок исполнения заказа;
7. Комментарии заказчика;
8. Цену продукции, доставки, цены оказываемых услуг.
Все эти сведения могут быть указаны в форме заказа покупателя.
2. Заказываемые товары и услуги. Цены, скидки 1С.
Сведения о заказываемых товарах и услугах, ценах, скидках в 1С указываются на вкладке «Товары».
Подбор товаров в заказ осуществляется сразу с отображением количества товаров в наличии либо в резервах и цены товаров. Возможен учет товаров по партиям и характеристикам. Использование данных возможностей определяется для отдельной номенклатурной позиции. Просматривая наличие товаров на складе, менеджер может выбрать наиболее подходящую клиенту позицию.
Если на товар задана цена, то она сразу будет установлена в заказе. Данная цена может быть откорректирована менеджером путем применения автоматических скидок или внесения ручных. Система позволяет назначать разнообразные условия срабатывания и правила действия на автоматические скидки.
Как только позиция подобрана можно осуществить ее резервирование под заказ из свободных остатков склада. При этом система проконтролирует складские остатки и не позволит зарезервировать то, что не числится на складе.
В ситуациях, когда какой-то позиции нет на складе, очень важно понимать, ожидается ли ее поступление или нужно заказывать ее под клиента. Очень удобно в этом отношении то, что система позволяет видеть состояние обеспеченности заказа и ожидаемые поступления продукции непосредственно из формы заказа. Можно не открывая дополнительных форм сразу увидеть наличие товаров на складе, уже зарезервированные остатки, а также ожидаемые к поступлению товары.
Если же продукции нет на остатках и не ожидается по уже размещенным заказам, то можно сформировать заказ поставщику, заказ на производство. Также если товар присутствует на остатках, но находится на других складах нашей фирмы, то на основании заказа покупателя можно сформировать документ перемещения запасов.
3. Условия доставки товара
Сведения об условиях доставки товара указываются на одноименной вкладке Заказа покупателя. Прямо из коробки пользователи 1С 8.3 УНФ 1.6 получают возможность вводить информацию о самых распространенных способах доставки заказа: курьером, до пункта выдачи, отправку по почте, ну и конечно, самовывоз. При выборе каждого из способов доставки доступны для заполнения свои уникальные поля, соответствующие данному способу. Система интегрирована со службой Яндекс-Доставка и позволяет размещать заказ на доставку в эту службу и просматривать статус данного заказа.
Ну и конечно, важной информацией для доставки является сведения о получателе: его номер телефона и электронная почта, адрес доставки, - которые можно увидеть, внести или дополнить на данной вкладке.
4. Сведения об оплате
Привязать оплату к заказу можно как непосредственно в документе поступления оплаты от клиента, так и в самом заказе покупателя. В качестве оплаты программа позволяет указать Поступление на счет, Поступление в кассу, Корректировку долга. Сведения об оплате заказа видно на вкладке Оплата.
5. Интеграция с сайтом
Очень востребованной в современных реалиях функцией является интеграция с сайтом компании по заказам покупателей. Одному заказу покупателя в 1С:УНФ может быть поставлено в соответствие несколько заказов с сайта. Более детальное рассмотрение вопросов настройки интеграции выходят за рамки рассмотрения данной статьи.
6. Выставление счета на оплату
Естественной и давно присутствующей во всех торговых системах 1С является функция выставления Счета на оплату покупателю на основании Заказа покупателя. 1С:УНФ не является исключением. Можно сформировать счет, вывести его на печать с указанием логотипа фирмы. Кроме этого, при подключении ЭДО счет также можно отправить покупателю через системы обмена электронными документами.
7. Исполнение заказа и оформление соответствующих документов.
Отражением результата исполнения заказа покупателя в программе являются документы Расходная накладная и Акт выполненных работ, которые можно создать на основании заказа покупателя, и потом можно вывести на печать все необходимые товаросопроводительные документы и сформировать выданные счета-фактуры.
8. Контроль исполнения заказа и обязательств
В процессе продажи возникают разнообразные обязательства. Это и условно нефинансовые обязательства предоставления определенных товаров и услуг в оговоренный срок. И обязательства соответствия заявленному уровню качества услуг и товаров. Это и чисто финансовые обязательства по предоставлению предоплаченных товаров и услуг и обязательства по оплате за предоставленные товары и услуги.
Понять общее состояние выполнения финансовых обязательств по заказам покупателей в программе 1С:УНФ можно глянув на список заказов. В первых колонках кратко, но очень наглядно при помощи пиктограмм отображается состояние отгрузки и состояние оплаты по заказу.
Более детально о состоянии отгрузки можно судить, открыв заказ и включив отображение остатков и резервов на вкладке «Товары, услуги».
Состояние оплаты заказа удобно контролировать с вкладки «Оплата».
Множество отчетов по заказу и покупателю доступно по ссылке «Отчеты» из заказа покупателя. Среди них и Анализ заказа по отгрузке и оплате, и Акт сверки, и Взаиморасчеты с контрагентом, и отчет по проданной по заказу продукции, и реестр оплат заказов и счетов, и свободные остатки по номенклатуре из заказа.
Полезно также сразу при открытии списка заказов видеть те из них, что требуют особого внимания. Например, была бы полезна цветовая идентификация просроченных заказов. Хотя такие заказы никак не выделяются в общем списке, можно легко настроить маркировку цветом таких заказов в пользовательском режиме, благодаря стандартным возможностям платформы 1С.
Сделать это можно при помощи пункта меню «Настроить список». В открывшемся окне на вкладке «Условное оформление» можно настроить любую подсветку, включая и подсветку просроченных заказов.
9. Розничная продажа в 1С
Для розничной продажи в 1С также предусмотрено все необходимое. Можно выписать товар со складских остатков. Можно получить с клиента оплату наличными, банковской картой через эквайринговый терминал, подарочным сертификатом. Можно выпускать дисконтные карты, начислять и списывать бонусы. Можно, в конечном счете, пробить чек.
Для каждой кассы можно открывать и закрывать смену. При этом отчет по розничным продажам содержит всю необходимую информацию по операциям за смену.
10. Возвраты от покупателей в 1С
Хотелось бы, чтобы такого не было, но временами покупатели все же возвращают товары, и нужно иметь возможность оформить возврат от покупателей в 1С. Само собой, в программе 1С:Управление Нашей Фирмой имеется такая возможность. Система позволяет пробить чек на возврат и оформить приходную накладную с видом операции «возврат от покупателя».
11. Отчеты по продажам в 1С. Оценка работы менеджеров.
Отчеты по продажам в 1С доступны из меню Продажи \ Аналитика \ Отчеты. Отчетов по продажам в системе доступно множество. Можно посмотреть отчеты по валовой прибыли, по воронке продаж, по расчетам и задолженностям, по состоянию отгрузки и оплаты заказов. Подробно здесь их рассматривать мы их не будем, а зададимся лишь одним вопросом: как отчеты позволяют оценивать и контролировать работу менеджеров по продажам.
Готовый отчет позволяющий оценивать работу менеджеров, это только отчет по Валовой прибыли (вариант отчета «Валовая прибыль по менеджерам»). Конечно, это позволяет оценивать работу менеджеров по главному показателю, но зачастую не менее важным показателем является задолженность клиентов, но отчеты по долгам клиентов не позволяют группировать их по менеджерам.
Мы рассмотрели возможности работы в программе 1С:УНФ 1.6 по продажам. В начале статьи мы сформулировали основные вопросы, на которые должна отвечать информационная система небольшой фирмы, а затем рассмотрели имеющиеся в системе возможности. Можно с уверенностью сказать, что программа предоставляет массу возможностей и отвечает практически всем ожиданиям. При этом она не перегружена сложным функционалом, характерным для продуктов, предназначенных для более крупных предприятий.
Из небольших доработок, которые хотелось бы увидеть в следующих версиях программы можно назвать разве только возможность прямо из коробки видеть больше отчетов по продажам сгруппированных по менеджерам.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Прохор Лейкин.
