Содержание:
1. 1С:Документооборот: настройка, способы добавления файлов в систему
2. Программа 1С:Документооборот - редактирование файлов
3. Автозаполнение шаблонов файлов Документооборота
В повседневной жизни любой организации ежедневно появляется множество документов, которые хранятся в программе 1С:Документооборот в виде файлов. В системе можно хранить информацию по четырем основным типам:
- документы внутренние
- документы входящие
- документы исходящие
- файлы.
Раздел Файлы в 1С:Документооборот не предназначен для официальных документов, а используется для структурирования и хранения информационных файлов, т.к. в 1С:Документооборот защита от изменения есть только у зарегистрированных документов, а у файлов такой защиты нет. Необходимо учитывать этот момент при проектировании структуры хранения документов.
Для хранения файлов используются различные подходы в построении структуры папок, например:
- в соответствии с организационной структурой (Администрация, Бухгалтерия, Отдел персонала и т.д.)
- по тематике (Рекламные материалы, Проекты, Библиотека, Шаблоны документов и т.д.)
- по уровню доступа (Общие, Личные, Конфиденциальные и т.д.)
- смешанные варианты.
Существует возможность ограничить доступ к папкам с помощью «Настройки прав» (правой клавишей на папке).
На каждый файл в 1С:Документооборот заводится учетная карточка, которая содержит основную информацию и обеспечивает его поиск в системе.
Раздел «Все файлы» – это полный список файлов, которые хранятся в папках раздела «Файлы» и прикреплены к карточкам «Внутренних», «Входящих» и «Исходящих документов». В разделе содержится информация о месторасположении файла и данные об авторе и дате создания документа.
Чтобы открыть карточку документа, необходимо нажать F2 или правой клавишей выбрать команду «Изменить». Если кликнуть два раза на документ, то система откроет документ тем приложением, которое ассоциировано с его расширением.
1. 1С:Документооборот: настройка, способы добавления файлов в систему
2. Технология Drag&Drop позволяет перенести один или сразу несколько выделенных файлов в 1С:Документооборот в определенную папку. Перенос в обратную сторону этой технологией не поддерживается. Невозможно добавить файл сразу в раздел «Все файлы», возможен перенос только в определенную папку раздела «Файлы» или прикрепление к карточке внутреннего, входящего или исходящего документа.
В системе доступен перенос файлов этой технологией между объектами системы, при этом файл копируется.
3. Кнопка «Создать файл» (при выборе команды «Создать по шаблону» программа дает выбрать файлы, расположенные в папке «Шаблоны файлов»).
Для папки «Шаблоны файлов» необходимо дать доступ всем пользователям на Чтение, а ответственному за НСИ, который будет поддерживать бланки организации в актуальном состоянии, дополнительно предоставить доступ на редактирование.
4. Групповая загрузка – правой клавишей в папке раздела «Файлы», в которую необходимо загрузить→ Загрузить (возможен выбор их двух вариантов: «Загрузить файлы с диска» и «Загрузить папку с диска»).
!Важно: нельзя загрузить папку с диска сразу в корневую папку. Необходимо вначале загрузить в какую-то подчиненную папку, например, «Тест», а потом уже перенести в корневую папку.
При загрузке файлов в 1С Документооборот создаются копии добавляемых файлов. Связь между файлами на диске и файлами в системе не сохраняется, поэтому если изменить файл на диске, то в системе не произойдет автоматического обновления копии этого файла.
Для сохранения папки из программы 1С:Документооборот на диск, необходимо стать на нее и правой клавишей выбрать команду «Сохранить папку на диск».
2. Программа 1С:Документооборот - редактирование файлов
Работа с файлами возможна кнопками «Посмотреть» и «Редактировать». Если файл занят пользователем для редактирования, то он подсвечивается зеленым и становится недоступным для редактирования. При этом другие пользователи у себя видят этот файл серым цветом. Если пользователь забыл закончить редактирование, то Администратор может «Отменить редактирование», выбрав правой клавишей соответствующую команду.
Для сохранения отредактированного файла в 1С:Документооборот (помимо кнопки «Сохранить» в самом файле), необходимо закончить редактирование файла в системе и указать внесенные изменения – для дальнейшего упрощения работы с документом. Только после этого файл становится доступным для редактирования другим пользователям.
Открыв карточку файла (F2) и выбрав «Версии», видим версии файла с комментариями.
Чтобы увидеть разницу между активной версией файла (выделена жирным шрифтом) и версией для сравнения, необходимо в списке выделить две версии файла и правой клавишей выбрать «Показать отличия» и «Способ сравнения версий файлов» - выделение в режиме рецензирования в документе покажет разницу между двумя файлами. Если последние изменения, внесенные в файл ошибочны, то всегда можно вернуться к любой из версий, выбрав правой клавишей команду «Сделать активной». Если пользователь менял активные версии файлов, то представление «Вида списка версий» лучше сделать Деревом, тогда неверные версии файлов будут видны, как подчиненные.
Сравнение версий выполняется при помощи OpenOffice.org Writer или MicrosoftOfficeWord.
В программе 1С:Документооборот существует команда «Занять файл». Для этого необходимо встать на файл и через кнопку «Еще» выбрать команду «Занять». Это также не дает другим пользователям редактировать данный файл, а пользователь, занявший файл, может приступить к его редактированию позже. Чтобы снять пометку о занятости файла, необходимо правой клавишей выбрать команду «Отменить редактирование».
Для сохранения конфиденциальности документов необходимо поставить галочки «Удалять файлы при завершении редактирования» и «Очищать при завершении работы» («Настройка и администрирование» → Персональные настройки → Файлы → Настройка основного рабочего каталога). Тогда файлы, открытые для редактирования на локальном компьютере, будут удаляться из кэша сразу же после завершения редактирования, а файлы, открытые на просмотр, будут удаляться после завершения работы в программе.
Настройки 1С:Документооборот дают возможность пользователю подписаться на важные для него файлы (Документы и файлы → Файлы → выбираем файл → F2 → Еще → Подписаться). Уведомления возможны и по почте, и всплывающим окном.
Очень удобно использовать уведомление об освобождении файла, если, например, необходимо внести корректировки, а документ в данный момент занят.
3. Автозаполнение шаблонов файлов Документооборота
Создание файлов по шаблонам способствует стандартизации документооборота в организации и упрощает составление сотрудниками типовых документов.
Для корректной работы с автозаполнением файлов необходимо установить в системе первоначальные настройки - Настройка и администрирование → Настройка программы → Работа с файлами.
Шаблоны документов в 1С:Документооборот с автозаполнением, начиная с версии 2.1, целесообразно заполнять в самом виде документа (Нормативно-справочная информация → Виды документов). Выбираем необходимый вид документа, переходим на закладку «Шаблон документа». Если необходимо, то устанавливаем ограничение на изменение реквизитов из шаблона.
Если добавить [Подготовил] в поле «Наименование», то при создании документа в данное поле подставится ФИО сотрудника, подготовившего документ – Заявление на отпуск Иванова Е.Н.
На закладке «Файлы» добавляем файл для автозаполнения. В настройке заполнения нажимаем «Не настроено» (если настройка делается впервые) или «Открыть» (если вносим корректировки). На закладке «Реквизиты» правой клавишей выбираем «Расширенный просмотр» и отмечаем галочками реквизиты, которые будут заполняться автоматически из данных в карточке документа.
Если в шаблоне документа в Word назвать поля для автозаполнения таким же образом, как они называются в системе, то местоположение реквизита программа определит сама. Если расположение не определилось автоматически, то при корректировке шаблона переносим реквизит в ручном режиме в необходимое место документа.
После окончания настроек необходимо 
на любом уже введенном в систему документе данного вида.
Если на закладке «Реквизиты» в настройке заполнения файла нет возможности выбрать поле, которое необходимо заполнять автоматически данными из системы, добавляем его заполнение через Скрипт, например:
Автозаполнение в 1С:Документооборот поддерживается для файлов со следующими расширениями:
- Doc – документ Microsoft Word 2003 и более ранних версий
- DocX – документ Microsoft Word
- Dot – шаблон документа Microsoft Word 2003 и более ранних версий
- DotX – шаблон документа Microsoft Word
- Txt – текстовый документ
- Odt – документ Open Office Writer
- Html.
Для поддержания шаблонов документов в 1С:Документооборот в актуальном состоянии необходимо выделить ответственного сотрудника, который будет своевременно обновлять шаблоны файлов, что значительно сэкономит время на оформление документов и приведет все документы организации к единообразию.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Елена Иванова.
