1. Как лучше осуществить переход?
2. Подготовка источника.
3. Перенос данных – какую схему выбрать.
4. Наведение порядка после переноса.
1. Как лучше осуществить переход?
Когда в компаниях со штатом сотрудников более 100 человек наступает момент перехода с ЗУП 2.5 на новую редакцию ЗУП, возникает вопрос – а как это сделать наименее безболезненно для организации?! Для обеспечения безболезненного процесса перехода лучше переход производить в два этапа. На первом этапе производится тестовый перенос данных и эксплуатация тестовой системы (параллельный учет) конечным пользователем с ведением реестра ошибок и замечаний. Вторым этапом является - рабочий перенос данных с учетом выявленных ошибок и замечаний, которые были отражены в реестре при тестовом переносе данных. При таком варианте перехода на первом этапе переноса данных (тестовый) будет выявлен максимум ошибок, замечаний и недочетов. Конечные пользователи обучатся работе в системе ЗУП 3.1, анализу данных и привыкнут к новому интерфейсу.
После второго этапа переноса данных (рабочий) конечные пользователи получат базу, готовую к рабочему ведению кадрового учета и расчету заработной платы. Хотя даже после рабочего переноса пользователям необходимо будет поработать с конечной базой.
2.Подготовка источника.
В исходной системе ЗУП 2.5 производится закрытие расчетного месяца. Производится анализ расчетных данных для выявления ошибок ведения учета, при необходимости их устранение или отражение в реестре. Копия базы передается для переноса данных.
Перед переносом исходную систему необходимо подготовить к работе и при тестовом переносе, и при рабочем. Проанализировать и исправить записи справочников на дубли кодов и номеров. Удалить помеченные на удаление элементы и документы. В режиме конфигуратора протестировать базу. Обновить до последнего релиза. Конечную базу ЗУП 3.1 также необходимо обновить до последнего релиза.
3.Перенос данных – какую схему выбрать.
Для переноса данных есть две схемы. Какую лучше выбрать - зависит от требований конечных пользователей.
Если у организации нет необходимости ведения штатного расписания, и пользователи согласны начать расчет зарплаты с чистого листа, то перенос данных можно производить по рекомендуемой 1С схеме – «Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты»:
При таком способе помимо документов «Перенос данных», также будет заполнен раздел «Данные на начало эксплуатации», в котором будут созданы документы «Начальная штатная расстановка», «Начальная задолженность по зарплате» и «Периоды, оплаченные до начала эксплуатации».
Но чаще всего организации нужны более полные данные из исходной системы, и тогда стоит выполнять перенос данных по схеме «Использовать начисления предыдущей программы (не рекомендуется):
Год переноса расчетных данных указать за два предыдущих до текущего года:
При таком способе вся кадровая история сотрудников перенесется документами. На основе этих документов будет создано и заполнено штатное расписание на дату начала ведения учета в исходной системе. Также перенесутся расчетные данные документами «Перенос данных».
Но при таком способе есть ряд минусов, которые необходимо учесть:
- штатное расписание из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1 не переносится, а создается на основании кадровых документов. Это означает, что вакантные ставки и данные по ним не перенесутся. Со штатным расписанием конечным пользователям придется поработать после переноса данных (рабочего). Это происходит из-за различий структур двух систем;
- перенесутся уволенные сотрудники и расчетные данные по ним не только текущего года, но и за два предыдущего года. Это не критично и на статистические данные не повлияет;
- нумерация кадровых документов будет создана в ЗУП 3.1 своя.
Теперь, когда определились с выбором схемы, можно запускать сам процесс переноса данных.- перенесутся уволенные сотрудники и расчетные данные по ним не только текущего года, но и за два предыдущего года. Это не критично и на статистические данные не повлияет;
- нумерация кадровых документов будет создана в ЗУП 3.1 своя.
4.Наведение порядка после переноса.
После переноса данных необходимо поработать с конечной системой ЗУП 3.1. Настроить учетную политику, начисления/удержания, вычистить дубли записей, ввести и настроить права пользователям.
Сотрудников, уволенных в предыдущих годах, не стоит вычищать из переноса данных – это займет много времени. Достаточно установить галочку «Не отображать в списках. Все операции по сотруднику завершены».
Проверить «Плановые удержания» по уволенным сотрудникам. Если уволенный сотрудник через некоторое время вновь будет принят на работу, а плановое удержание по предыдущей записи будет не закрыто, то при расчете заработной платы данное удержание будет рассчитано, что может повлечь за собой ошибку.
В переносе данных «РОтп» (Реестр отпусков) необходимо подправить колонку «Период» указав дату позже даты переноса, для того чтобы в личной карточке Т-2 отображалась история отпусков по сотрудникам.
В случае, если в организации несколько действующих зарплатных проектов, то необходимо сверить лицевые счета в разрезе сотрудников/зарплатных проектов и скорректировать при необходимости.
Отпуска и больничные листы с переходящим периодом лучше всего внести документами и вычистить данные по ним из документов «Перенос данных». Также не стоит забывать и про НДФЛ и выплаты по таким данным. Взносы можно не трогать.
Проверить по регистру сведений состояние сотрудников, по которым были «Отпуска по уходу за ребенком» и действие которых уже закончилось. При необходимости - скорректировать записи.
Теперь можно переходить и к сверке перенесенных данных.
По кадровому блоку сверяются:
- штатное расписание в разрезе подразделений, должностей, занятых ставок и ФОТ (вакантные должности необходимо внести вручную);
- личные данные сотрудников;
- количество кадровых документов;
- остатки отпусков.
По зарплатному блоку сверяются:- личные данные сотрудников;
- количество кадровых документов;
- остатки отпусков.
- при переходе в течение года необходимо сверить своды начислений/удержаний/выплат с начала года;
- сверяются данные по НДФЛ в разрезе налоговой базы, ИФНС, сотрудников по исчисленному/ удержанному/ перечисленному НДФЛ;
- сверяются данные по взносам в разрезе сотрудников, базы для взносов и самих начисленных взносов.
После настройки системы и сверке данных, конечную систему ЗУП 3.1 можно передавать пользователям для пробного расчета заработной платы. - сверяются данные по НДФЛ в разрезе налоговой базы, ИФНС, сотрудников по исчисленному/ удержанному/ перечисленному НДФЛ;
- сверяются данные по взносам в разрезе сотрудников, базы для взносов и самих начисленных взносов.
На этапе настройки и пробного расчета заработной платы все ошибки, замечания и рекомендации необходимо отражать в реестре, которым нужно будет воспользоваться при рабочем переносе.
При рабочем переносе данных повторяются все те же действия, что и при тестовом переносе, в том числе и анализ конечной системы после. Но перед тем, как отдать конечную базу в работу пользователям, необходимо устранить все ошибки, замечания и недочеты согласно реестру.
Наталья Грэдинар,
Разработчик компании ООО “Кодерлайн”.
