Организация удаленной работы службы делопроиз...

Организация удаленной работы службы делопроизводства в период самоизоляции в РФ

0
162
19.05.2020 Удалова Кристина

Содержание:

1.    Система автоматизации документооборота

2.    Если электронный документооборот СЭД уже внедрен

3.    Быстрое решение – работа с облаком


Для успешного функционирования службы делопроизводства и организации удаленной работы в период самоизоляции в РФ нужно позаботиться о нескольких вещах:


1.     Зарегламентировать деятельность службы для снижения уровня контроля, и чтобы не возникало вопросов по функциональным обязанностям организации. Для этого необходимо:

  • Определить зону ответственности подразделения.
  • Определить организационную структуру службы.
  • Распределить функциональные обязанности между подразделениями и сотрудниками службы и зафиксировать их в положении о подразделении. В документе фиксируется организационная структура службы, а также схемы взаимодействий с подразделениями компании.
  • Зафиксировать обязанности сотрудников в должностных инструкциях. Этот шаг поможет конкретизировать должностные обязанности сотрудников службы, так как ДИ содержат детальное описание выполняемых операций. Также должностные инструкции помогут отделу кадров, установив квалификационные требования к сотрудникам и помогут в описании вакансий для подбора персонала. Еще один плюс - должностная инструкция позволит новому сотруднику быстрее освоить свои должностные обязанности.


  • 2. Внедрить систему электронного документооборота (СЭД). 

    3. Обеспечить сотрудников всем необходимым в период удаленной работы. 

    1.    Система автоматизации документооборота


    Бесспорно, в период самоизоляции в РФ наиболее выигрышная позиция у тех компаний, которые уже позаботились о системе автоматизации документооборота заранее. Но если вы не входите в их число, не стоит опускать руки – у вас есть возможность уже сегодня пересмотреть организацию бизнес-процессов управления документами. Компания 1С, в частности, протягивает руку помощи и предлагает приобрести комплект антикризисной поставки продукта 1С:Документооборот 8 версии КОРП за 10 000 рублей, когда без скидок тот же комплект обошелся бы более, чем в 700 000 рублей. Такие предложения помогут сократить затраты на внедрение системы СЭД для тех, кто «давно хотел, но не решался». 


    С помощью оцифровки процессов взаимодействия вы обеспечите ускорение рассмотрения и согласования документов, а также сможете настроить контроль исполнительской дисциплины с помощью отчетов и показателей, которые раньше, возможно, не использовали.


    Вначале необходимо определить перечень процессов, которые нужно автоматизировать в первую очередь. Это может быть процесс согласования договоров или счетов. Затем составить список пользователей, которым необходим доступ к системе. Уже на этом этапе рекомендуется обратиться к специалистам, которые помогут организовать процесс наиболее эффективно и быстро. Позднее можно автоматизировать процессы взаимодействий с контрагентами. 


    Следующим этапом будет проведение комплексного анализа и удаленная настройка бизнес-процессов силами специалистов. И конечно, будет проведено обучение пользователей работе в новой среде в удаленном режиме в формате вебинаров. 


    2.    Если электронный документооборот СЭД уже внедрен


    Итак, если в вашей организации уже внедрена система СЭД, то при переводе сотрудников на удаленную работу вам остается только предоставить к ней доступ. Ни для кого не секрет, что обмен договорами, первичной бухгалтерской документацией значительно усложнился с введением режима самоизоляции. Возросли затраты на курьерские услуги, потеря времени на сканирование и отправку контрагентам документов по электронной почте с последующим контролем получения бумажного оригинала. Для безопасного и быстрого обмена документами с контрагентами воспользуйтесь системами электронного документооборота (СДО), которые обеспечивают обмен юридически-значимыми документами, равносильным бумажным с собственноручной подписью. Все что вам нужно - это один раз оформить усиленную квалифицированную электронно-цифровую подпись и в дальнейшем подписывать и отправлять документы контрагенту непосредственно из СЭД. Это сократит время пересылки документов и ускорит процесс подписания документов с нескольких дней или даже недель, до нескольких минут. С помощью мобильного клиента подписать документ можно даже со смартфона в любое удобное для вас время.


    При этом оператор СДО не обязательно должен быть одинаковым у вас и ваших контрагентов. Операторы умеют обмениваться информацией между собой с помощью настроенного роуминга. 


    3.    Быстрое решение – работа с облаком


    Процесс внедрения системы СЭД, как правило, длительный и займет несколько недель. А что, если вам нужно наладить работу уже сейчас? Решение есть, это вариант работы с облаком. Если ваша компания имеет возможность использовать сеть и облачные технологии и внутренняя политика безопасности этого не запрещает, стоит рассмотреть этот вариант. Подключение займет всего несколько часов, а стоимость будет зависеть от количества лицензий на рабочее место. Удобство этого метода в том, что в любой момент вы можете отказаться от услуги и вернуться к привычным процессам. Но, как показывает практика, кто однажды автоматизировал документооборот, редко отказывается от этого решения.


    Приближается лето, а с приходом тепла, как обещает медицина, эпидемия коронавирусной инфекции пойдет на спад. Осталось продержаться совсем немного. 

    Продуктивной удаленной работы вам и вашим коллегам! Будьте здоровы!

     

    Специалист компании «Кодерлайн»

    Удалова Кристина     

    Задать вопрос автору статьи
    Тема вопроса*
    Ваше имя*
    E-mail или телефон*
    Ваш вопрос*
     

    Добавить комментарий
    Текст сообщения*
    Защита от автоматических сообщений
     
    Теги
    #1С: CRM #1С: ERP #1С: ERP Управление строительной организацией #1С: ERP. Управление буровой компанией #1С: WMS Управление складом #1С: Аренда и управление недвижимостью #1С: БУХ #1С: Договорчики #1С: Документооборот #1С: ЗУП #1С: Интеграция #1С: КА #1С: Колледж #1С: Конвертация данных #1С: Модули #1С: Платформа #1С: Розница #1С: Сценарное тестирование #1С: ТОИР #1С: УАТ #1С: УКФ #1С: Университет #1С: УНФ #1С: УПП #1С: Управление строительной организацией #1С: УТ #1С: УХ #1С:ERP #1С.6-НДФЛ #ADO #APACHE #API #com-объекты #Excel #Excel в 1С #GoogleDrive #HTTP #ITIL #Koderline: Управление медиа-холдингом #Koderline: Управление проектами строительства скважин #LINUX #MS SQL Server #WEB #WEB-сервисы 1С #Word #XML #Администрирование 1С #Безопасность сервера #Бесшовная интеграция #БИТ.Финанc #Битрикс24 #Блокировки в 1С #БСП #БУ #Бурение скважин #Бюджетирование #Внедрение #Внедрение ERP #Закрытие месяца #Запросы 1С #Интеграция 1С #КАК ОТРАЖАЮТСЯ ТОВАРЫ В ПУТИ 1С #Как сделать в 1С #Конвертация данных #Корпоративное сопровождение #Лизинг #Лицензии 1С #Механизм Анализа Данных в 1С #Моделирование #Модуль Диадок #МСФО #Налоги #Обмен между базами #Обновления #Оптимизация #Отпуск #Отчетность #Отчеты в 1С #Оценка задач #Перенос данных #Планирование #Полезные обработки #Правила обмена #предопределенные элементы справочников #Проводки 1С #Программирование в 1С #Программные права #Продажи #Производство #Работа с объектами в 1С #Расширение конфигурации #РСБУ #СКД #Соединение COM в 1С платформе #Сравнение конфигураций #Тестирование 1С #Техническое задание #Торговое оборудование #Транспортная логистика #Управление проектами #Финансовый учет #Хранилище настроек #Ценообразование #Экзамен 1С #Яндекс.Касса Email или телефон Работа с объектами в 1С Функциональные опции в 1С
    Услуги программиста 1С
    Получите специалиста  
    для решения всех задач
    в области 1С
    Программы 1С
    Цены и подробное описание программ 1С:Предприятие 8.