16.06.2020 Кристина Удалова 11117
Оптимизация подготовки, согласования и исполн...

Содежание:

1.    Как автоматизировать этапы преддоговорной работы

2.    Создание шаблонов процессов для быстрой и удобной маршрутизации в 1С:Документооборот 8

3.    Как настроить маршрутизацию по шаблонам в 1С


При работе с внутренними документами одним из важнейших процессов считается оптимизация договорной работы. Когда уже нет сил носить бумажные экземпляры по согласующим, терять бумажные резолюции, утрачивать нить актуальности документа – на помощь приходит программа 1С:Документооборот 8


Здесь предусмотрена возможность автоматизировать все этапы преддоговорной работы. 


1.    Как автоматизировать этапы преддоговорной работы


Итак, нам нужно подготовить проект договора поставки строительных материалов. После создания в 1С внутреннего документа Договор поставки строительных материалов нам потребуется отправить его по процессу Согласование. Согласователем будет являться непосредственный руководитель сотрудника. Процесс с одним действием, не предполагает продолжения, поэтому пойдем следующим путем.


Для начала зайдем в раздел Нормативно-справочная информация и выберем справочник Виды документов в 1С. После этого создадим новый вид внутреннего документа в 1С, который будет называться Договор поставки строительных материалов. И укажем, что в этом виде договора мы будем вести учет по товарам и услугам в 1С.




Затем создадим внутренний документ Договор поставки 1С.




Заполним необходимые реквизиты и добавим товары на закладке Товары и услуги.




Прикладываем файл договора и записываем документ. После этого нажимаем на кнопку "Отправить" и выбираем из выпадающего списка процесс Согласование. 



 

В нашем процессе согласователь только один и это непосредственный руководитель секретаря, который создал проект договора. Нажимаем кнопку Подобрать и выбираем из списка руководителя. Устанавливаем срок согласования и нажимаем кнопку Стартовать и закрыть.




После старта процесса руководителю придет задание согласовать проект договора поставки. В режиме предпросмотра видны все необходимые реквизиты задания, что позволяет не тратить время на открытие полной формы задачи. Дальнейший маршрут договора зависит от принятого решения руководителя. У выбранного нами руководителя в распоряжении 3 варианта: Согласовать проект договора, Согласовать с замечаниями, Не согласовано.




После принятия руководителем решения процесс завершается. 

Но чаще необходима именно автоматизация ручного ввода. Для реализации этой задачи предусмотрено создание шаблонов процессов для быстрой и удобной маршрутизации. 


2.    Создание шаблонов процессов для быстрой и удобной маршрутизации в 1С:Документооборот 8 


Предположим, нам необходимо согласовать проект договора, сумма которого превышает 80 000 рублей. По регламенту согласовать проект договора на 80 000 рублей и выше должен руководитель организации. Для выполнения регламента мы можем задать условие: если сумма договора выше 100 000 рублей, то к основным согласователям добавляется руководитель организации. 


Заходим в наш проект договора поставки и снова нажимаем Отправить. На этот раз выбираем Согласование договоров с условием - смотрим, что согласователей теперь два: наш руководитель и директор организации. 




3.    Как настроить маршрутизацию по шаблонам в 1С


Как настроить маршрутизацию по шаблонам в 1С? Шаблоны настраиваются в разделе Управление процессами - Шаблоны процессов. Настроить шаблоны процессов можно самостоятельно без помощи программиста. 




Выбираем в списке шаблон согласования. Указываем название шаблона, сотрудников, входящих в рабочую группу. Если с шаблоном будут работать все сотрудники организации, то поле оставляем пустым.




Далее переходим на закладку Предметы процесса и указываем наш Договор поставки в 1С.




Переходим на закладку Настройки процесса и нажимаем кнопку Использовать условия, где и задаем условие Сумма договора больше 80 000 рублей. Еще одним плюсом маршрутизации по шаблону является механизм автоподстановок. Он позволяет использовать роли пользователей в процессах, что как раз и автоматизирует ручной ввод данных. В нашем случае мы указываем роль Руководителя автора и Руководителя организации. В поле Условие напротив руководителя организации указываем вновь созданное условие. 




А теперь представим, что нашей задачей является не просто согласовать проект договора с руководителем, но и отправить его на исполнение ответственному сотруднику. В этом нам поможет Комплексный процесс, который состоит из нескольких "простых" процессов, описанных выше. Настраивается шаблон комплексного процесса, как и предыдущий, в разделе Управление процессами - Шаблоны процессов. Выбираем Комплексный процесс. Перед созданием шаблона программа предложит вам два варианта настройки - в виде схемы и таблицы. Рекомендуется пока что пользоваться таблицей, так как механизм схем еще в режиме тестирования.




Заполняем реквизит Наименование, Предмет процесса и переходим к настройкам. В настройках указываем название процесса, контролера процесса (пользователя, который будет контролировать процесс на протяжении всего жизненного цикла). И добавляем действия - это простые процессы, которые мы заранее настроили. Первым идет согласование договора с условием по сумме, далее договор должен быть зарегистрирован, затем подписан директором и, наконец, исполнен. После этих действий мы можем продолжить процесс списанием документа в дело. 


Указываем порядок выполнения действий (очередность) и записываем процесс. 




Теперь при отправке по процессу Согласование договора по сумме договор проходит 4 этапа автоматически по заранее настроенным маршрутам.




Как вы видите, программа 1С:Документооборот 8 предлагает пользователям гибкие настройки маршрутизации и автоматизации договорной работы в организации. Главное – правильно создать матрицу ролей и маршруты движения документов, сроки согласования. Качественная предпроектная подготовка поможет реализовать максимально удобную систему управления договорами.


Специалист компании ООО «Кодерлайн»

Кристина Удалова

 

Наши проекты

ООО «Аэроэкспресс»
ООО «Аэроэкспресс»

Отрасль:

Внедренное типовое решение:
1С:ERP. Управление холдингом

· Планирование закупок · Управление закупочными процедурами, включая 223 ФЗ · Управление цепочками поставок · Управление договорами, включа...

ООО «Фипар»
ООО «Фипар»

Отрасль:

Внедренное типовое решение:
1С:Предприятие 8. ERP Управление предприятием 2

Специалисты «Кодерлайн» внедрили «1С:ERP. Управление предприятием 2» и автоматизировали блоки: продажи, закупки, производство, складская и т...

1с-РАРУС МСК
1с-РАРУС МСК

Отрасль:
Разработка компьютерного программного обеспечения

Внедренное типовое решение:

- Совместная работа по внедрению разных решений, в том числе «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Управление корпоративными финансами»...

Оптимизация производительности системы
ЗАО ИД «Комсомольская правда»

Отрасль:
Медиа

Внедренное типовое решение:
1С:Бухгалтерия

- Оптимизация производительности системы, в том числе сервера Postgre. ...

Группа компаний ТМ «Дружба народов»
Группа компаний ТМ «Дружба народов»

Отрасль:
Пищевая промышленность

Внедренное типовое решение:
1С:ERP Управление предприятием 2.1

- Переход на новый релиз 2.1 программы «1С:ERP Управление предприятием»
- Разработка обработки «Свертка информационной базы»
- Разрабо...

Установка программного продукта БИТ.Финанс для 1С:Бухгалтерия 8
ООО «Джи Эй Си Шиппинг энд Лоджистикс»

Отрасль:
Транспорт

Внедренное типовое решение:
БИТ.Финанс

Построение единого информационного пространства финансовой службы;
Учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную ...

ООО «ТейблТок»
ООО «ТейблТок»

Отрасль:
Общественное питание и рестораны

Внедренное типовое решение:
1С:Управление торговлей

Оформление заказов поставщикам Оформление заказов покупателей Управление складскими запасами ...

 ЗАО "Инвестгеосервис" -ДО
ЗАО «Инвестгеосервис»

Отрасль:
Нефтесервис

Внедренное типовое решение:
1С:Документооборот КОРП

- Работа с файлами;
- Делопроизводство;
- Процессы движения документов;
- Учет и контроль исполнения поручений;
- Учет рабо...

ООО «ДАФ Тракс Рус» (DAF Trucks Rus)
ООО «ДАФ Тракс Рус» (DAF Trucks Rus)

Отрасль:
Машиностроение

Внедренное типовое решение:
«1С:Управление корпоративными финансами»

- Осуществлена разработка матрицы прав и ролей для финансового подразделения:
• распределение ролей стало более четким и структурированны...

Внедрение блоков в 1С:Комплексная автоматизация 8
ООО «Больцен Рус»

Отрасль:
Оптовая торговля

Внедренное типовое решение:
1С:Комплексная автоматизация

- Оперативный учет...

ООО «Стейдж Энтертейнмент Россия»
ООО «Стейдж Энтертейнмент Россия»

Отрасль:
Театральная деятельность

Внедренное типовое решение:
Платформа 1С:Предприятие 8

Реализован процесс трансформации данных бухгалтерского учета по РСБУ в данные международного учета (ГААП) на платформе «1С:Предприятие 8»:...

ПЭК
ПЭК

Отрасль:
Грузоперевозки

Внедренное типовое решение:
1С:Управление производственным предприятием

- Внедрение функционала управления НСИ;
- Рефакторинг;
- Оптимизация общего модуля;...

Наши соц. сети

Telegram-канал «Koderline 1С» Группа в Вконтакте «Кодерлайн КОРП» Rutube

Остались вопросы - обратитесь к нам!

Впишите свои Имя и Телефон, чтобы мы ответили на все интересующие Вас вопросы.
ФИО*
E-mail*
Телефон*
Сообщение