Оптимизация подготовки, согласования и исполн...

Оптимизация подготовки, согласования и исполнения договоров с помощью 1С:Документооборота 8

0
382
16.06.2020 Кристина Удалова

Содежание:

1.    Как автоматизировать этапы преддоговорной работы

2.    Создание шаблонов процессов для быстрой и удобной маршрутизации в 1С:Документооборот 8

3.    Как настроить маршрутизацию по шаблонам в 1С


При работе с внутренними документами одним из важнейших процессов считается оптимизация договорной работы. Когда уже нет сил носить бумажные экземпляры по согласующим, терять бумажные резолюции, утрачивать нить актуальности документа – на помощь приходит программа 1С:Документооборот 8


Здесь предусмотрена возможность автоматизировать все этапы преддоговорной работы. 


1.    Как автоматизировать этапы преддоговорной работы


Итак, нам нужно подготовить проект договора поставки строительных материалов. После создания в 1С внутреннего документа Договор поставки строительных материалов нам потребуется отправить его по процессу Согласование. Согласователем будет являться непосредственный руководитель сотрудника. Процесс с одним действием, не предполагает продолжения, поэтому пойдем следующим путем.


Для начала зайдем в раздел Нормативно-справочная информация и выберем справочник Виды документов в 1С. После этого создадим новый вид внутреннего документа в 1С, который будет называться Договор поставки строительных материалов. И укажем, что в этом виде договора мы будем вести учет по товарам и услугам в 1С.




Затем создадим внутренний документ Договор поставки 1С.




Заполним необходимые реквизиты и добавим товары на закладке Товары и услуги.




Прикладываем файл договора и записываем документ. После этого нажимаем на кнопку "Отправить" и выбираем из выпадающего списка процесс Согласование. 



 

В нашем процессе согласователь только один и это непосредственный руководитель секретаря, который создал проект договора. Нажимаем кнопку Подобрать и выбираем из списка руководителя. Устанавливаем срок согласования и нажимаем кнопку Стартовать и закрыть.




После старта процесса руководителю придет задание согласовать проект договора поставки. В режиме предпросмотра видны все необходимые реквизиты задания, что позволяет не тратить время на открытие полной формы задачи. Дальнейший маршрут договора зависит от принятого решения руководителя. У выбранного нами руководителя в распоряжении 3 варианта: Согласовать проект договора, Согласовать с замечаниями, Не согласовано.




После принятия руководителем решения процесс завершается. 

Но чаще необходима именно автоматизация ручного ввода. Для реализации этой задачи предусмотрено создание шаблонов процессов для быстрой и удобной маршрутизации. 


2.    Создание шаблонов процессов для быстрой и удобной маршрутизации в 1С:Документооборот 8 


Предположим, нам необходимо согласовать проект договора, сумма которого превышает 80 000 рублей. По регламенту согласовать проект договора на 80 000 рублей и выше должен руководитель организации. Для выполнения регламента мы можем задать условие: если сумма договора выше 100 000 рублей, то к основным согласователям добавляется руководитель организации. 


Заходим в наш проект договора поставки и снова нажимаем Отправить. На этот раз выбираем Согласование договоров с условием - смотрим, что согласователей теперь два: наш руководитель и директор организации. 




3.    Как настроить маршрутизацию по шаблонам в 1С


Как настроить маршрутизацию по шаблонам в 1С? Шаблоны настраиваются в разделе Управление процессами - Шаблоны процессов. Настроить шаблоны процессов можно самостоятельно без помощи программиста. 




Выбираем в списке шаблон согласования. Указываем название шаблона, сотрудников, входящих в рабочую группу. Если с шаблоном будут работать все сотрудники организации, то поле оставляем пустым.




Далее переходим на закладку Предметы процесса и указываем наш Договор поставки в 1С.




Переходим на закладку Настройки процесса и нажимаем кнопку Использовать условия, где и задаем условие Сумма договора больше 80 000 рублей. Еще одним плюсом маршрутизации по шаблону является механизм автоподстановок. Он позволяет использовать роли пользователей в процессах, что как раз и автоматизирует ручной ввод данных. В нашем случае мы указываем роль Руководителя автора и Руководителя организации. В поле Условие напротив руководителя организации указываем вновь созданное условие. 




А теперь представим, что нашей задачей является не просто согласовать проект договора с руководителем, но и отправить его на исполнение ответственному сотруднику. В этом нам поможет Комплексный процесс, который состоит из нескольких "простых" процессов, описанных выше. Настраивается шаблон комплексного процесса, как и предыдущий, в разделе Управление процессами - Шаблоны процессов. Выбираем Комплексный процесс. Перед созданием шаблона программа предложит вам два варианта настройки - в виде схемы и таблицы. Рекомендуется пока что пользоваться таблицей, так как механизм схем еще в режиме тестирования.




Заполняем реквизит Наименование, Предмет процесса и переходим к настройкам. В настройках указываем название процесса, контролера процесса (пользователя, который будет контролировать процесс на протяжении всего жизненного цикла). И добавляем действия - это простые процессы, которые мы заранее настроили. Первым идет согласование договора с условием по сумме, далее договор должен быть зарегистрирован, затем подписан директором и, наконец, исполнен. После этих действий мы можем продолжить процесс списанием документа в дело. 


Указываем порядок выполнения действий (очередность) и записываем процесс. 




Теперь при отправке по процессу Согласование договора по сумме договор проходит 4 этапа автоматически по заранее настроенным маршрутам.




Как вы видите, программа 1С:Документооборот 8 предлагает пользователям гибкие настройки маршрутизации и автоматизации договорной работы в организации. Главное – правильно создать матрицу ролей и маршруты движения документов, сроки согласования. Качественная предпроектная подготовка поможет реализовать максимально удобную систему управления договорами.


Специалист компании ООО «Кодерлайн»

Кристина Удалова

 

Задать вопрос автору статьи
Тема вопроса*
Ваше имя*
E-mail или телефон*
Ваш вопрос*
 

Добавить комментарий
Текст сообщения*
Защита от автоматических сообщений
 
Теги
#1С: CRM #1С: ERP #1С: ERP Управление строительной организацией #1С: ERP. Управление буровой компанией #1С: WMS Управление складом #1С: Аренда и управление недвижимостью #1С: БУХ #1С: Договорчики #1С: Документооборот #1С: ЗУП #1С: Интеграция #1С: КА #1С: Колледж #1С: Конвертация данных #1С: Модули #1С: Платформа #1С: Розница #1С: Сценарное тестирование #1С: ТОИР #1С: УАТ #1С: УКФ #1С: Университет #1С: УНФ #1С: УПП #1С: Управление строительной организацией #1С: УТ #1С: УХ #1С:ERP #1С.6-НДФЛ #ADO #APACHE #API #canonical #com-объекты #Excel #Excel в 1С #GoogleDrive #HTTP #ITIL #Koderline: Управление медиа-холдингом #Koderline: Управление проектами строительства скважин #LINUX #MS SQL Server #WEB #WEB-сервисы 1С #Word #XML #Администрирование 1С #акты в 1С #Безопасность сервера #Бесшовная интеграция #БИТ.Финанc #Битрикс24 #Блокировки в 1С #БСП #БУ #Бурение скважин #Бюджетирование #Внедрение #Внедрение ERP #Закрытие месяца #Запросы 1С #Интеграция 1С #КАК ОТРАЖАЮТСЯ ТОВАРЫ В ПУТИ 1С #Как сделать в 1С #Конвертация данных #Корпоративное сопровождение #Лизинг #Лицензии 1С #Механизм Анализа Данных в 1С #Моделирование #Модуль Диадок #МСФО #Налоги #Обмен между базами #Обновления #Оптимизация #Отпуск #Отчетность #Отчеты в 1С #Оценка задач #Перенос данных #Планирование #Полезные обработки #Правила обмена #предопределенные элементы справочников #Проводки 1С #Программирование в 1С #Программные права #Продажи #Производство #Работа с объектами в 1С #Расширение конфигурации #РСБУ #СКД #Соединение COM в 1С платформе #Сравнение конфигураций #Тестирование 1С #Техническое задание #Торговое оборудование #Транспортная логистика #Управление проектами #Финансовый учет #Хранилище настроек #Ценообразование #Экзамен 1С #Яндекс.Касса Email или телефон Работа с объектами в 1С Функциональные опции в 1С
Услуги программиста 1С
Получите специалиста  
для решения всех задач
в области 1С
Программы 1С
Цены и подробное описание программ 1С:Предприятие 8.