Мероприятия в 1С:Документооборот 8
-

Мероприятия в 1С:Документооборот 8

0
3959
02.06.2020 Елизавета Танцюра

Содержание:

1.    Цикл мероприятия

2.    Непротокольные и протокольные мероприятия

3.    Карточка мероприятия

   

Система управления мероприятиями в 1С:Документооборот 8 используется для подготовки, проведения, фиксации результатов различных коллективных собраний, заседаний, рабочих встреч компании, что сокращает время на организацию подготовительных действий, упрощает подбор и оповещение участников, контроль реализации принятых решений и т.п.


В системе 1С:Документооборот 8 учет мероприятий по умолчанию отключен. Включение выполняет администратор в общих настройках программы.




После включения настройки текущим пользователям, которые принимают участие в мероприятиях, становится доступным окно Мои мероприятия 1С. 




1.    Цикл мероприятия

 

Жизненный цикл мероприятия включает в себя этапы:


1. Подготовка: составление программы, определение участников, времени проведения, места, согласование, подготовка материалов, их рассылка участникам в виде уведомлений.

2. Проведение: фиксация явки/неявки участников, принятых решений.

3. Оформление протокола: подготовка, согласование, утверждение.

4. Выполнение принятых решений.

5. Анализ мероприятий.


На основании данных этапов можно запустить процессы по команде Отправить из списка либо карточки мероприятия. Такие процессы изменяют состояние мероприятия.



 

Права на внесение изменений в карточке мероприятия выдаются организатору, председателю и секретарю (если используется протокольное). Остальные же участники имеют права на корректировку вложенных файлов события. 

 

2.    Непротокольные и протокольные мероприятия

 

В программе 1С:Документооборот 8 применяются два типа мероприятий: протокольное мероприятие и непротокольное. Данный признак определяется наличием соответствующего флажка в карточках каждого вида мероприятия.

 


 

Протокольное мероприятие используется для принятия и последующей фиксации результатов события. Для него назначаются председатель (проводит совещание, подписывает протокол), секретарь (ведет протокол). Сама фиксация решений происходит в протоколе, где отмечаются рассмотренные вопросы и принятые решения.


Помимо этого признака в карточке вида мероприятия настраивается автоматическое заполнение рабочей группы (проставляется автоматически для новых карточек), определяются обязательность ее заполнения, необходимость ведения куратором (ответственный от лица компании), продолжительность, устанавливаются дополнительные свойства.


Что касается непосредственного плана создания мероприятия – есть несколько способов (из списка, виджета, раздела совместной работы по соответствующим кнопкам), но самый оптимальный – создание на основании документа, проекта, файла, письма, что обеспечит автоматическое добавление данных объектов в предмет мероприятия.


При создании мероприятия в его карточке можно указать все необходимые элементы каждого этапа жизненного цикла события.




В обязательном порядке заполняются Вид и Наименование. При использовании механизма бронирования помещений, помещение, выбранное для проведения мероприятия бронируется автоматически. Перед этим выполняется проверка на наличие других броней на это же время, если выявится пересечение, то нужно будет изменить время или место.


Участники – лица, принимающие участие в мероприятии (сотрудники компании, контрагенты). Фиксируются на соответствующей закладке.

 


 

На закладке Участники определяется обязательность явки, состояние приглашения, дана возможность для отправки приглашения.


В программе предусмотрен функционал проверки доступности участников при рассылке приглашений, путем сопоставления времени мероприятия и других записей в календаре.


При подборе времени мероприятия анализируется занятость всех участников. Этот функционал отбирает время, в которое все участники доступны, в противном случае - предлагает вариант с учетом доступности участников с обязательной явкой. Если эти варианты не устраивают, то определить время можно самостоятельно через механизм планировщика.


Необходимой составляющей мероприятия является программа, которая представляет собой план действий и сроки их выполнения во время мероприятия. Есть несколько путей ее ввода: в виде таблицы, из файла, в отдельном внутреннем документе. А для протокольного мероприятия важная составляющая еще и сам протокол – документ для фиксации принятых решений. Оформить протокол можно теми же способами, что и программу.  


3.    Карточка мероприятия

 

Если программа содержит пункты, по которым нужно обязательно принять решения, но протоколы по ним отсутствуют, то система сообщит об этом в карточке мероприятия.


Механизм мероприятия в 1С:ДО также поддерживает раздельное исполнение пунктов протокола, применяется когда на исполнение нужно направить не протокол в целом, а конкретные его составляющие разным исполнителям. В карточку мероприятия прикладываются сопутствующие файлы и есть возможность ограничить доступ к нему не на уровне политик доступа к данным, а рабочей группы, когда конкретный перечень лиц может его просматривать/изменять.


Созданное мероприятие автоматически генерирует запись в календаре, но изменить вручную ее невозможно из-за автоматической поддержки записей в актуальном состоянии. Если нужно внести корректировки, то они выполняются на стороне карточки мероприятия.



 

Для реализации каждого из этапов мероприятия запускаются процессы, которые включают:


- отправку письма с кратким описанием мероприятия по почте;

- отправку мероприятия на утверждение председателю;

- отправку приглашений участникам;

- отправку запроса с просьбой предоставления материалов;

- отправку запроса на ознакомление с этими материалами;

- отправку запроса на проведение мероприятия председателю;

- отправку запроса секретарю на подготовку протокола;

- отправку протокола на согласование участниками;

- отправку протокола на утверждение председателем;

- отправку протокола на исполнение его пунктов.

 


 

Программой предусмотрена возможность вести учет мероприятий 1С, организованных контрагентами, с автоматическим заполнением реквизитов и связей. Для таких мероприятий организатором будет указываться контрагент или его контактное лицо, а права будут распространены на организатора, сотрудника, ответственного за подготовку мероприятия, и куратора.




Отчеты по мероприятиям позволяют получить информацию о проведенных мероприятиях, проведенным за конкретный период, динамику увеличения или уменьшения количества мероприятий, отслеживать явку сотрудников, нарушение сроков, длительность.






Таким образом, программный продукт 1С:Документооборот 8 дает возможность обеспечить полный жизненный цикл мероприятий компании от момента намерения его провести до реализации результатов, облегчая работу сотрудников в их организации, контроле проведения и выполнения принятых решений.

    

Специалист компании «Кодерлайн» 

Елизавета Танцюра

Задать вопрос автору статьи
Тема вопроса*
Ваше имя*
E-mail или телефон*
Ваш вопрос*
 

Добавить комментарий
Текст сообщения*
Защита от автоматических сообщений
 
Теги
# абота Риелторского Агентства # Управление торговлей 11 #Работа Риелторского Агентства # 1C # CRM-система # Cинтаксис-помощник # Cинхронные методы работы # PDF документами # PowerShell # XML-файл # Бизнес-процесс # Глубина анализа # Графические объекты # Динамический список # Документ заполнен # Документ Отбор (размещение) товаров # Документ Отгрузка товаров ИС МП # Документ Приобретение товаров и услуг # Документ УПД # Доступ на ТСД # ДтКт # ЕАЭС # Закладка Администрирование # Зарплата и кадры # Имя таблицы # ИТС # Кабель NYM(Севкабель) 3x5.5 # Книга учета доходов и расходов # Курс валюты # Лицо с правом подписи # Лицо, имеющее право подписи документов # Маркировка цифровыми кодами # Минимальные цены продажи в 1С # Настройка НСИ и разделов # Настройка ценообразования # НДФЛ # Нематериальные активы # Оплата через банк # Основное ответственное лицо организации # Перемещение ТС и оборудования # Проведение инструктажа # Продажи или Закупки # Прочие доходы # Пункт Подключить обработки # Пункт Сервис # ПФР и ФФОМС # Работа ТС # Расчет налога УСН # Расчетные счета # Система «Честный знак» # Система GS1 # Списание на расходы # Справка-расчет налога УСН # Страховые взносы # Таблица формы # Таблица формы «Сотрудники» # Товары # Установка цен на товары # Формат Цифровой Маркировки # Функция Дата # Функция ДеньГода # Функция ДеньНедели # Центральный Банк России # Цены номенклатуры 2.5 # Элементы #1.6-НДФЛ #1С Бухгалтерия #1С: CRM #1С: ERP #1С: ERP Управление строительной организацией #1С: ERP. Управление буровой компанией #1С: WMS Управление складом #1С: Аренда и управление недвижимостью #1С: БУХ #1С: Договорчики #1С: Документооборот #1С: ЗУП #1С: Интеграция #1С: КА #1С: Колледж #1С: Конвертация данных #1С: Модули #1С: Платформа #1С: Розница #1С: Сценарное тестирование #1С: ТОИР #1С: УАТ #1С: УКФ #1С: Университет #1С: УНФ #1С: УПП #1С: Управление строительной организацией #1С: УТ #1С: УХ #1С:ERP #1С:БГУ #1С:БП #1С:Риелтор #1С:Управление холдингом #1С.6-НДФЛ #ADO #APACHE #API #canonical #com-объекты #Excel #Excel в 1С #GoogleDrive #Googleаккаунт #HTTP #ITIL #Koderline: Управление медиа-холдингом #Koderline: Управление проектами строительства скважин #LINUX #MS SQL Server #PDF #WEB #WEB-сервисы 1С #Word #WS-ссылки #XDTO-объект #XML #XML-обмен #Администрирование 1С #Адрес URL описания #акты в 1С #Безопасность сервера #Бесшовная интеграция #БИТ.Финанc #Битрикс24 #Блокировки в 1С #БСП #БУ #Бурение скважин #Бухгалтерская отчётность в МСФО #Бюджетирование #Вид Характеристики #Внедрение #Внедрение ERP #Внешний вид формы #Выбор каталога #Выбранные файлы #Документ Отпуск #Документ1 #Журналы #Загрузка цен в 1С #Задача для 1С #Закладка Торговля #Закрытие месяца #Заменить #Запись регистра сведений #Запросы 1С #Интеграция 1С #Интервал dpi #История пользователя #КАК ОТРАЖАЮТСЯ ТОВАРЫ В ПУТИ 1С #Как сделать в 1С #Карточка Объекта недвижимости #Клиент-серверная схема #Код ЦМТ #Конвертация данных #Контроль документов #Конфигурация 1С #Конфигурация 1С ЗУП 3.1 #Копирование настроек пользователей #Корпоративное сопровождение #Лизинг #Лицензии 1С #Лицензионный договор #Личные документы #Массовая регистрация отгулов #Меню Отчет #Механизм Анализа Данных в 1С #Моделирование #Модуль Диадок #МРОТ #МСФО #Налоги #Начисления Арендной платы #Обмен между базами #Обновления #Общие ознакомительные рассылки #Операции в 1С #Оптимизация #Организация #Отпуск #Отчетность #Отчеты в 1С #Оценка задач #Параметр «Количество» #Партнер #Передача неисключительных прав #Перенос данных #Перенос цен из Excel в 1С #Периодичность ДЕНЬ #Периодичность МЕСЯЦ #Планирование #Поле Ввода Значение Субконто #Полезные обработки #Пользовательский режим #Правила обмена #предопределенные элементы справочников #Принцип работы 1С #Проводки 1С #Программа 1С #Программирование в 1С #Программные права #Продажа ТМЦ #Продажи #Продление #Производство #Просмотр #Путь к файлу #Работа с объектами в 1С #Расторжение #Расчет зарплаты #Расчетные документы #Расширение конфигурации #Регламентированная отчетность #Режим РИБ #Результаты поиска #РСБУ #С # #Сдельный заработок #СЗВ-СТАЖ #СКД #Соединение COM в 1С платформе #Соединение СОМ в 1С платформе #Сравнение конфигураций #Счет-фактура #Территориальная привязка #Территориальные рамки #Тестирование 1С #Техническое задание #Типы данных ссылки #Торговое оборудование #Транспортная логистика #Управление проектами #Установка цен номенклатуры #Финансовый учет #Формат MicrosoftExcel #Функционал МРМ #Х-точка #Характеристики Товаров #Хранилище настроек #Хранить историю изменений #Ценообразование #Чтение #Экзамен 1С #Яндекс-диск или Google-диск #Яндекс.Касса 1С под Linux 1С:УНФ Email или телефон Работа с объектами в 1С Функциональные опции в 1С
Услуги программиста 1С
Получите специалиста  
для решения всех задач
в области 1С
Программы 1С
Цены и подробное описание программ 1С:Предприятие 8.