Как подготовить регламент, если вы этого никогда не делали. Серия 3: шаблон регламента

Содержание:

1.      Область применения документа бюджетирования движения денежных средств группе компаний

2.      Принципы планирования бюджетирования

3.      Порядок бюджетирования

4.      Правила отражения данных статей движения денежных средств в 1С

5.      Порядок формирования бюджета движения денежных средств КЦ

6.      Порядок формирования бюджета движения денежных средств Управляющей Компании

7.      Порядок формирования бюджета движения денежных средств Департамента развития

8.      Порядок формирования консолидированного бюджета движения денежных средств по ГК

9.      Приложение 1. Структура БДДС (с указанием аналитик по статьям)

10. Приложение 2. Правила соответствия статей БДДС статьям БДР для формирования годового бюджета

11. Приложение 3. Порядок формирования БДДС КЦ

12. Приложение 4. Порядок формирования БДДС УК

13. Приложение 5. Порядок формирования БДДС Департамента развития

14. Приложение 6. Порядок формирования консолидированного бюджета движения денежных средств

Одним из эффективнейших методов обучения является наглядный метод. Наглядный метод обучения строится на показе объекта или принципа его действия, для того чтобы обучающимся помочь его понять и применить.   Именно этим методом мы с Вами сейчас и воспользуемся.

Далее представлен вариант документа, то есть шаблон регламента, который в качестве примера был рассмотрен в предыдущей статье.  

1. Область применения документа бюджетирования движения денежных средств по группе компаний

РЕГЛАМЕНТ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ ДВИЖЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ПО ГРУППЕ КОМПАНИЙ «ХХХ» (далее Регламент БДДС) является регламентным документом, обеспечивающим процессы формирования, исполнения, контроля, анализа и корректировки годового и квартального бюджетов Группы, действующим для всех структурных подразделений Группы Компаний.

Пользователи системы бюджетного управления и системы управленческой отчетности:

· Пользователи, ответственные за подготовку плановых и фактических данных. К этой группе пользователей относятся сотрудники всех подразделений, а также участники проектов, наделенные полномочиями по формированию бюджетов, планированию отдельных статей или факторов и предоставлению фактических данных, отражающих финансовые показатели деятельности этих подразделений, проектов и Общества в целом.

· Пользователи, ответственные за организацию и методологическую поддержку процесса планирования и подготовки управленческой отчетности. К этой группе относятся сотрудники Департамента экономики и финансов, организующие бюджетный процесс, координирующие и консультирующие его участников, ответственных за подготовку исходных данных.

· Пользователи управленческой информации (лица, принимающие решения). К этой группе пользователей относятся руководители различного уровня, принимающие решения на основании анализа информации, формируемой в системе бюджетного управления.

Введение

Термины, определения и сокращения

Общие положения

Цели документа

·Упорядочивание действий участников бюджетного процесса в сфере планирования, анализа и контроля исполнения бюджета ДДС;

·Повышение качества контроля баланса денежных средств с целью обеспечения постоянного наличия денежных средств в необходимом и достаточном размере, направляемых на исполнение обязательств ГК;

·Повышение эффективности использование избытка денежных средств;

·Положение обязательно для применения во всех подразделениях и филиалах «ХХХ».

Задачи документа

Основной задачей настоящего Регламента является описание процессов формирования годового и квартального бюджета по ГК, контроля исполнения и анализа отклонений годового бюджета ГК, что должно быть достигнуто через:

·Использование единой методологии формирования бюджетов и отчетности всеми участниками бюджетного процесса;

·Использование единых форм и форматов сбора исходных и выходящих данных;

·Использование единой информационной среды подготовки бюджетных данных и формирования отчетности с учетом требуемых аналитических разрезов (подсистем системы Бит Финанс 1С);

·Соблюдение сроков и порядка представления, согласования информации и взаимодействия структурных подразделений ГК;

·Увязку бюджетов с казначейским процессом.

Период действия документа и порядок внесения изменений

Регламент действует с момента его утверждения Генеральным директором «ХХХ».

Ответственность за поддержание настоящего документа в актуальном состоянии возлагается на Департамент экономики и финансов.

Инициатором внесения изменений в Регламент может являться любое структурное подразделение ГК.  

2. Принципы планирования бюджетирования

·Формирование годовых данных бюджета движения денежных средств в части основной деятельности и деятельности по инвестициям осуществляется на данных предварительно сформированного Бюджета доходов и расходов.[1]

·Формирование квартальных данных бюджета движения денежных средств в части основной деятельности и деятельности по инвестициям частично формируются по данным заключенных и планируемых к заключению договорам.[2]

·Формирование данных Бюджета Движения Денежных Средств в части финансовой деятельности осуществляется ДЭФ с учетом сложившейся ситуации в части ликвидности.

·При планировании данных КЦ всю ответственность за оперативность и достоверность внесенных данных несет директор данного КЦ.

·Сводный бюджет планируется на календарный год помесячно с необходимой детализацией показателей.

·При планировании требуется осуществлять оптимизацию плана ДДС с ликвидацией кассовых разрывов.

·Хозяйственные операции отражаются в момент их оплаты (т.е. в том отчетном периоде, в котором они были оплачены).

·Бюджетирование (планирование, отражение фактических данных и т.д.) в ГК осуществляется посредством автоматизированной подсистемы «Бюджетирование» информационной системы Бит Финанс 1С.

·Все статьи бюджета движения денежных средств формируются в рублях с НДС где это необходимо. В случае закупки товаров в валюте, плановые и фактические данные должны быть переведены в рубли по утвержденному курсу Бюджета.

·Расчет плановых сумм платежей и поступлений по графикам валютных договоров в рублях осуществляется по прогнозному курсу валюты договора. Ответственный за предоставление прогнозных курсов валют – Главный казначей (на основании «Положения о Казначействе» п.1.3). 

3. Порядок бюджетирования

При планировании движений денежных средств различают годовое планирование (Плановый БДДС), квартальное планирование (Прогнозный БДДС), также недельное планирование (Платежный календарь).[3]

Схема порядка планирования движений денежных средств:

Основные принципы формирования годового БДДС

До начала формирования БДДС в системе Бит Финанс 1С сформирован Бюджет доходов и расходов[4].

Консолидация денежных потоков в части основной деятельности ГК основывается на сформированном БДР. Создает документ директор КЦ, в УК – ответственный за функциональный бюджет.

Если при формировании ДДС по основной деятельности КЦ финансовый поток отрицательный – директор КЦ должен провести работу по нормализации ликвидности и устранению кассовых разрывов (снижение дебиторской задолженности и/или товарных запасов, увеличение кредиторской задолженности).

Консолидация денежных потоков в части инвестиционной деятельности осуществляется Департаментом развития киносети.

Планирование потоков по финансовой деятельности осуществляет Департамент экономики и финансов после планирования потоков по основной и инвестиционной деятельности.

Основные принципы формирования прогнозного БДДС

Квартальное планирование имеет скользящий принцип планирования.

Принцип планирования данных по статьям зависит от типа статьи БДДС – аналогично годовому планированию по данным предварительно сформированного БДР и/или по заключенным договорам.

Схема процесса:

Принципы формирования данных по прогнозу БДДС

Этапы планирования

Перечень статусов бюджетов при планировании и прогнозировании

Если Бюджет отклонен на одном из этапов согласования, тогда происходит эскалация по цепочке обратно. Получивший Бюджет с визой «Отклонена» изучает комментарии и направляет для исправления лицу, от которого получил данный Бюджет. Цепочка длиться до Инициатора Бюджета, который исправляет причины отклонения и запускает цепочку согласования по-новому. 

4. Правила отражения данных статей движения денежных средств в 1С

Плановые значения статей движения денежных средств в 1С напрямую зависят от значений соответствующих статей Бюджета доходов и расходов, ставок НДС, относящимся к данным статьям, а также временных сдвигов, предусмотренных договорными отношениями (если планируется, что в условии договора будет предоплата/постоплата).

В Приложении 2 к данному Регламенту представлена связь статей БДДС со статьями БДР. 

5. Порядок формирования бюджета движения денежных средств КЦ

БДДС КЦ формируется директором КЦ.

В случае получения отрицательного остатка по бюджету директор КЦ обязан провести работу по устранению кассовых разрывов:

·         снижение дебиторской задолженности;

·         снижение товарных запасов;

·         увеличение кредиторской задолженности;

·         сокращение расходов в БДР.

Порядок формирования БДДС КЦ представлен в Приложении 4.  

6. Порядок формирования бюджета движения денежных средств Управляющей Компании

БДДС УК формирует ДЭФ.

Руководитель Департамента экономики и финансов обязан провести работу по оптимизации уровня ликвидности бюджета:

· Дать указание ЦФО-инициатору платежа о снижении дебиторской задолженности;

· Дать указание ЦФО-инициатору платежа об увеличение кредиторской задолженности;

· Дать указание ЦФО-инициатору платежа о сокращении товарных запасов и/или отказ от затрат, т.е. сокращения расходов в БДР.

Порядок формирования БДДС УК представлен в Приложении 5. 

7. Порядок формирования бюджета движения денежных средств Департамента развития

БДДС Департамента развития формируется ДРС.

Финансовый директор ДРС обязан провести работу оптимизации уровня ликвидности бюджета:

·Дать указание ЦФО-инициатору платежа о снижении дебиторской задолженности;

·Дать указание ЦФО-инициатору платежа об увеличение кредиторской задолженности;

·Дать указание ЦФО-инициатору платежа о сокращении товарных запасов и/или отказ от затрат, т.е. сокращения расходов в БДР.

Порядок формирования БДДС ДРС представлен в Приложении 6.  

8. Порядок формирования консолидированного бюджета движения денежных средств по ГК

БДДС по Группе Компаний формируется ДЭФ.

Руководитель Департамента экономики и финансов обязан провести работу по оптимизации уровня ликвидности бюджета:

·Дать указание ЦФО-инициатору платежа о снижении дебиторской задолженности;

·Дать указание ЦФО-инициатору платежа об увеличение кредиторской задолженности;

·Дать указание ЦФО-инициатору платежа о сокращении товарных запасов и / или отказ от затрат, т.е. сокращения расходов в БДР.

Порядок формирования консолидированного БДДС представлен в Приложении 7. 

9. Приложение 1. Структура БДДС (с указанием аналитик по статьям) 

10.             Приложение 2. Правила соответствия статей БДДС статьям БДР для формирования годового бюджета 

11.             Приложение 3. Порядок формирования БДДС КЦ

Порядок формирования БДДС КЦ

1.         Общий подход

1. Порядок формирования годового БДДС КЦ устанавливает основные требования, ответственность ЦФО, сроки подготовки информации в процессах планирования БДДС на период.

2. Цели процесса формирования годового БДДС КЦ:

·Сбалансированное формирование Бюджета движения денежных средств КЦ для достижения целей, поставленных учредителями;

· Установление контроля над ликвидностью по КЦ.

3. Настоящий документ обязателен к исполнению и распространяется на следующие подразделения и должностные лица ГК:

4.  Ответственность за внесенные показатели несет директор КЦ.

5. Ответственным за актуализацию настоящего Положения является руководитель Департамента экономики и финансов ГК.

2. Формирования БДДС КЦ

3. Блок-схема процесса формирования БДДС КЦ  

12.           Приложение 4. Порядок формирования БДДС УК

Порядок формирования Бюджета движения денежных средств УК

1.      Общий подход

1. Порядок формирования БДДС УК устанавливает основные требования, ответственность ЦФО, сроки подготовки информации в процессах планирования БДДС на период.

2. Цели процесса формирования годового БДДС УК:

· Сбалансированное формирование Бюджета движения денежных средств УК для достижения целей, поставленных учредителями;

·  Установление контроля над ликвидностью.

3. Настоящий документ обязателен к исполнению и распространяется на следующие подразделения и должностные лица ГК:

4. Ответственность за внесенные показатели несет руководитель Департамента экономики и финансов ГК.

5. Ответственным за актуализацию настоящего Положения является руководитель Департамента экономики и финансов ГК.

2.     Формирование БДДС УК

3. Блок-схема процесса формирования Бюджета движения денежных средств УК 

13.           Приложение 5. Порядок формирования БДДС Департамента развития

Порядок формирования Бюджета движения денежных средств Департамента развития

1.        Общий подход

1. Порядок формирования годового БДДС ДРС устанавливает основные требования, ответственность ЦФО, сроки подготовки информации в процессах планирования БДДС на период

2. Цели процесса формирования годового БДДС ДРС:

·Сбалансированное формирование Бюджета движения денежных средств по инвестиционной деятельности для достижения целей, поставленных учредителями;

·Установление контроля над финансовыми потоками инвестиционной деятельности, сокращение затрат на привлечение заемного капитала.

3. Настоящий документ обязателен к исполнению и распространяется на следующие подразделения и должностные лица ГК:

4. Ответственность за внесенные показатели несет финансовый директор Департамента развития сети.

5. Ответственным за актуализацию настоящего Положения является руководитель Департамента экономики и финансов ГК.

2. Формирование Бюджета движения денежных средств Департамента развития сети

3. Блок-схема процесса формирования Бюджета движения денежных средств Департамента развития сети  

14.           Приложение 6. Порядок формирования консолидированного бюджета движения денежных средств

Порядок формирования консолидированного Бюджета движения денежных средств

1.      Общий подход

1. Порядок формирования консолидированного БДДС по Группе Компаний устанавливает основные требования, ответственность ЦФО, сроки подготовки информации в процессах планирования БДДС на период.

2. Цели процесса формирования консолидированного БДДС по Группе Компаний:

·Сбалансированное формирование Бюджета движения денежных средств АО Группе Компаний для достижения целей, поставленных учредителями;

·Установление контроля над ликвидностью по Группе Компаний;

·Сокращение затрат по привлечению заемных денежных средств и увеличение доходности от использования собственных свободных денежных средств.

3. Настоящий документ обязателен к исполнению и распространяется на следующие подразделения и должностные лица ГК:

4. Ответственность за внесенные показатели несет руководитель Департамента экономики и финансов ГК.

5. Ответственным за актуализацию настоящего Положения является руководитель Департамента экономики и финансов ГК.

2. Формирование консолидированного Бюджета движения денежных средств по Группе Компаний

3. Блок-схема процесса формирования Бюджета движения денежных средств КЦ

Специалист компании ООО «Кодерлайн»

Гнатенко Елена Анатольевна

[1] Правила соответствия статей БДДС и БДР представлено в Приложении 2 к настоящему документу

[2] См раздел _____ настоящего документа

[3] Недельное планирование описывается в Положении о казначействе группы компаний «ХХХ»

[4] В соответствии с Положением по бюджетированию доходов и расходов группы компаний «ХХХ»