Содержание
1. Этапы готовности к внедрению
2. Процесс автоматизации процессов предприятия
3. Секрет эффективного внедрения 1С 8
В данной статье мы расскажем, как определить готовность предприятия к внедрению 1С 8, и к чему морально должна быть готова организация.
1. Этапы готовности к внедрению
Начнем с определения этапа готовности предприятия к внедрению 1С 8.
Первый этап. Готовность нулевая.
У каждого сотрудника организации личное представление о целях работы, и они действуют на основании этих представлений. Нет классификации бизнес-процессов. Также нет подробного описания процессов. Внутренние регулирующие документы отсутствуют. При увольнении сотрудников пропадают важные знания процессов, так как действия не документируются (знания бизнес-процессов не отделены от работников). Деятельность предприятия не прозрачна даже для собственных сотрудников.
Второй этап. Начальный этап
Руководство организации приняло решение о старте работ по типизации бизнес-процессов. Появляются стандарты, по которым описываются основные бизнес-процессы. На опыте предыдущей деятельности возникает повторяемость, что облегчает выполнение новых задач.
Третий этап. Документирование.
Бизнес-процессы задокументированы и стандартизированы. Система управления оказывается отделенной от всего персонала, появляются такие документы, как «внутренний регламент». Этими регламентами (чаще по направлениям деятельности) следует весь персонал.
Четвертый этап. Оценка.
Вводится система оценки эффективности бизнес-процессов. Используется та или иная система оценки работ персонала предприятия. Описание бизнес-процессов и оценки персонала синхронизированы между собой — эффективная деятельность организации приводит к системе стимулирования персонала.
Пятый этап. Зрелость.
Корректировка и построение бизнес-процессов в организации производится на основании анализа показателей, которые отражаются во внутренних документах. Процесс корректировки носит постоянный и системный характер.
2. Процесс автоматизации процессов предприятия
Благодаря внедрению информационной системы управления предприятие повысит уровень зрелости. Организация будет больше стимулировать персонал с помощью внедрения оценки работ. Оптимизация управления и любых других бизнес-процессов производства направлена на решение стратегических целей, к которым можно отнести сокращение затрат, повышение конкурентоспособности, рост прибыли предприятия.
Если поставить цели в таком широком виде перед сотрудниками, отвечающими за внедрение информационной системы (ИС), вряд ли они будут достигнуты. Для того чтобы проект оптимизации бизнес-процессов, затрагивающих управление основными фондами, действительно принес результаты, необходимо выполнить серьезную работу по подготовке: конкретизировать задачи, которые необходимо решить организации для получения этих глобальных целей.
Просто сказать, что организация достигла уровня зрелости и готова к автоматизации процессов предприятия, нельзя. Процессы необходимо изучить как в документах, так и на практике.
Необходимо провести следующие работы:
1. Провести интервью с руководителями организации. Выяснить их точку зрения: как они представляют свои процессы, каких результатов хотят достичь, для чего необходима автоматизация процесса предприятия, определить и поставить цели.
2. Изучить уже имеющиеся процессы в документах. Для понимания процесса необходимо консультироваться со специалистами организации. Обычно это руководители основных направлений организации. Но могут быть специально выделенные подразделения по написанию основных бизнес-процессов.
3. Посетить рабочие места, где будут осуществляться процессы. Там необходимо фиксировать: какие инструменты используются, кто осуществляет процесс. Необходимо разобраться, как осуществляется процесс, определить проблемы и выяснить есть ли понимание процесса. Не отличается ли желаемое от действительности.
3. Секрет эффективного внедрения 1С 8
Только после детального изучения планируемого процесса под автоматизацию на всех уровнях организации сверху донизу, с изучением всей сути бизнес-процессов или предполагаемой системы, можно определить, готова ли в действительности организация к автоматизации (это кроме вопросов финансирования). Понять, все ли ресурсы готовы и подготовлена ли соответствующая культура компании; готово ли руководство и персонал меняться и развиваться не на словах, а на практике. Как только процессы начинают оптимизировать, выявляется множество проблем (подводных камней), которые требуют незамедлительного решения: начиная от значительных финансовых вложений, до кардинальных изменений в оргструктуре предприятия.
В крупных внедрениях для эффективного выполнения проекта по внедрению системы необходимо назначить сотрудника со стороны заказчика на должность Руководителя проекта (на небольших проектах достаточно ответственного координатора), на которого возлагаются следующие задачи:
1. Планирование работ. Здесь важно учитывать возможности организации как временные, так и технические.
2. Анализ информации и система управления изменениями. Важным моментом является своевременное изменение границ и проектных решений при изменяющихся условиях.
3. Координация проектной команды с ключевыми пользователями системы.
4. Организация поддержки системы или ее подсистемы после внедрения.
Обязательной для организации успешного внедрения является разработка последовательности действий и процедур регулярной оценки промежуточных результатов. Внедрение 1С 8 необходимо разделять на этапы (при возможности), ставить только четкие и достижимые задачи. Задачу следует разбивать на отдельные измеряемые шаги. Регулярная оценка помогает корректировать задачи текущей деятельности и ставить новые, а также способствует более четкой мотивации сотрудников.
Вот некоторые критерии оценки результатов, которые целесообразно использовать на практике:
1. скорость ввода и обработки данных;
2. среднее время на составление отчетности (по видам деятельности);
3. качество получаемой отчетности;
4. возможность анализа деятельности предприятия в реальном времени;
5. доступность необходимой информации;
6. удобство использования.
В любом случае внедрение информационной системы требует от Заказчика не только документальной готовности, но и готовности выделить время для участия в процессе. Важно помнить, что система является лишь инструментом для решения задач, а насколько успешно он будет применен в значительной степени зависит от самой организации.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Владислав Варламов.
