Содержание:
1. Учет личных данных сотрудников
2. Создание штатного расписания в 1С
3. Движения в кадровом персонале организации
4. Учет рабочего времени работников и их отсутствия
Кадровое делопроизводство включает в себя перечень процедур, который позволяет документально оформить трудовые отношения с работником. Все процедуры по формированию, учету, обработке и хранению кадровых документов организации, передаче сторонним лицам должны проводится согласно требованиям законодательства и внутренним правилам организации. Каждый работодатель, у которого трудятся наемные сотрудники, обязан вести кадровое делопроизводство.
Программа 1C:Зарплата и управление персоналом дает возможность пользователям автоматизировать кадровое делопроизводство. Она позволяет вести обязательный кадровый учет, а также применять дополнительный функционал для внутреннего ведения кадрового учета по правилам и стандартам компании.
В разделах «Кадры» и «Зарплата» доступны все документы для реализации кадрового делопроизводства в 1С.
1. Учет личных данных сотрудников
Учет личных данных сотрудников в программе Зарплата и управление персоналом структурирован, ведется по каждому сотруднику, имеет как обязательные для заполнения параметры (для кадровой работы, начисления зарплаты, учета налогов), так и дополнительные (для управленческого учета в 1С). Доступны:
- Печатные типовые формы документов на обработку личных данных сотрудников, срочного или бессрочного трудового договора, личной карточки сотрудника;
- учет электронных трудовых книжек;
- возможности хранения сканированных и внесенных данных в личные дела физических лиц.
В программе предусмотрен учет данных и формирование отчетных документов в проверяющие службы:
- воинский учет сотрудников (основной, в запасе) по должностям;
- персонифицированный учет для всех категорий сотрудников с аналитикой стажа, степени вредности производства;
- учет для службы занятости (декларация соответствия);
- учет для ПФР (сведения о трудовой деятельности СЗВ-ТД).
2. Создание штатного расписания в 1С
Функционал по созданию штатного расписания в 1С не является обязательным и применяется работодателем при необходимости. Функционал рекомендован для больших организаций со сложной структурой. Возможности, которые дает включение программного штатного расписания в 1С в кадровое делопроизводство:
- сократить время на оформление кадровых документов при приеме, переводе сотрудников, т.к. информация автоматически отражается из штатного расписания;
- сохранять историю изменений (в том числе в печатной форме Т-3);
- определять свободные позиции штатного расписания;
- задавать разные условия труда для должностей с одним называнием;
- классифицировать позиции по категориям, разрядам;
- на выбор вводить точные значения окладов или диапазон значений, указывать нецелое количество штатных единиц;
- вводить должности (подразделения) на определенный период, тем самым контролировать временное действие штатной единицы (отдела) в справочнике;
- вести учет штатной расстановки;
- бронировать позицию штатного расписания за сотрудником;
- штатное расписание можно индексировать.
3. Движения в кадровом персонале организации
Помимо создания печатных форм кадровых документов организации по приему (Т-1), переводу (Т-5), увольнению (Т-8) сотрудников, в программе можно контролировать кадровые движения, а также результат последующих действий. Доступен(а):
- контроль численности сотрудников, работающих по внешнему/внутреннему совместительству или по основному месту работы;
- функционал группового кадрового оформления единым документом (в случае открытия/закрытия подразделения, реструктуризации организации) – формыT-1а, Т-8а, Т-5а;
- учет переводов при смене должностей, окладов, с работы по совместительству на основное место (и в обратном порядке), при работе с несколькими организациями – учет смены работодателя;
- контроль и перенос остатков отпусков при смене работодателя в пределах холдинга (информационной базы);
- функционал перемещения сотрудников с различными показателями, которые отличаются по территориальному признаку;
- функционал увольнения и полного расчёта сотрудника в день увольнения, не дожидаясь закрытия месяца;
- учет уникальности кадровой нумерации документов, табельных номеров физического лица;
- возможность заключения договора гражданско-правового характера, его закрытия по мере выполнения работ поэтапно актами выполнения работ;
- возможность без кадрового перевода изменять рабочий график;
- функционал фиксирования с дальнейшей оплатой дополнительной работы сотрудника при замещении отсутствующего сотрудника, при внутреннем совмещении должностей, расширении обязанностей, увеличении объемов работы, при подработках.
4. Учет рабочего времени работников и их отсутствия
Одним из важных направлений кадрового делопроизводства является учет рабочего времени работников и их отсутствия. В программе предусмотрен функционал, позволяющий вести учет при различных условиях труда:
- можно использовать разные виды графиков (суммированный учет рабочего времени, с неполным рабочим днем, многосменные, пятидневную рабочую неделю, 2/2, индивидуальные графики и др.);
- есть возможность выбора производственных календарей и применения нескольких для разных регионов;
- можно регистрировать отсутствия на рабочем месте по болезни, отгулы, отпуска и другие отклонения от графика, устанавливать дополнительные часы за пределами нормы при суммированном учете рабочего времени или за работу в праздничные дни;
- можно использовать на выбор определенный вид планового времени или применить несколько вариантов, есть возможность расширить классификатор;
- возможно вести учет дней ежегодного отпуска, дополнительного, учебного отпуска для различных категорий сотрудников, формировать резервы отпусков, сформировать фактические и перенесенные отпуска по форме Т-7 в документе «График».
Унифицированные формы, применяемые в программе (макеты печатных форм) не обязательны для применения и могут быть скорректированы по внутренним правилам кадрового документооборота компании.
Единая информационная база дает возможность структурного анализа и управления кадровым составом в разных срезах, в различные периоды времени и применяется для расчета кадровых показателей: коэффициента текучести кадров, среднесписочной численности, коэффициента выбытия кадров и т.п. Что позволяет своевременно прослеживать кадровую динамику отдельных подразделений и организации в целом, выявлять проблемные участки кадрового персонала организации. Единое отражение рабочего времени и дней отсутствия в программе дают наглядную общую картину (в табеле учета рабочего времени по форме Т-13): возможность выявлять причины отсутствий сотрудников, причины потери времени, вычислять результативные показатели (например, fte). Что позволяет вносить коррективы в плановую штатную численность подразделений.
Специалист компании «Кодерлайн»
Екатерина Тютина
