Использование 1С: ЗУП КОРП 3.1 для учета и планирования занятости персонала в организации: планирование отпусков в 1С ЗУП, учет неявок, учет рабочего времени в 1С

Содержание
1. Общая информация
2. Планирование отпусков
3. Учет неявок  
4. Анализ занятости с помощью отчетов по использованию рабочего времени

Общая информация

Показатели использования рабочего времени являются важной составляющей  при планировании занятости персонала и потребностей в трудовых ресурсах.
В данной статье будут рассмотрены возможности использования «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) для получения данных, необходимых для расчета показателей занятости работников в части использования рабочего времени.

Отсутствия работников по причине нахождения в ежегодных отпусках могут быть запланированы на основе графиков отпусков, которые должна составлять каждая организация на год. Потери рабочего времени по другим причинам, например, по болезни работников, не могут быть запланированы заранее, но могут быть спрогнозированы  на основе статистики неявок за определенный период. ЗУП 3.1 обеспечивает   возможность  получить эти данные, поскольку в программе предусмотрено ведение  учета неявок, формирование графика отпусков  и формирование отчетов по накопленным данным.

Планирование отпусков

Планирование отпусков представляет собой процесс формирования графиков отпусков с помощью документов «График отпусков». Перенос отпуска работника регистрируется в программе документом «Перенос отпуска». В документе «График отпусков» автоматически отражаются данные о предоставленных и о перенесенных отпусках.
Унифицированную печатную форму Т-7 «График отпусков» можно распечатать по документу непосредственно из самого документа, или общую по всем документам «График отпусков» из кадровых отчетов.


  Рисунок 1. Форма документа «График отпусков»



  Рисунок 2. Форма документа «Перенос отпуска»

 

  Рисунок 3. Формирование печатной форма графика отпусков Т-7

 
Рисунок 4. Отчет по фактическим отпускам 

С помощью отчета по фактическим отпускам можно получить данные об использовании отпусков сотрудниками по видам отпусков и по документам, которыми эти отпуска зарегистрированы в системе.

Учет неявок

Отсутствия сотрудников на работе по различным причинам представляют собой потери рабочего времени. В программе реализована возможность зарегистрировать сведения обо всех возможных отсутствиях сотрудников:
• Отпуска: ежегодные, учебные, целевые, без оплаты, по беременности и родам, по уходу за детьми;
• Отсутствия по больничным листам;
• Командировки;
• Разнообразные оплачиваемые неявки;
• Неоплачиваемые неявки и прогулы;
• Другие виды потерь рабочего времени.
 

  Рисунок 5. Форма списка всех документов, которыми регистрируются отсутствия работников

Анализ занятости с помощью отчетов по использованию рабочего времени

Получить статистику и провести анализ по потерям рабочего времени сотрудников можно с помощью отчетов. Для этих целей в ЗУП 3.1 предусмотрены отчеты «Отсутствия сотрудников» и Потери рабочего времени».
Отчет «Отсутствия сотрудников» отражает список всех отсутствий сотрудников с количеством дней и периодом отсутствия. Поскольку отчет является настраиваемым, то с его помощью можно получить данные только по выбранному сотруднику или по определенному виду отсутствия за выбранный период времени.

 

  Рисунок 6. Отчет «Отсутствия сотрудников»

Отчет «Потери рабочего времени» состоит из двух частей. Отчет позволяет получить сводные данные о потерях рабочего времени из-за отсутствий сотрудников на рабочих местах в днях и часах, как по подразделениям, так  и по каждому сотруднику отдельно.
В отчете также отражаются  норма рабочего времени и процент потерь рабочего времени от плановой нормы рабочего времени. 

 

  Рисунок 7. Фрагмент отчета «Потери рабочего времени», отражающий совокупные потери рабочего времени по подразделениям и в целом по организации



  Рисунок 8. Фрагмент отчета «Потери рабочего времени», отражающий совокупные потери рабочего времени по подразделениям и в целом по организации в разрезе видов неявок

 

  Рисунок 9. Фрагмент отчета «Потери рабочего времени», отражающий совокупные потери рабочего времени по сотрудникам 
 


  Рисунок 10. Фрагмент отчета «Потери рабочего времени», отражающий совокупные потери рабочего времени по сотрудникам

Галина Гениевская,

консультант-аналитик компании ООО “Кодерлайн”