1. Возможности создания планов и их отражение в статьях бюджетов, оперативных бюджетах, на примере решения задачи:
1.1. Заказы клиентов
1.2. Подготовка Планов продаж
1.3. Бюджет продаж по Планам продаж
1.4. Бюджет оплат клиентов
1.5. План сборки
1.6. Подготовка Плана закупок комплектующих
1.7. Бюджет закупок по Плану закупок
1.8. Бюджет оплат поставщикам
Возможности создания планов и их отражение в статьях бюджетов, оперативных бюджетах, на примере решения задачи
Таблица 1
В настоящей статье рассматриваются соответствующие возможности создания планов и их отражение в статьях бюджетов, оперативных бюджетах, на примере решения следующей задачи – рис. 1:
1. Принимаются Заказы клиентов в текущем месяце с отгрузкой в последующих месяцах. Продукция заказов обеспечивается сборкой.
2. Планы продаж, построенные от Заказов клиентов, должны передаваться в подсистему бюджетирования для формирования оперативных бюджетов продаж и оплат клиентов.
3. Планы закупок, построенные от Планов продаж – Планов сборок, также должны быть переданы в подсистему бюджетирования для формирования бюджета закупок комплектующих и оплат поставщикам.
Далее, следуя схеме на рис. 1, последовательно описаны действия:
Заказы клиентов
Подготовка Планов продаж
Бюджет продаж по Планам продаж
Бюджет оплат клиентов
План сборки
Подготовка Плана закупок комплектующих
Бюджет закупок по Плану закупок
Бюджет оплат поставщикам
Заказы клиентов
Подготовка Планов продаж
При подготовке Плана продаж необходимо предусмотреть его способность передать данные в подсистему бюджетирования, а также создать статьи бюджета с необходимыми аналитиками. В этой связи в подсистеме бюджетирования созданы:
1. Сценарий бюджетирования "Бюджеты по планам".
2. Три статьи бюджета Выручка от продаж, Предоплата клиентов, Постоплата клиентов. Эти статьи с необходимыми аналитиками показаны на рис. 3, 4, 5.
Также подготовлены сценарий планирования "Месячный для бюджетов" (рис. 6) и вид плана "Выручка и платежи. Для бюджета" (рис. 7):
• Сценарий планирования "Месячный для бюджетов" (рис. 6). Планы продаж и закупок составляются "По количеству и сумме". Указан сценарий бюджетирования "Бюджеты по планам", по которому будут отображаться данные планов.
• Вид плана "Выручка и платежи. Для бюджета" (рис. 7). Помечены аналитики, по которым должен детализироваться план. Включен флаг "С указанием плана оплат". Указаны три статьи бюджетов, в которые будут транслироваться данные из плана. Выбран "Расширенный вариант заполнения (по источникам)" по двум причинам: а) планы будут заполняться по клиентам (заказам) и б) предстоит выбирать цены из прайсов.
Заполненный План продаж по Клиенту 1 показан на рис. 8:
• В шапке указаны сроки составления плана – сентябрь, октябрь. Выбран сценарий "Месячный для бюджетов", вид плана "Выручка и платежи. Для бюджета". Заполнены необходимые аналитики слева. Справа указаны статьи бюджетов для трансляции данных плана.
• Табличная часть Товары заполнена по кнопке "Заполнить товары – Настроить правило и заполнить". Предварительно были настроены источники заполнения плана (рис. 9) и установлены цены номенклатуры (прайс-лист). Как видно, номенклатура и количество подтянулись из Заказов клиентов, а цены – из прайс-листа (не из заказов).
• Табличная часть Оплата заполнена по кнопке "Заполнить этапы графика оплаты". График подтянулся из соглашения, даты платежей рассчитаны по графику от начала периодов, а не взяты из Заказов клиентов.
Примечание: Возможен другой способ передачи суммовых данных в бюджеты, а именно, передача цен из оперативного контура в нефинансовые показатели.
Аналогичным образом подготовлен План продаж по Клиенту 2 – рис. 10. На основе двух составленных и утвержденных планов будут сформированы Бюджет продаж и Бюджет оплат клиентов.
Отметим, что указание статьей бюджетов в Плане продаж позволяет сформировать соответствующие движения по регистру "Обороты бюджетов". Именно они и будут отражены в оперативных бюджетах.
Бюджет продаж по Планам продаж
На рис. 11 показан вид бюджета Бюджет продаж. Флаг "Использовать для ввода плана" снят, т.к. статья бюджета "Выручка от продаж" берет данные из планов продаж – эти данные не будут храниться в виде экземпляра бюджета.
Сформированный Бюджет продаж по подготовленным планам продаж показан на рис. 12. Он повторяет/суммирует данные планов продаж.
Бюджет оплат клиентов по Плану продаж
Сформированный Бюджет оплат клиентов по планам продаж показан на рис. 13
План сборки
План сборки обязателен для подготовки, т.к. по Плану продаж нет возможности рассчитать перечень и количество комплектующих для покупки. А после Плана сборки необходим План закупок, т.к. только через него можно передать в подсистему бюджетирования суммовые данные и графики оплат поставщикам.
Готовим План сборки по Плану продаж – рис. 14. Вид плана Сборка показан на рис. 15. Использован "Простой вариант заполнения (по формуле)" по общему с Планом продаж сценарию "Месячный для бюджетов". Табличная часть заполнена по кнопке "Заполнить товары" с уточнением в диалоге (рис. 16) – по формуле "План продаж" без смещения периода.
Предварительно для номенклатуры Продукция 1 и Продукция 2 подготовлены варианты комплектации:
Подготовка Плана закупок комплектующих
При подготовке Плана закупок, как и для Планов продаж, необходимо предусмотреть его способность передать данные в подсистему бюджетирования, а также создать статьи бюджета с необходимыми аналитиками. В этой связи в подсистеме бюджетирования созданы:
• Три статьи бюджета Стоимость/кол закупки, Предоплата поставщикам, Постоплата поставщикам. Статьи с необходимыми аналитиками показаны на рис. 17, 18, 19. В этих статьях отсутствует аналитика Договоры, т.к. она не поддерживается в Планах закупок. Таким образом нет возможности транслировать в бюджеты данные закупок в разрезе договоров.
Также для сценария планирования "Месячный для бюджетов" (рис. 6) создан вид плана "Закупка и платежи к сборке. Для бюджета" (рис. 20). В виде плана помечены аналитики, по которым должен детализироваться план. Включен флаг "С указанием плана оплат". Указаны три статьи бюджетов, в которые будут транслироваться данные из плана. Выбран "Расширенный вариант заполнения (по источникам)" по двум причинам: а) предстоит выбирать цены из прайсов поставщиков, б) планы могут заполняться по отдельным поставщикам.
Для Плана закупок создан Поставщик 1 и соглашение к нему. В соглашении прописана статья ДДС. Установлены цены поставщика на комплектующие. Вариант оплаты по соглашению:
Заполненный План закупок показан на рис. 21:
• В шапке указаны сроки составления плана – сентябрь, октябрь. Выбран сценарий "Месячный для бюджетов", вид плана "Закупка и платежи к сборке. Для бюджета". Заполнены необходимые аналитики слева (аналитика Договоры отсутствует). Справа указаны статьи бюджетов для трансляции данных плана.
• Табличная часть Товары заполнена по кнопке "Заполнить товары – Настроить правило и заполнить". Предварительно были настроены источники заполнения плана (рис. 22) и установлены цены номенклатуры поставщиков (прайс-лист Поставщика 1). Как видно, номенклатура и количество подтянулись из Плана сборки (комплектующие), а цены – из прайс-листов поставщиков.
• Табличная часть Оплата заполнена по кнопке "Заполнить этапы графика оплаты". График подтянулся из соглашения, даты платежей рассчитаны по графику от начала периодов поставки. Как видно, часть платежей сдвинута на ноябрь.
Примечание: Если план закупок составляется без детализации по поставщикам и соглашениям, то табличная часть Оплата может быть заполнена вручную.
На основе составленного и утвержденного плана закупок будут сформированы Бюджет закупок и Бюджет оплат поставщикам.
Бюджет закупок по Плану закупок
Сформированный Бюджет закупок по плану закупок показан на рис. 23 – использована статья бюджета Стоимость/кол закупки. Как видно, бюджет не содержит аналитику по договорам.
Бюджет оплат поставщикам
Сформированный Бюджет оплат поставщикам по плану закупок показан на рис. 24. Как видно, суммы предоплат/постоплат распределились по месяцам. Сумма 5600руб. отразилась в ноябре.
Таким образом, в подсистему бюджетирования переданы данные по выручке, себестоимости закупок, платежи клиентов и поставщикам с выделением предоплат. Бюджет транспортно-заготовительных, административных и коммерческих расходов можно строить с помощью нефинансовых показателей, как процент от себестоимости закупки. И дальше строить другие виды бюджетов.
Тенгиз Куправа,
руководитель проектов компании ООО “Кодерлайн”
