Содержание:
1. Управление закупками в 1С. Вариант 1. Упрощенный
2. Управление закупками в 1С. Вариант 2. Стандартный
Программный продукт 1С:Управление холдингом позволяет упорядочить следующие моменты:
Ø Сбор потребностей группы компаний в материальном обеспечении бизнес-единиц;
Ø Проведение тендерных процедур (в том числе, скоринг подрядчиков / поставщиков);
Ø Контрактация;
Ø Осуществление централизованных закупок;
Ø Контроль за позициями, которые не централизованы в плане закупок.
Все описанные моменты можно автоматизировать в подсистеме «Централизованное управление закупками», соответственно, в данной подсистеме производится и планирование закупок в 1С. Программа предполагает два варианта работы с потребностями по группе компаний.
1. Управление закупками в 1С. Вариант 1. Упрощенный
Данный вариант, как правило, используют в том случае, когда есть необходимость в контроле закупок у бизнес-единиц, но при этом еще нет единых классификаторов статей закупок, форм по сбору плановых потребностей. Такой формой по сбору плановых потребностей в «1С:Управление холдингом» является документ «Заявка на потребность».
«Заявка на потребность» проходит определенный маршрут согласования, который может отличаться в зависимости от суммы, бизнес-единицы и любой другой аналитики.
Данный вариант дает нам возможность получить систему, в которой ведется учет закупок (на уровне согласования документов на закупки), контролировать и анализировать потребности по группе компаний, получить материалы для анализа и планирования планов закупок в виде статистики произведенных закупок.
Модель Упрощенного варианта планирования закупок в 1С можно представить на схеме:
В соответствии с представленной схемой, создав документ «Заявка на потребность», Инициатор выражает потребность в закупке необходимых товаров, материалов или услуг.
Потребность проверяют согласующие лица на предмет необходимости данной закупки.
В случае утверждения документа Инициатор заявки создает Заказ поставщику (создается на основании утвержденного документа «Заявка на закупку»). В процессе закупок производится оформление заявок на оплату.
После фактического поступления товара или услуг в подсистеме бухгалтерского учета создаются соответствующие закрывающие документы, причем, система 1С УХ позволяет отражать данные как в базе УК, так и в базах бизнес-единиц.
Рассматриваемый вариант прост, но при этом он позволяет контролировать и собирать статистику по закупаемым товарам и услугам. Соответственно появляется контроль расходования денег.
2. Управление закупками в 1С. Вариант 1. Стандартный
Схема данного варианта управления закупками представлена на схеме:
В соответствии с данной схемой, первый шаг в процессе управления закупками – внесение бюджетов закупок.
При необходимости приобрести что-то из утвержденного бюджета закупок Инициатор создает в программе документ резервирования бюджета закупок, который проходит по предопределенному маршруту согласования.
После согласования документа резервирования данные по нему попадают в консолидированный план потребностей по всей группе.
Далее необходимо запустить сервис «Определение способа покрытия потребностей». Данный сервис позволяет в автоматическом режиме выбирать варианты обеспечения (проведение торгов, закупка у аккредитованного поставщика, внутригрупповое перемещение, приобретение по упрощенной схеме (по счету без заключения договора).
Если организация торгов не требуется, то на основании созданного резерва создается заявка на потребность, на основании которой оформляется заказ поставщика.
Если предполагаются торги, то предварительно необходимо их провести, после чего по каждому созданному лоту осуществляется закупочная процедура. После выбора поставщика оформляется документ «Заказ поставщику».
Таким образом, программный продукт «1С:Управление холдингом» обладает конкурентным преимуществом – возможностью выбрать оптимальный вариант автоматизации закупочной деятельности.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Анна Анкабаева.
