Содержание:
2. Варианты использования подсистемы закупок
4. Работа с поставщиками в 1С:Управление холдингом 3.0
1. Процесс Закупки в 1С:УХ
В данной статье рассмотрим возможности ведения закупок в Управлении Холдингом 3.0. Ниже приводится общая упрощенная схема закупок в 1С:УХ - Рисунок 1. Условно процесс закупки можно разделить на 6 этапов.
Рисунок 1 Общая схема закупок
Закупки в Управлении холдингом 3.0 направленны на эффективное использование ресурсов. Разрабатывается стратегия и политика закупочной деятельности, которая определяет для каждого ЦФО источники покрытия потребностей, корректировку потребностей или замену на унификаты или аналоги, способ закупки, кредитную политику. 1С:УХ работает в долгосрочной стратегии закупок, так как закупочные процедуры предполагают выбор поставщиков с использованием внутренних механизмов и электронных торговых площадок. Как результат - долгосрочные контракты.
2. Варианты использования подсистемы закупок
В подсистеме закупок для оптимизации оборотных запасов группы компаний необходимо определение вариантов приобретения ресурсов, что закупается централизованно и децентрализовано. Подсистема управления закупками позволяет определение закупки одного ресурса для одних дочерних и зависимых обществ (ДЗО) организации централизованно, для других - децентрализовано.
Принято выделять два варианта управления мастер-данными:
· Жесткий;
· Мягкий.
В рамках «жесткого» подхода все НСИ ведется централизованно, при «мягком» не требуется контролировать ДЗО. Обсуждение сильных и слабых сторон таких подходов не в рамках данной статьи.
В Управлении холдингом 3.0 реализуются оба варианта управления мастер-данными, реализация в управлении закупочной деятельности выглядит следующим образом:
· Централизация только закупочных процедур. В этом случае происходит консолидация потребностей ДЗО и выполнение торгов централизованно и децентрализация заключения договоров и поставок, когда исполнение договоров в рамках ДЗО и снабжение напрямую в ДЗО.
· Централизация закупочных процедур и процедур снабжения. Полная консолидация всех процедур от выбора поставщика, заключения договора и снабжения происходит в Управляющей компании, а поступления на склады ДЗО в рамках обеспечения необходимого запаса ДЗО.
Для формирования стратегии в УК централизуется управленческая отчетность ДЗО. Отчетность может содержать следующие данные:
· Сведения о запасах,
· Сведения о поставщиках,
· Сведения о потребности,
· Периодичности закупок
· итд.
На основе данных и анализа отчетности управляющая компания формирует политику закупочной деятельности с определением централизации или децентрализации процедур для различных ДЗО.
3. Бюджетирование закупок
В 1С:УХ реализуется два сценария бюджетирования закупок:
1. Сценарий «От потребностей». Данный сценарий используют для производственных компаний. Формирование плана потребностей от плана производства или продаж, данные планы поступают из систем ДЗО. План потребностей консолидируется и уточняется в УК, становясь основой плана закупок и формирования по плановым ценам бюджета закупок.
2. Сценарий «От лимитов». Данный сценарий применим для административно-хозяйственной деятельности и организаций работающих в сфере услуг. Лимитирующие бюджеты формируются в УК и поступают в ДЗО ограничивая потребности. Процесс формирования потребностей не отличается от приведенного в сценарии №1 выше.
Для организаций которые работают по 223-ФЗ важным итогом обоих сценариев бюджетного процесса является «Годовой план закупок» выгружаемый штатными средствами Управления Холдингом на сайт «Госзакупок».
Ниже графическое представления обоих сценариев. Рисунок 2.
Рисунок 2 Варианты бюджетирования закупок
Механизм управления консолидированными данными позволяет снизить риски и минимизировать затраты, более четко прогнозировать доходы. Как следствие это -снижение волатильности чистого денежного потока и остатков запасов ДЗО.
4. Работа с поставщиками в 1С:Управление холдингом 3.0
В 1С работа с поставщиками происходит следующим образом. Для повышения эффективности в 1С:Управление холдингом 8 разработан механизм аккредитации поставщиков (рисунок 3). Эта процедура аккредитации и процедура на ЭТП разные понятия.
Рисунок 3 Аккредитация и личный кабинет
Реализованный механизм саморегистрации поставщика в Управлении холдингом 3.0 позволяет поставщику получить доступ к системе через «Личный кабинет». Поставщик получает приглашение для доступа в «Личный кабинет», где, согласно заранее разработанной процедуре, он может подавать необходимые для аккредитации документы. В дальнейшем аккредитованные поставщики приглашаются к прохождению квалификации, получают информацию о тендерах и участвуют в закупочных процедурах. Личный кабинет позволяет поставщику отслеживать заказы, взаиморасчеты, подавать претензии.
5. Анализ закупок товаров
Для анализа закупок товаров и получения своевременной информации в системе реализован механизм аналитической панели. Панель позволяет в одном месте получить всю необходимую информацию как для менеджера, так и для руководителя. Ниже приведен пример такой панели. Рисунок 4.
Рисунок 4 Аналитическая панель
Контроль
При централизованном подходе встроенный функционал Управлении Холдингом позволяет контролировать этапы процесса закупок. В таблице ниже приведены все основные участники основных этапов закупок и контрольные процедуры. Красным выделен функционал реализованный в Управлении Холдингом.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Александр Васецкий.
