Содержание:
1. Электронный документ «Счет-фактура» в 1С
2. Электронный обмен документами в 1С
3. Требования к формату электронных счетов-фактур
1. Электронный документ «Счет-фактура» в 1С
Счет-фактура — юридически значимый документ, предназначенный для удостоверения фактической отгрузки товаров или оказания услуг по соответствующей стоимости.
В соответствии со ст. 169 НК РФ по взаимному согласию сторон сделки счет-фактура может быть составлен и выставлен в электронной форме. Получается, что документ счет фактура в электронном виде (ЭСФ) – это носитель той же информации, что и бумажная версия, имеющий точно такое же юридическое значение.
В условиях широкого распространения электронного документооборота с контрагентами в РФ к обмену электронными документами в 1С приходит все больше компаний. Причина – в удобстве использования и сокращении временных затрат на обслуживания бумажных документов.
2. Электронный обмен документами в 1С
Фирма 1С уделяет большое внимание той области автоматизации документооборота, которая связана с обменом электронными данными как с контролирующими органами, так и между контрагентами. Как бы ни хотелось оптимизировать абсолютно все в деятельности компании, процессы, имеющие место быть в организации, неразрывно связаны нашими контрагентами. Нет ни одной организации, которая взаимодействует только сама с собой. Зачастую, именно в процессах взаимодействия скрывается огромный потенциал для сокращения издержек.
Одним из узких мест в документальном оформлении отгрузки товаров / услуг является документооборот. Это можно ярко проиллюстрировать именно аа примере счет-фактуры – для сопровождения одного такого документа требуется выполнить несколько действий, каждое из которых занимает некоторое количество времени. И эти действия при работе с бумагой выполняются от и до, т.е. требуют полноценного участия сотрудника. Приближенно, порядок выставления счет-фактуры состоит из следующих операций:
1. создать счет-фактуру;
2. напечатать;
3. заверить;
4. отправить счет-фактуру по почте;
5. разместить в архиве.
Для сравнения алгоритм при работе с электронным счет-фактурой будет выглядеть следующим образом:
1. создать форму электронного счета-фактуры;
2. направить ЭСФ контрагенту по электронным каналам связи.
В данном случае заверение происходит при отправке и не требует выполнения отдельной операции. Размещение в архиве происходит в 1С автоматически после отправки.
И если перевести составляющие рассмотренных процессов на время, получится следующая картина, представленная в Таблице 1.
В компании, в которой я работал, в день было около 150 – 200 отгрузок. И, хотя, до перехода на обмен документами в электронном виде отдельные операции выполнялись над консолидированными объектами (например, поход на почту сразу со всей пачкой к отправке или групповая печать документов), все равно, временные затраты были колоссальными.
Из таблицы видно, что электронный обмен счет-фактурами значительно выгоднее бумажного.
К слову сказать, полученный счет-фактуру контрагент должен отразить у себя в учете, а это также отнимает и его время. Поэтому электронный документооборот между организациями в данном случае является проявлением заботы и о контрагенте.
3. Требования к формату электронных счетов-фактур
Требования к формату электронного счет-фактуры закреплены в Приказе ФНС России от 19.12.2018. В конечном виде ЭСФ – это унифицированный электронный XML документ. К названию файла и к его составу обозначены четкие требования, что служит стандартом как для создания, так и для его обработки. Продукты фирмы 1С оснащены программными модулями, позволяющими не заострять внимания на технических аспектах. Для пользователя вся работа по обмену счет-фактурами в электронном виде сведена к минимуму. Работать с ЭФС – это удобно.
Специалист компании «Кодерлайн»
Сергей Пушкин
