Маршрутизация документов, виды документов, до...
-

Маршрутизация документов, виды документов, доступ к документам в 1С: Документооборот

0
22349
04.07.2017 Светлана Федосимова
Содержание
1. Первоначальные настройки
2. Виды документов
3. Сквозной пример создания документа
4. Маршрутизация внутреннего документа
5. Настройка прав доступа
6. Рекомендации 


Учет  в программе «1С:Документооборот, ред. 2.1» невозможен без выбора вида документа. 

Первоначальные настройки


Для включения работы с документами перейдите в раздел «Настройка и администрирование → Делопроизводство», и в форме «Настройка работы с документами» установите соответствующие галки напротив видов документов.

 
 Установите флажок на пункте «Учет по организации», если документооборот ведется по нескольким организациям. В документах станет доступен реквизит «Организация» для выбора конкретной организации. Если в документах планируется вести учет в разрезе деятельности организации, установим флажок «Вопросы деятельности».

Сформировать вид документа можно из справочника «Виды документов» –Раздел «НСИ → Виды документов». Справочник включает три вида документов: внутренние, входящие и исходящие.

 

  В поставку программы входят типовые документы. Можно завести свои документы, которые используются в текущей деятельности, без изменения программы. Для этого в персональных настройках пользователя раздел «Настройка→Документы→Персональные настройки работы с документами» можно установить виды документов, способы отправки и получения, а также организацию по умолчанию. Будут открываться документы по организации, которую установил пользователь в своих настройках. 




Виды документов


В конфигурации есть три вида списков документов. Эти списки находятся в разделе «Документы и файлы». Со списками документов очень удобно работать. Каждый пользователь может создать список под себя, настроив вывод нужной ему информации. Установите флажок, документы будут сгруппированы в форме списка.

 

  Кроме этого, есть отборы по периоду, по виду документа, по организации и по контрагенту. Для этого нажмите «Еще→ Настройки →Настроить список» - здесь можно установить дополнительные отборы в списках.

 

  Можно создать, распечатать карточку документа, вложенные файлы, ввести на основании другой вид документа, отправить документ по маршруту. Установив настройку «Показывать область просмотра документа», можно просмотреть содержимое документа, прикрепленного к нему файла.

 

  Любой документ, который создал пользователь, автоматически помещается в регистр «Мои документы». Для этого необходимо выбрать в контекстном меню строку «Добавить в «Мои документы». Пользователь всегда может открыть эту форму и найти нужный ему документ.

 




Сквозной пример создания документа


Рассмотрим пример создания и регистрации внутреннего документа – «Договора на поставку услуг».
Заказчик «Управляющая компания» заключила договор на поставку услуг с Исполнителем контрагентом ООО «Юпитер». Со стороны заказчика договор подписывает Генеральный директор компании Иванов Иван Иванович. Со стороны исполнителя – Директор Федоров Игорь Георгиевич. Подготовил документ Юрист управляющей компании Козлов Юрий Юрьевич, зарегистрировал договор Секретарь компании Фролова Алена Петровна. Согласует документ Главный бухгалтер Петрова Анна Владимировна.
Создадим шаблон документа «Договор на поставку услуг» из раздела «Документы и файлы → Шаблоны документов». Заполним наш договор на основании шаблона. 

 

  В шаблоне введем его наименование и краткое описание. Установим флажки в пунктах «Запрещать изменять реквизиты из шаблона» и «Запрещать удалять файлы». Выберем, какие реквизиты будут заполняться из шаблона на вкладке «Реквизиты документа». 

 

 
 Настроим заполнение файла договора, используя «Настройку заполнения файла». Для того, чтобы заполнить файлы doc и docx, отметим необходимые поля на закладке «Реквизиты». Программа создаст их автоматически.

 

  Чтобы заменить поле файла, необходимо указать выражение на встроенном языке на закладке «Скрипты».
 


  Можно создать свою настройку или настроить замену реквизита или строки в файле на указанное выражение.

 

  Этот механизм удобно применять для автоматического создания шаблонов договоров, дополнительных соглашений и приказов. На основании уже созданного шаблона можно ввести неограниченное количество документов.
Заполним наш шаблон необходимыми данными документа и получим готовый договор, который можно распечатать и отправить контрагенту по электронной почте.

 

Подсвеченные поля заполнились автоматически, на основании реквизитов документа.
На основании готового шаблона можно создать новый документ. Для этого откроем карточку файла и нажатием на кнопку «Создать на основании» сформируем документ.

 

  На закладке документа «Категории» укажем категорию документа. По категориям очень удобно отслеживать документы в журналах. 

 

  Также можно настроить автоматическую категоризацию в документе, исходя из заданных условий. 
Например, у контрагента указан реквизит «ВИП». Если мы выбираем этого контрагента в документ, категория документа заполняется автоматически. Для этого необходимо лишь заполнить необходимое условие или выражение на встроенном языке.

 

  Документ мы ввели в программу. Перейдем к маршрутизации документа.

Маршрутизация внутреннего документа


Что же такое маршрутизация документа? Любой документ в программе мы можем отправить на согласование, регистрацию, утверждение, ознакомление и др. по определенному маршруту. В программе уже настроены предопределенные типы маршрутов документов. 
В 1С:Документооборот используются два вида маршрутизации.
 Свободная маршрутизация. Пользователь сам назначает маршрут прохождения документа по своему усмотрению.
 Регламентированная маршрутизация. Маршрут прохождения документа жестко задается в шаблоне бизнес-процесса, при этом пользователь не имеет права его изменить. 


  Рассмотрим пример свободной маршрутизации. Договор у нас создавал юрист, поэтому мы направим его на регистрацию секретарю. Выберем для этого пункт меню «На регистрацию». По кнопке «Отправить» можно выбрать нужный маршрут.

 

  В карточке бизнес-процесса мы выбираем пользователя, в данном случае секретаря. Проставляем срок регистрации и срок обработки результата. Предмет процесса – договор прикрепляется к процессу автоматически. В комментарии мы можем написать, что нужно сделать с договором.
Обратите внимание: справа от карточки бизнес-процесса находится инструкция по созданию процесса.

 

  Нажимаем кнопку «Стартовать и закрыть» и на рабочий стол секретаря приходит задача зарегистрировать документ.
 

  Секретарь оставляет комментарий о проделанной работе и нажимает кнопку «Зарегистрировать». В появившейся форме проставляете регистрационный номер документа. 

 

  Документ отправляется на ознакомление с результатом регистрации автору бизнес-процесса. Документу присваивается регистрационный номер. Автор запуска процесса, в данном случае юрист, нажимает кнопку «Ознакомился». Процесс регистрации документа считается законченным.
 


  Маршрут прохождения документа можно просмотреть в форме списка документов по кнопке .
В документе просмотреть маршрут документа можно при помощи кнопки «Процессы и задачи».

 

  В карточке бизнес-процесса по кнопке «Еще→ Печать → Карта маршрута» можно распечатать карту маршрута документа. У нас процесс регистрации получился простой, карта маршрута представлена на рисунке.

 

  Для того чтобы реализовать регламентированную маршрутизацию документов, можно использовать список заранее настроенных шаблонов с указанием сроков исполнения, исполнителей и прочих параметров, характерных для данного вида процесса. Перейти к справочнику «Шаблоны процессов» возможно из раздела «Управление процессами». Документ можно согласовать только в строго определенной последовательности. Сначала Генеральный директор, затем Главный бухгалтер, далее Юрист. Каждому согласующему задан срок согласования – 1 день. Добавлено условие для запуска. 
Условие – процесс запускается, если прикреплен предмет согласования. Можно задать другие условия, используя конструктор или написав условие на программном языке.
 


Настройка прав доступа


Все пользователи, работающие с программой, включаются в группу «Пользователи». Чтобы назначить права пользователя, воспользуйтесь кнопкой «Группы и полномочия». 

Например, главный бухгалтер Петрова А.В. должна работать с внутренними документами. Главному бухгалтеру нужны права, чтобы можно было работать с входящими и исходящими документами и наблюдать за бизнес–процессами, происходящими на предприятии.

 
 
Секретарю нужно назначить права «Делопроизводители», т.к. он должен иметь возможность регистрировать документы. Руководителю организации необходимо добавить права «Контроль задач и бизнес-процессов» и «Руководители подразделений», чтобы он мог контролировать работу подчиненных. Юристу необходимо добавить право «Ответственный за НСИ».

Права доступа можно назначать и в списках документов. Рассмотрим назначение прав на примере внутренних документов. Выберем папку «Договора» и вызовем контекстное меню. Найдем кнопку «Настройка прав». 

 

  Права для каждого пользователя настраиваются в форме настройки доступа. Права на доступ к папкам и документам настраиваются по группе пользователей, по подразделениям и по другим условиям.

 

  В разделе «Настройка и администрирование → Настройка программы → Делопроизводство» включим настройку - «Состояние документов». При помощи справочника «Настройки доступности по состоянию» настраивается ограничение прав доступа пользователя к реквизитам документа.

На вкладке «Доступность полей» указываются названия состояний документа. Значение в поле определяет наличие соответствующего права пользователя:
 Да – доступ к полю разрешен. 
 Нет – доступ к полю запрещен. 
 Пусто – доступ к полю не разрешен, не запрещен. 

На закладке «Пользователи» настраивается список пользователей, на которых распространяется данная настройка. 
Привяжем настройку к конкретному типу документа на закладке «Виды документов». 
 

Рекомендации


Зная несложные правила настройки соответствующих шаблонов, можно настроить программу так, что работать в ней будет достаточно удобно и просто.
В следующей статье рассмотрим пример коллективной работы пользователей с документом, а именно «Согласование, утверждение, контроль исполнения документа в программе».


Светлана Федосимова, 
разработчик компании ООО «Кодерлайн».

Задать вопрос автору статьи
Тема вопроса*
Ваше имя*
E-mail или телефон*
Ваш вопрос*
 

Добавить комментарий
Текст сообщения*
Защита от автоматических сообщений
 
Теги
# абота Риелторского Агентства # Управление торговлей 11 #Забалансовый счет #Контекстное меню #Параметры запуска #Работа Риелторского Агентства # 1C # CRM-система # Cинтаксис-помощник # Cинхронные методы работы # Cправочник номенклатуры # PDF документами # PowerShell # XML-файл # Бизнес-процесс # Виды событий оповещения # Возврат товаров # Глубина анализа # Графические объекты # Динамический список # Документ заказ клиентов # Документ заполнен # Документ Отбор (размещение) товаров # Документ Отгрузка товаров ИС МП # Документ Приобретение товаров и услуг # Документ УПД # Документы продажи # Доступ на ТСД # ДтКт # ЕАЭС # Задержка зарплаты работодателем # Заказ на перемещение # Закладка Администрирование # Зарплата и кадры # Имя таблицы # ИТС # Кабель NYM(Севкабель) 3x5.5 # Книга учета доходов и расходов # Курс валюты # Лицо с правом подписи # Лицо, имеющее право подписи документов # Маркировка цифровыми кодами # Минимальные цены продажи в 1С # Настройка НСИ и разделов # Настройка ценообразования # НДФЛ # Нематериальные активы # Нормативно-правовые документы # Обмен электронными документами # Оплата через банк # Оптовые продажи # Основное ответственное лицо организации # Остаток товара на складе # Отчет комиссионера # Передача на комиссию # Перемещение ТС и оборудования # Проведение инструктажа # Продажи или Закупки # Прочие доходы # Пункт Подключить обработки # Пункт Сервис # ПФР и ФФОМС # Работа ТС # Расчёт зарплаты # Расчет налога УСН # Расчетные счета # Режим использования модальности # Система «Честный знак» # Система GS1 # Списание на расходы # Справка-расчет налога УСН # Страховые взносы # Табель учёта рабочего времени # Таблица формы # Таблица формы «Сотрудники» # Товары # Установка цен на товары # Формат Цифровой Маркировки # Форматированное письмо # Функция Дата # Функция ДеньГода # Функция ДеньНедели # Центральный Банк России # Цены номенклатуры 2.5 # Эквайринговый терминал # Элементы #1.6-НДФЛ #1С Бухгалтерия #1С Договоры #1С: CRM #1С: ERP #1С: ERP Управление строительной организацией #1С: ERP. Управление буровой компанией #1С: WMS Управление складом #1С: Аренда и управление недвижимостью #1С: БУХ #1С: Договорчики #1С: Документооборот #1С: ЗУП #1С: Интеграция #1С: КА #1С: Колледж #1С: Конвертация данных #1С: Модули #1С: Платформа #1С: Предприятие #1С: Розница #1С: Сценарное тестирование #1С: ТОИР #1С: УАТ #1С: УКФ #1С: Университет #1С: УНФ #1С: УПП #1С: Управление строительной организацией #1С: УТ #1С: УХ #1С:ERP #1С:БГУ #1С:БП #1С:Риелтор #1С:Управление холдингом #1С.6-НДФЛ #ADO #APACHE #API #canonical #com-объекты #Cинтаксис-помощник #Cопроводительных документов #Cправочник БИК #Excel #Excel в 1С #FTP-сервер #GoogleDrive #Googleаккаунт #GUID #HTTP #ITIL #Koderline: Управление медиа-холдингом #Koderline: Управление проектами строительства скважин #LINUX #MS SQL Server #PDF #ragent.exe #SOAP-протокол #USB- ключ #WEB #WEB-сервисы 1С #Word #WS-ссылки #XDTO-объект #XML #XML-обмен #Авансовый платеж #Администрирование 1С #Адрес URL описания #Адресный классификатор #акты в 1С #Аппаратная часть сервера #Аутентификации операционной системы #База XML #База данных #Балансовый метод #Балансовый расчет #Банковские счета #Безопасность сервера #Бесшовная интеграция #Бизнес-процесс #БИТ.Финанc #Битрикс24 #Блокировка данных #Блокировки в 1С #БСП #БУ #Бурение скважин #Бухгалтерская отчётность в МСФО #Бухгалтерский отчет #Бюджетирование #Валовая прибыль #Ввод команд #Ввод пароля #Ввоз товаров #Веб-сервер #Веб-сервер Apache #Вид договора #Вид тарифа #Вид Характеристики #Вкладка Документы #Внедрение #Внедрение ERP #Внесение правок #Внешний вид формы #Внешнюю обработку #Возврат от покупателя #Восстановление данных #Временные разницы #Временные таблицы #Всплывающие ошибки #Выбор каталога #Выбранные файлы #Вызов процедуры #Выпадающий список #Выплата аванса #Выплата отпускных сотруднику #Выполнение запроса #Выполнение кода #Выполнение транзакций #График отпусков #ГТД #Данные сотрудника #Дата действия договора #Дата документа #Движение документа #Декларация по НДС #Диагностика ошибки #Директория сервера #Дистрибутивы программ #Документ Заказ клиента #Документ Отпуск #Документ1 #Дополнительный оплачиваемый отпуск #Доработка конфигурации #Доступ к файлам #Журнал проводок #Журнал регистрации #Журнал транзакций #Журналы #Загрузить Значения #Загрузка цен в 1С #Задача для 1С #Заказ-наряд #Закладка Торговля #Закрытие месяца #Закрытие сделки #Заменить #Запись регистра сведений #Заполнения полей #Запросы 1С #Заработная плата #Зарплата и управление персоналом #Импорт товара #Имущество предприятия #инвентаризационная опись #Инвентаризация склада #Интеграционный банк-клиент #Интеграция 1С #Интервал dpi #Интерпретатор языка #Интерфейс пользователя #Информационная база #История пользователя #Источник данных #ИТС ТЕХНО #Кадровые документы #Кадровый документ #КАК ОТРАЖАЮТСЯ ТОВАРЫ В ПУТИ 1С #Как сделать в 1С #Карточка должности #Карточка номенклатуры #Карточка Объекта недвижимости #Касса ККМ #Кассовый документ #Квалификационные надбавки #Классификаторы и курсы валют #Классификаторы и курсы валют #Клиент-серверная схема #Клиент-серверный режим #Код доступа #Код ЦМТ #Код языка #Кодировка формата #Команда вызова #Командная строка #Конвертация данных #Контроль документов #Конфигурация 1С #Конфигурация 1С ЗУП 3.1 #Конфигурация системы 1С #Копирование настроек пользователей #Корпоративное сопровождение #Корректировка базы данных #Корректировка расчётов с учредителем #Криптография данных #Критерии отбора документов #Курс валюты #Курсовые разницы #Левое соединение #Лизинг #Лимит стоимости #Лицензии 1С #Лицензионный договор #Лицензия 1С КОРП #Лицензия 1С ПРОФ #Личные документы #Локальный каталог #Маркетинговая акция #Массив Номенклатур #Массовая регистрация отгулов #Меню Отчет #Место хранения #Метод объекта #Метод устранения ошибки #Методы устранения ошибки #Механизм Анализа Данных в 1С #Механизм записи #Мобильное приложение #Мобильный клиент #Моделирование #Модель данных #Модуль Диадок #Монопольный режим #МРОТ #МСФО #Налоги #Налоговая декларация #Налоговый актив #Налоговый регистр #Налоговый учет #Написание запроса #Настройка отчета #Настройка панели #Настройка параметров #Настройка пользователя #Настройка системы #Настройки пользователя по умолчанию #Начальная таблица #Начисления Арендной платы #Неверные данные #Новый Массив #Норма времени #Нормативно-справочная информация #Облачный сервис #Обмен между базами #Обмен сведениями #Обновления #Обособленное подразделение #Обработка проведения документов #Общие ознакомительные рассылки #Объект системы #Объективность информации #Объектная база данных #Окно сообщений #Оперативная аналитика #Операции в 1С #Оплата агента #Оплата по квитанции #Оплата труда #Оповещение по видам события #Оптимизация #Организация #Организация хранения #ОС и НМА #Основное окно #Основное средство #Остатки взаиморасчетов #Остатки товаров на складах #Остаток товара #Отпуск #Отчет комитенту #Отчетность #Отчетный период #Отчеты в 1С #Оформление документа #Оформление перевода работника #Охрана труда #Оценка задач #Панель инструментов #Параллельный учет #Параметр «Количество» #Параметры отбора #Параметры подключения #Партнер #Перевод сотрудника #Передача данных #Передача неисключительных прав #Перемещение отчета #Перенос данных #Перенос цен из Excel в 1С #Перечисление денежных средств #Период отбора #Периодичность ДЕНЬ #Периодичность МЕСЯЦ #Печатная форма #Печатная форма документа #План счетов #Планирование #Планировать события #Платежный документ #Погашение обязательств #Подчиненный справочник #Поле Ввода Значение Субконто #Полезные обработки #Политика учета #Пользователь Администратор #Пользовательский режим #Поступление денежных средств #Поступление основных средств #Поступление основных средств #Потенциальный контрагент #Права доступа #Правила обмена #Правое соединение #предопределенные элементы справочников #Прием на работу #Принцип работы 1С #Приходная накладная #Приходно-кассовый ордер #Проведение документов #Проведение инвентаризации #Проводки 1С #Проводок документации #Программа 1С #Программирование в 1С #Программные права #Программный код #Продажа маркированной продукции #Продажа ТМЦ #Продажа товара #Продажи #Продление #Производственный план #Производство #Просмотр #Процедура и функция #Пункт «Касса» #Путь к файлу #Работа с объектами в 1С #Рабочий сервер #Раздел Справочники #Расположение ссылки #Расторжение #Расходная накладная #Расходный ордер #Расходы по амортизации #Расчет зарплаты #Расчет НДФЛ #Расчетные документы #Расширение конфигурации #Расширение прав доступа #Расширение функционала #Регистр бухгалтерского учета #Регистр бухучета #Регистр данных #Регистры бухгалтерии #Регистры движения документов #Регламентированная отчетность #Регламентное задание #Режим записи #Режим использования модальности #Режим конфигуратор #Режим налогообложения #Режим РИБ #Резерв отпусков #Результаты поиска #Реквизит «СпЗнч» #РМК #РМК кассира #РСБУ #С # #Сверка данных учёта НДС #Свойства характеристики номенклатуры #Свойство ячейки таблицы #Сдельный заработок #Сеанс Администратор #Сегмент номенклатуры #Сервис-деск #Сетевой ключ защиты #Сетевой ключ защиты #Сетевые структуры системы #СЗВ-СТАЖ #Синхронизация данных #Система программы #СКД #Служба ИТ #Служба НСИ #Соединение COM в 1С платформе #Соединение СОМ в 1С платформе #Спецификация на товар #Список документа #Список документов #Список номенклатуры #Список прав #Справочник Лиды #Сравнение конфигураций #Строка «Касса (ККМ)» #Сумма налога #Схема отчетности #Счет-фактура #Табличная часть #Табличная часть обработки #Таможенные пошлины #Текстовый формат #Текущая Строка #Территориальная привязка #Территориальные рамки #Тестирование 1С #Техническое задание #Тип данных #Тип свойства #Тип строки #Типы данных ссылки #Толстый клиент #Тонкий клиент #Торговое оборудование #Транспортная логистика #Увольнение сотрудника #Универсальные коллекции #Управление проектами #Управленческое взаимодействие #Условие предоставления скидки #Условия труда #Установка цен номенклатуры #Учет зарплаты #Учетная политика организации #Файл обмена данными #Файловая база #Файлы обмена #Физический ключ #Финансовый результат #Финансовый учет #Форма ввода #Форма выбора элемента #Форма файла XML #Формат MicrosoftExcel #Формат даты #Формат потока #Формирование отчета #Формирование отчета #Функционал МРМ #Х-точка #Характеристики Товаров #Хранение информации #Хранилище настроек #Хранить историю изменений #Ценообразование #Центральный узел #Чтение #Шаблон обновления #Шапка отчета #Эквайринговая операция #Экзамен 1С #Экспорт товаров #Экспортная процедура #Электронная подпись #электронные подписи #элемент справочника #Элемент языка #Язык программирования #Яндекс-диск или Google-диск #Яндекс.Касса 1С под Linux 1С:УНФ Email или телефон Работа с объектами в 1С тип да Функциональные опции в 1С
Услуги программиста 1С
Получите специалиста  
для решения всех задач
в области 1С
Программы 1С
Цены и подробное описание программ 1С:Предприятие 8.