Содержание:

1.    Сценарии процесса сканирования

2.    Сканирование в мобильном приложении "Документооборот"

3.    Преимущества мобильного сканера 

1. Сценарии процесса сканирования

Приветствую, коллеги! В данной статье я расскажу о мобильном сканере документов в системе 1С:Документооборот.

Для начала рассмотрим сценарии процесса сканирования в современном делопроизводстве. Таким является регистрация входящих документов в программе 1С:Документооборот. Выглядит это следующим образом: секретарь получает входящие документы, заводит, к примеру, карточку в программе, присваивает этой карточке регистрационный номер и вносит непосредственно сам документ. Далее, при помощи программы сканера документов, он помещает электронную копию документа уже непосредственно в карточку.

Рис.1 Процесс сканирования в 1С

Такой подход применим в небольших организациях, а если присутствует большой поток документов, то часто используют потоковое сканирование. Потоковый ввод несколько отличается: регистратор точно также получает документы, для них заводит карточки в системе 1С:Документооборот, но в этих карточках вместо регистрационного номера используется штрих-код, который и наносят на документы в виде специальных наклеек, либо документ печатается напрямую уже со штрих-кодом, либо же лист со штрих-кодом прикладывается на отдельном листе к титульному листу документов. Таким образом регистратор обрабатывает определенное количество документов, формирует пачку и помещает его уже в потоковый сканер. Запускается процедура потокового сканирования уже непосредственно в программе. Позже система 1С:Документооборот автоматически раскладывает их по соответствующим карточкам без участия регистратора.  

2. Сканирование в мобильном приложении Документооборот

Данные возможности на самом деле являются базовыми для всех современных СЭД и также поддерживаются программой 1С:Документооборот. В последних версиях добавлена еще одна возможность, которая позволяет вводить документы и при помощи мобильного сканера. Его процедура очень сильно похожа на сканирование обычным стационарным сканером, но здесь используется другое устройство. Это может быть смартфон, планшет или любое другое устройство с камерой, на которое установлен мобильный Документооборот.

Рис. 2 Сканирование в мобильном Документообороте

Рассмотрим, как реализован процесс сканирования в мобильном приложении "Документооборот", как добавить скан документа к карточке и произвести регистрацию. Регистратор, как рассматривали ранее, создает карточку в программе. Заполняет все необходимые реквизиты и получает регистрационный номер, который впоследствии вносится в сам документ.

Рис. 3 Регистрация документа в программе 1С:Документооборот

После этого запускается мобильное приложение "Документооборот". Документ сканируется по кнопке “Использовать фото”, после чего отснятые документы появляются внутри карточки входящего документа.

Рис. 4 Карточка документа в мобильном приложении "Документооборот"

Данная возможность предусмотрена не только для новых документов, но и для существующих, но процесс немного отличается. Для того чтобы добавить скан документа в уже существующую карточку в мобильном 1С:Документооборот, необходимо открыть карточку, где при помощи соответствующей команды запустить режим получения файла со сканера документов программы. Затем необходимо выполнить те же операции, как и в рассмотренном ранее примере, то есть сфотографировать и нажать кнопку “Использовать фото”.

Рис. 5 Сканирование существующих документов в программе 1С:Документооборот

Приложение мобильного сканера документов на текущий момент используется для входящих, исходящих и внутренних документов. Для всех остальных объектов, таких как форум, почта, проекты и так далее при работе в 1С:Документооборот пока возможности сканирования не предусмотрено.  

3. Преимущества мобильного сканера

Итак, какие бонусы открываются при использовании мобильного сканера?

1. Приложение позволяет организовать новые сценарии работы с документами или же оптимизировать существующие. Например, вы можете отказаться от использования стационарных сканеров в пользу мобильных, то есть сотрудникам гораздо проще удобнее прямо на своем рабочем месте отсканировать какой-то документ, чем прогуливаться с бумагами до общего сетевого сканера.

2. Можно привлечь к регистрации документов большее число сотрудников, например, сотрудники, осуществляющие прием документов, могут регистрировать их на месте.

3. Сканер позволяет повысить мобильность сотрудников. При его использовании достаточно просто организовать доступ к настольной системе 1С:Документооборот и пользоваться данным функционалом с планшета или смартфона.

Специалист компании «Кодерлайн»

Кристина Удалова