Содержание:
1. Работа с входящим документопотоком
2. 1С работа с документами. Исходящий документопоток
3. Организация документооборота на предприятии. Работа с внутренними документами
4. Электронный документооборот на предприятии. Нумераторы
В современном мире сложно представить работу организации без использования документов. Но бумажный документооборот постепенно теряет свою актуальность, а все больше и больше информации переводится в электронную форму. Конечно, мы еще не можем полностью отказаться от создания документов на бумаге, и связано это, прежде всего, со сроками хранения. Следуя рекомендациям Росархива, документы постоянного срока хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также документы, срок хранения которых не установлен, все еще требуют оформления на бумажном носителе[1]. Но большая часть документации уже может быть оформлена в электронном виде.
Чем помогает в данном случае программа 1С:Документооборот 8?
Прежде всего – это порядок. Централизованное хранение информации позволяет быстро получать доступ к документам, которые ежедневно необходимы сотрудникам для эффективной работы. Обеспечивается конфиденциальность за счет гибкой настройки прав доступа ко всем данным информационной базы. Сокращаются сроки согласования и принятия решений. Документы не теряются. Повышается уровень контроля исполнительской дисциплины. Появляется возможность отслеживать все делопроизводственные процессы в режиме реального времени.
При этом программа 1С:Документооборот 8 соответствует национальным стандартам и требованиям российского законодательства.
Все документы любой организации делятся на три большие группы:
1. Документы, поступающие в организацию от сторонних фирм, предприятий, государственных органов и частных лиц – входящий документопоток;
2. Документы, создаваемые в организации и предназначенные для отправки из нее – исходящий документопоток;
3. Документы, создаваемые в организации, не выходящие за ее пределы и предназначенные для внутреннего использования – внутренний документопоток.
Каждая организация определяет перечень и классификацию документов в зависимости от специфики своей деятельности. От того насколько точно будут определены виды документов, зависит успешность внедрения и использования системы 1С:Документооборот 8.
Для удобства пользователей необходимо корректно сформировать справочники видов документов. Максимально заполнить поля в карточках часто используемых документов и настроить автозаполнение шаблонов.
Виды документов заполняются в разделе Нормативно-справочная информация:
1. Работа с входящим документопотоком
Обработка Входящих документов включает в себя:
1. Прием и первичная обработка документов.
2. Сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые.
3. Регистрация.
4. Предварительное рассмотрение.
5. Рассмотрение руководителем.
6. Передача на исполнение.
7. Исполнение.
8. Списание в дело.
Первые два этапа работы с документами не автоматизируются, используется ручная обработка корреспонденции.
Регистрация Входящего документа производится путем создания его карточки. Бумажные документы сканируются и прикрепляются к учетной карточке. Документы, поступившие в электронном виде, также могут загружаться в виде файла и привязываться к карточке документа.
Предварительная оценка поступившей корреспонденции обычно проводится секретарем-делопроизводителем, с целью выявления из общей массы документов, требующих обязательного внимания руководителя. Обычно 70% корреспонденции, адресованной на имя руководителя организации, должно быть направлено сразу на исполнение, без участия самого руководителя, а лишь 30% требует его личного рассмотрения.
Программа 1С Документооборот 8 дает возможность максимально полно настроить шаблон карточки входящего документа, при этом пользователь будет заполнять в ручном режиме минимальное количество полей, что значительно сократит ошибки при вводе информации.
Пример регистрационной карточки Входящего документа:
2. 1С работа с документами. Исходящий документопоток
Обработка Исходящих документов включает в себя:
1. Подготовка проекта документа.
2. Согласование.
3. Утверждение.
4. Регистрация.
5. Отправка.
6. Списание в дело.
Исходящий документ может быть создан в ответ на входящий или как документ, послуживший началом рассмотрения отдельного вопроса. Ответный документ создается при помощи команд «Создать на основании», при этом карточка исходящего документа будет автоматически заполнена теми данными, которые уже есть в карточке входящего документа.
Пример регистрационной карточки Исходящего документа:
1С:Документооборот 8 дает возможность использования автоматического обмена электронными документами между различными организациями в формате ГОСТ Р 53898-2013 (не доступно в версии ПРОФ). Такое взаимодействие называется Системой внешнего документооборота или СВД. Обмен документами через СВД помогает сократить время прохождения документов между организациями и свести к минимуму трудозатраты на ведение переписки вручную.
3. Организация документооборота на предприятии. Работа с внутренними документами
При организации документооборота на предприятии обработка Внутренних документов во многом повторяет обработку Исходящих документов:
1. Подготовка проекта документа.
2. Согласование.
3. Утверждение.
4. Регистрация.
5. Отправка.
6. Списание в дело.
Однако существует ряд особенностей. Это обусловлено разделением Внутренних документов по видам:
• организационно-правовые
• распорядительные
• информационно-справочные
• договоры
• финансово-бухгалтерские документы
• документация по трудовым отношениям
• личные документы
В зависимости от вида Внутреннего документа можно:
• настроить различные маршруты движения документа,
• задать настройки, которые будут влиять на функционал карточки документа,
• привязать шаблон автозаполняемого файла,
• задать набор дополнительных реквизитов и сведений,
• привязать определенный нумератор.
Папки внутренних документов можно структурировать:
• по организациям,
• по подразделениям,
• по видам документов,
• смешанно, исходя из потребностей организации.
При этом при создании дерева папок следует использовать минимальное количество уровней иерархии, чтобы не усложнять поиск и навигацию и называть папки понятным для всех сотрудников языком.
При организации документооборота на предприятии правильно настроенная программа позволяет автоматически или в ручном режиме запустить процесс согласования и утверждения документа сразу после создания его проекта. А использование механизма встроенных инструкций дает возможность избежать ошибок в оформлении сложных документов.
Пример регистрационной карточки Внутреннего документа:
4. Электронный документооборот на предприятии. Нумераторы
При организации электронного документооборота на предприятии программа 1С:Документооборот 8 позволяет задать разные форматы номеров и присвоить каждому документу свой номер. Все документы обычно регистрируются децентрализованно в зависимости от вида документа и структурного подразделения, в котором они были созданы.
Нумераторы задаются в разделе Нормативно-справочная информация:
Значок указывает, что это предопределенный нумератор и по умолчанию, при создании нового документа, именно такая нумерация будет использована.
Например, для всех Входящих документов в организации мы используем нумератор следующего вида: ВХ-[Номер]-[ИндексВидаДок]/[Месяц]-[Год4].
Если в формате номера разделитель помещен внутри квадратных скобок, то он будет добавлен к номеру только, если будет добавлено служебное поле.
Например: ВХ-[Номер]-[ИндексВидаДок]/[Месяц]-[Год4][/ИндексКонтр].
При такой настройке Индекс контрагента добавится в номер только если будет заполнено служебное поле Индекс нумерации в Карточке контрагента.
Помимо того что можно задать сам формат номера, 1С:Документооборот 8 позволяет вести независимую нумерацию документов в разрезе:
Обязательно необходимо выбрать периодичность нумерации:
Если мы начинаем работу в программе 1С:Документооборот 8 не с начала года, то программа позволяет на закладке «Все номера» указать – с какого номера начинаем вести нумерацию:
Система дает возможность привязать определенный нумератор к одному или нескольким видам документов. Если при регистрации найдено несколько подходящих настроек, то применяется та, которая больше всего подходит по числу измерений.
В заключении хотелось бы отметить, что в статье рассмотрена лишь малая часть возможностей программного продукта 1С:Документооборот 8, используемая в классическом делопроизводстве при организации электронного документооборота на предприятии. Функционал программы гораздо шире и охватывает все аспекты документооборота.
Будучи универсальной, программа легко настраивается и адаптируется под специфику конкретной организации, позволяет работать через веб-браузер и мобильное приложение, что немаловажно в мире современных технологий.
Специалист компании ООО «Кодерлайн»
Елена Иванова.
[1]Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности. Утверждены Приказом Росархива от 29.04.2011 № 32.
