1. Остатки взаиморасчетов с сотрудниками в 1С ЗУП. Два способа учета взаиморасчетов.
1.1. Как выбрать способ ведения взаиморасчетов в 1С ЗУП
2. Изменения в ведомости 1С ЗУП
3. Изменения в начислении страховых взносов в 1С ЗУП
4. Выплата отпускных и больничных в 1С ЗУП “под расчет”. Примеры
Остатки взаиморасчетов с сотрудниками в 1С ЗУП. Два способа учета взаиморасчетов.
Менее полугода прошло с момента написания первой статьи о выплатах в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8, ред.3» (далее ЗУП 3.1), а нового в последних версиях программы появилось много. Обо всем хочется рассказать. Ибо все эти изменения призваны облегчить непростой труд бухгалтера. И делают общение с программой более комфортным и приятным…
Начну с темы, которая обсуждалась в прошлой статье и вызывала наибольший интерес. Это «Остатки взаиморасчетов с сотрудниками». Напомню суть проблемы.
Ранее в программе «1С:Зарплата и кадры 7.7» взаиморасчеты велись помесячно. То есть осуществлялся переход на новый месяц. В новом месяце вносились кадровые приказы. На основании них – расчетные документы. Начислялась заработная плата. Выплачивалась. И месяц закрывался. На следующий месяц остатки взаиморасчетов переносились только тогда, если не вся сумма заработной платы была выплачена. Таким образом, бухгалтер отслеживал остатки взаиморасчетов по зарплате. Все кассовые и банковские операции по выплатам сотрудникам велись в «1С:Бухгалтерия 7.7» в полуручном режиме. То есть зарплатные проводки выгружались в Бухгалтерию только в части начислений…
При появлении новой редакции «1С:Зарплата и управление персоналом 8, ред.2.5» (ЗУП 2.5), в зарплатной программе появились кассовые (РКО и ПКО) документы, платежные поручения и даже выписки банка, появился полноценный план счетов. И в программе решили отказаться от помесячного учета взаиморасчетов и внедрить так называемое «бухгалтерское сальдо». То есть теперь остатки взаиморасчетов закрывались в ноль только в дату выплаты, проставленную в расчетной ведомости. А на конец месяца сальдо в ЗУП 2.5 совпадало с данными бухгалтерского учета.
В ЗУП 3.1 разработчики решили отказаться от бухгалтерского учета. Был убран план счетов, и во взаиморасчетах сальдо на конец месяца снова начало рассчитываться помесячно, с целью контроля остатков по взаиморасчетам. Контроль бухгалтерского сальдо, как и формирование проводок, передали в бухгалтерскую программу, в которую выгружаются все сведения по начислениям, удержаниям и выплатам.
Бухгалтера по расчету заработной платы разделились на два лагеря. Тех, кого устраивало помесячное сальдо, не важно в каком месяце происходила выплата, в отчетах отражался сам ее факт (выплатили зарплату – остаток на конец месяца начисления нулевой). И тех, кто привык к ведению взаиморасчетов бухгалтерским методом, в котором остаток выводится на дату совершения хозяйственной операции. Они не захотели мириться с новым положением дел и ратовали за возвращение «бухгалтерского сальдо» в зарплатную программу.
Фирма «1С» пошла на встречу пользователям. И теперь, начиная с версии 3.1.4, которая в ближайшее время должна быть опубликована, у пользователя появился выбор - какое сальдо и какой вид взаиморасчетов использовать.
Другими словами, после обновления вашей зарплатной программы на новый релиз 3.1.4.nnn, где nnn – порядковый номер нового релиза, вам следует произвести следующие действия, при наличии у вас прав на изменение настроек программы, разумеется.
Как выбрать способ ведения взаиморасчетов в 1С ЗУП
Переходим в раздел Настройка – Дополнительные настройки и определяем нужный нам способ, то есть ставим точку Показывать взаиморасчеты в положение «По данным бухучета», либо оставляем в положении «По месяцам расчета зарплаты», которое является так же положением «по умолчанию». После того, как выбор сделан, нажимаем кнопку «Записать и закрыть», для того, чтобы изменение вступило в силу.
1. Выбор вида взаиморасчетов с сотрудниками
После того как выбрана опция «По данным бухучета», то выплата, произведенная в следующем за расчетным месяце, учтется в месяце выплаты. В отчетах «Анализ зарплаты по сотрудникам», «Расчетный листок» и т.п. мы увидим сальдо на конец периода, перешедшее на следующий месяц.
2. Расчетный листок при настройке "По данным бухучета"
Изменения в ведомости 1С ЗУП
Кроме того, начиная с версии 3.1.4 в ведомостях помимо даты документа появилась возможность указать дату реальной выплаты по этому документу (в разделе "Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ"). Данные для отчетов будут учитываться именно по этой дате.
3.Установка даты выплаты, отличной от даты создания ведомости на выплату
Изменения в начислении страховых взносов в 1С ЗУП
Следующим изменением, касающимся взаиморасчетов, является появившаяся возможность начислять страховые взносы на сумму компенсации за задержку выплаты заработной платы. Для того чтобы это изменение вступило в силу, так же для начала нужно перейти в раздел Настройки – Расчет зарплаты и установить галочку «Регистрировать компенсацию за задержку выплаты зарплаты как облагаемый страховыми взносами доход».
Теперь, если мы не успели выплатить зарплату в дату, установленную в нашей учетной политике, то в предполагаемую дату выплаты создаем документ «Компенсация за задержку зарплаты» и нажимаем в нем кнопку «Заполнить». В шапке документа мы так же можем уточнить, будем ли начислять страховые взносы на сумму компенсации.
4.Задание налогообложения страховыми взносами компенсации
Суммы выплат компенсации и страховые взносы на нее будут включены в мартовские документы
5. Взносы до начисления компенсации за задержку
Пересчитаем взносы, после начисления компенсации
6. Взносы после начисления компенсации
7. Выплаты без компенсации за задержку
8. Компенсация в выплате за март в апреле
Выплата отпускных и больничных в 1С ЗУП “под расчет”. Примеры
Следующим последним изменением во взаиморасчетах, на котором бы хотелось остановиться, является появление в версии 3.1.3 ЗУП 3.1 выплат отпускных и больничных «под расчет». Применяется при межрасчетных выплатах. В том случае, если появилась необходимость выплатить отпускные или больничные сотруднику, которому был начислен и выплачен аванс в текущем месяце.
Сотруднику Дорохову был выплачен аванс в апреле
9. Выплата аванса
После этого во второй половине апреля были начислены отпускные
10. Отпуск
Создадим ведомость на выплату, вид выплаты «Отпуска»
11.Выплата отпускных в межрасчет
Теперь выберем вид выплаты «Отпуска (под расчет)»
12. Расчет суммы выплаты отпуска (под расчет)
Видим, что теперь сумма выплаты рассчиталась с учетом выданного за половину месяца аванса. Вероятность переплатить при таком расчете ничтожна.
Аналогичная процедура существует и для больничных, выплачиваемых в межрасчет.
13. Начислен больничный
Допустим, сотруднику Дорохову был проведен больничный в апреле, после выдачи аванса.
Создадим ведомость на выплату с видом выплаты «Больничные листы»
14.Выплата больничного в межрасчет
Теперь изменим вид выплаты на «Больничные листы (под расчет)»
15. Выплата больничного под расчет
Видим, что при этом виде выплаты учитывается сумма ранее выданного аванса.
В дополнении к изложенному в данной статье материалу по изменениям в учете взаиморасчетов, хочется рассказать об изменении прямо к взаиморасчетам не относящемся.
Усложним немного рассмотренный нами пример с сотрудником Дороховым.
Допустим, что 17 апреля Дорохов ушел в отпуск, а 30-го апреля принес больничный, из-за которого часть отпуска нам придется продлевать. Как бы мы это делали ранее?
Ранее, до версии программы 3.1.4, нам бы пришлось дождаться конца апреля. Рассчитать все апрельские начисления, чтобы период считался закрытым. И только в мае месяце мы бы смогли провести этот апрельский больничный, который бы в мае сторнировал часть апрельского отпуска. Либо же в апреле нам вручную пришлось бы переделывать документ отпуск, часть которого осталась бы в апреле. А для майского остатка пришлось бы создавать новый документ. Чем это плохо? Прежде всего тем, что отпускные у нас уже выплачены и при изменении в суммах выплат после всех изменений, корректировки по суммам и по датам в отчете 6-НДФЛ нам бы уже пришлось делать вручную. В новой же версии программы добавлена возможность изменить документ начисления отпуска или больничного, выплаченных в межрасчет, не дожидаясь следующего месяца. При этом все изменения в 6-НДФЛ попадут автоматически, вручную ничего изменять не придется.
Итак, сотрудник Дорохов 30 апреля принес больничный лист. Мы видим, что работник заболел, находясь в очередном отпуске и что нам следует документ начисления отпуска изменить. Мы это можем сделать, не отменяя проведенного документа, по которому уже имеется проведенная ведомость на выплату. Сумма выплаты и НДФЛ по отпускным допустим в апреле к 30-му числу уже перечислены.
Больничный начался у Дорохова 15 апреля, и так как это был субботний день, то 14-го в пятницу он уже получил отпускные, хотя отпуск начинался 17 апреля, в понедельник. Откроем наш документ Отпуск
16.Документ начисления отпуска
Видим, что в левом нижнем углу уже появились кнопки «Исправить» и «Сторнировать». Нажмем кнопку «Исправить» и во вновь созданном документе отпуска изменим дату начала на первую после окончания больничного, это будет 1 мая, и количество дней отпуска так же установим 28.
Видим, что сумма отпускных увеличилась. То есть при наличии остатка после пересчета отпускных нам так же их нужно будет выплатить 30 апреля. Проведем исправленный документ начисления отпуска и перейдем к расчету больничного листка.
Выплатим наш больничный 30 апреля, воспользовавшись знакомым нам видом выплаты «Больничные листы (под расчет)». И увидим, как программа красиво рассчитает для нас сумму выплаты, с учетом ранее выплаченной суммы отпускных и вновь начисленной суммы изменившегося отпуска.
Проведем этот документ выплаты и произведем окончательный расчет зарплаты за апрель.
Сформируем расчетный листок сотрудника Дорохова за апрель. Видим, что при всей сложности расчетов и изменений у нас еще осталась сумма к выплате по расчету за месяц.
17.Расчетный листок
Выплатим в мае этот остаток и сформируем 6-НДФЛ за 2-й квартал
18.2-ой раздел отчета 6-НДФЛ
Воспользуемся отчетом «Проверка 2 разд.6-НДФЛ», для того чтобы посмотреть - из чего складываются суммы 2-го раздела
19.Проверка 2 разд.6-НДФЛ
Из отчета видим, что сумма отпускных прошла по отчету дважды, по фактическим датам выплаты. Причем никаких ручных исправлений в отчет вносить не пришлось.
Елена Бурханова,
консультант-аналитик компании ООО “Кодерлайн”.
