Эффективность внедрения ERP системы. Расчет экономического эффекта

Возьмем самый простейший случай: предприятие бухгалтерским учетом не пользуется, и ведёт его только для целей сдачи отчетности государству.  

В этом случае экономический эффект от автоматизации – сокращение затрат на бухгалтеров (сокращение сотрудников или избежание найма новых людей при росте объемов работы).

Более сложный случай – ведение налогового учета. Для крупных организаций со сложным учетом НДС или расчетом налога на прибыль попадание на разного рода штрафы иногда бывает практикой жизни. Здесь на стадии принятия решения о внедрении системы можно оценить: поможет ли система избежать определенных ошибок? Если должна помочь, то стоимость штрафов, которые раньше приходилось платить, и есть выраженная в деньгах полезность от системы.

Внедрение системы складского учета может иметь много разных целей, но чаще всего их можно свести к нескольким базовым вещам:

Если экономический эффект от выполнения последней целей можно оценить только постфактум, то первые два являются неплохо оцениваемыми:

– если вы знаете уровень списаний на складе, то можете применить эмпирический критерий 80% экономии на списаниях при внедрении контролирующей информационной системы;

– если вы знаете уровень потерь из-за отказа клиентов от заказов, или потерь клиентов с жалобой на плохую сборку заказов, то можно взять эти потери как ориентир для экономического эффекта от внедрения системы. Впрочем, в данном случае лучше быть более консервативными в оценке и считать, что непосредственно информационная система может устранить не более 50% причин.

Система бюджетирования может внедряться для разных целей. Рассмотрим два примера.

Многие предприятия внедряют бюджетирование для планирования движения денежных средств. Прогнозирование кассовых разрывов может позволить избежать их путём изменения дат по ряду платежей. Оплата процентов за заёмные средства, которые пришлось бы привлекать для закрытия разрывов в случае отсутствия бюджетного планирования, это потенциальная экономия от внедрения процесса бюджетирования, или, другими словами, экономический эффект от его внедрения.

Другой случай – это внедрение бюджетирования для достижения лучшей слаженности действий различных подразделений. Фактически бюджетирование может преследовать уже строго управленческую цель, трудноизмеримую в деньгах. О том, как анализировать такие ситуации подробнее поговорим позже.

Для ряда предприятий характерно накопление больших запасов неликвидов. Причины бывают самые разные. Ключевых две:

Остановимся на втором случае. В практике автора такая проблема встречалась у разных производственных компаний. Особенно остро она стоит перед предприятиями с долгими сроками поставки сырья и материалов: очень характерно для добывающих производств Сибири и Севера, а также для неосновных материалов (запчасти и комплектующие для техобслуживания и ремонтов). Нередко в указанных случаях заказы на материалы оформляют за несколько месяцев до ожидаемой даты поступления. Но пока материалы не пришли потребность в них может отпасть (изменен план производства/технология) или они могут быть в аварийном порядке куплены у местного поставщика. Часто поставка при этом не отменяется, и уже не нужные материалы всё-таки приходят на склад. В случае с комплектующими для ТО и ремонтов всё еще проще – зачастую учет не ведется у главного механика (а есть только формальный, в бухгалтерии) и механик может повторно заказывать одни и те же комплектующие, просто забыв, что их аналоги имеются в наличии.

В таких случаях эффективность информационной системы сложно строго измерить. Но эмпирически можно принять следующее правило: оценить стоимость всех неликвидов, и далее, исходя из предположения, что правильное внедрение системы способно устранить причины появления 80% таких неликвидов, взять соответствующую долю их стоимости как оценку экономического эффекта внедрения.

Внедрение системы продаж является одной из самых интересных и сложных областей для автоматизации, и прогнозировать экономический эффект таких внедрений достаточно тяжело. В общем случае можно разделить все ситуации на три группы.

Первая группа – это в чистом виде внедрения для повышения продаж. Сюда относятся CRM-системы, системы управления маркетингом, интернет-магазины (открывающие новые каналы продаж) и т.п. Для таких проектов точную эффективность ИТ-системы рассчитывать очень тяжело, в большей мере успешность зависит от коммерческой политики компании, чем от инструмента.

Вторая группа – это автоматизация учетных функций по работе с клиентами. Например, элементарный контроль за дебиторской задолженностью; или контроль за предварительными резервами, которые клиенты не обязаны выкупать. Само наличие контроля способно значительно снизить объем замораживаемых средств в виде дебиторки и лишних товарных резервов. Но оценить заранее размер возможной экономии здесь может быть очень тяжело.

Третья группа – это автоматизация операций. Львиная часть работы с клиентом связана с механическими операциями: выставление счетов, подготовка документов, управление взаиморасчетами, информирование о статусах заказов и планирование отгрузок. Часто эти процессы имеют название типа "сопровождение продаж" или "операционная поддержка продаж". Т.е. они являются не продажами по сути, а лишь обслуживают уже заключенные сделки. Здесь можно оценивать потенциальную эффективность как уменьшение числа задействованных сотрудников за счет повышения их КПД при внедрении ИТ-системы.

Кажется, что ИТ-система никак не может принести экономический эффект при изменении орг.структуры, и вообще она не может быть с этим связана. Но на практике встречаются случаи, когда крупные компании консолидируют свои активы за меньшим числом юрлиц, и провести эту консолидацию они просто неспособны без замены ИТ-систем, т.к. их старые решения не поддерживают одновременную работу большого числа пользователей, которые до слияния могли работать в разных системах.

Таким образом, в данном случае ИТ-система непосредственно даёт экономический эффект в виде предоставления возможности подобной консолидации.

По ряду приведенных примеров должно быть видно, что самой важной особенностью расчета эффективности внедрения ERP-систем является следующая: ERP-системы являются лишь инструментом для поддержки определенных управленческих действий и технологий. И экономический эффект от внедрения данных систем нельзя отделять от внедрения соответствующих методик учета и управления. Но для тех ситуаций, когда соответствующие методики просто невозможно применить без ИТ-системы из-за большого объема данных или операций, которые нужно учитывать, контролировать или планировать, внедрение ИТ-системы может быть рассмотрено как эквивалент внедрения соответствующих процессов управления. И тогда между экономическим эффектом внедрения ИТ-системы и процессом, который она автоматизирует, можно поставить знак равенства.

Как видно из примеров, в целом существуют ситуации, когда экономическая эффективность ИТ-системы просчитывается очень хорошо и её можно неплохо приблизительно оценить.

Олег Демиденко,
руководитель отдела внедрения ООО “Кодерлайн"