Содержание:
1. Основной инструмент: справочник «Номенклатура»
2. Специализированные реквизиты для продукции фармацевтической отрасли
4. Процесс актуализации данных
5. Рекомендации и типовые ошибки 1С
Эффективное управление аптечным бизнесом невозможно без точной и актуальной информации о товарах в учетной системе. «1С: Управление аптечной сетью 8» — мощный инструмент, который позволяет автоматизировать все процессы: от закупки до продажи. Однако его потенциал раскрывается только при условии корректного и своевременного наполнения справочника товаров и поддержания данных в актуальном состоянии.
Эта статья представляет собой руководство по ключевым аспектам работы с номенклатурой в конфигурации «Управление аптечной сетью».
1. Основной инструмент: справочник «Номенклатура»
Все товары, которые аптека закупает, хранит и продает, хранятся в справочнике «Номенклатура». Он находится в разделе «Справочники» – «Товары и услуги» – «Номенклатура».
Ключевые элементы и реквизиты для заполнения:
- Наименование: Полное и корректное торговое название препарата или товара (например, «Парацетамол, таблетки 500 мг, №20»). Рекомендуется придерживаться единого стандарта именования для избежания дублей.
- Полное наименование: Может использоваться для официального названия МНН (Международное непатентованное наименование) или для печати в документах.
- Код: Уникальный идентификатор, присваивается системой автоматически, но может быть отредактирован вручную (например, в соответствии со старой системой кодирования).
- Артикул: Поле для внутреннего артикула товара или артикула производителя.
- Вид номенклатуры: Критически важный реквизит для правильного учета. Определяет принадлежность товара к группе:
- Лекарственные средства (ЛС);
- БАДы;
- Медизделия;
- Парафармацевтика;
- Собственные товары и т.д.
От вида номенклатуры зависят доступные отчеты, проведение акций и соблюдение законодательных требований. - Производитель: Ссылка на справочник «Контрагенты», где создан конкретный производитель. Обязательно к заполнению для ЛС и Медизделий.
- Основная единица измерения (ЕИ): Устанавливается основная единица учета: штуки, упаковки, банки, мл, граммы и пр. Для аптеки чаще всего это «уп.» (упаковка).
- Группа номенклатуры: Структурный элемент для группировки товаров (например, «Антибиотики», «Витамины», «Перевязочные средства»). Помогает в быстром поиске и анализе.
- Код ОКПД2 / Код ТН ВЭД: Заполняется для корректного оформления сопроводительных документов.
- Срок годности: Указывается в месяцах. Система будет автоматически отслеживать просроченные товары на складах.
- Условия хранения: Справочная информация о требуемых условиях (например, «при температуре от +2 до +8 °C»).
- Признак алкогольной продукции / Этиловый спирт: Специальные реквизиты для товаров, подлежащих особому учету (ЕГАИС).
2. Специализированные реквизиты для продукции фармацевтической отрасли
Данный блок информации является основой для compliance-отчетности и правильной работы с сертификатами.
- Дозировка, Форма выпуска, Количество в упаковке: Стандартизированные реквизиты, которые используются для автоматического формирования печатных форм (ценников, этикеток) и точной идентификации.
- МНН (Международное непатентованное наименование): Ссылка на соответствующий классификатор. Обязательно для ЛС.
- Номер регистрационного удостоверения (РУ): Указывается номер и срок действия РУ. Система может контролировать просроченные РУ и блокировать продажу таких товаров.
- Код GTIN (штрихкод): Вносится глобальный торговый идентификационный номер (обычно это EAN-13 со упаковки). Используется для быстрой идентификации при приемке и продаже с помощью сканера штрихкодов.
- ЖНВЛП: Флажок, указывающий, что препарат входит в перечень жизненно необходимых и важнейших лекарственных препаратов. Влияет на правила ценообразования и отчетность.
- Предельная отпускная цена: Указывается для товаров, подлежащих госрегулированию цен.
- Категория льготного обеспечения: Заполняется для лекарств, отпускаемых по льготным рецептам (например, «Региональная льгота», «Федеральная льгота»).
3. Цены и остатки в 1С
- Цены номенклатуры: Установка и изменение цен осуществляется через документы «Установка цен номенклатуры». Можно назначить различные типы цен (например, «Закупочная», «Розничная», «Оптовая»). Для аптек ключевая — «Розничная».
- Остатки товаров: Отображаются в регистре накопления «Остатки товаров на складах». Актуализируются автоматически после проведения приходных и расходных документов.
4. Процесс актуализации данных
Актуализация — не единовременное действие, а непрерывный процесс.
1. Поступление нового товара:
o Перед проведением приходной накладной от поставщика необходимо убедиться, что номенклатурная позиция создана в справочнике со всеми необходимыми реквизитами.
o Проверить по штрихкоду (через сканер или поиск), нет ли такого товара в базе, чтобы избежать дублирования.
o Если товар новый, создать карточку, заполнив все обязательные и рекомендуемые поля, основываясь на упаковке и сопроводительных документах.
2. Регулярные проверки:
o Сроки годности: Использовать отчеты системы для мониторинга товаров с истекающим сроком годности.
o Регистрационные удостоверения: Регулярно проверять актуальность РУ через интегрированные сервисы (например, «Такском») или вручную.
o Цены: Своевременно обновлять закупочные и розничные цены на основании документов поставщиков и внутренних решений.
o Блокировка устаревших позиций: Товары, которые более не поставляются, следует помечать как «Помечен на удаление» или «Не используется», чтобы они не мешали при поиске и в отчетности.
3. Работа с дублями: Периодически необходимо проводить ревизию справочника на предмет duplicate-позиций и объединять их с помощью функции «Объединение дублей» (требует осторожности и предварительного резервного копирования базы).
5. Рекомендации и типовые ошибки 1С
- Ошибка: Создание дублей из-за невнимательного поиска перед добавлением.
- Решение: Всегда использовать поиск по штрихкоду, артикулу и наименованию.
- Ошибка: Неполное заполнение реквизитов (особенно МНН, РУ, производитель).
- Решение: Разработать и внедрить стандарт заполнения карточки товара и контролировать его соблюдение.
- Ошибка: Несвоевременное обновление цен и блокировка неактивных позиций.
- Решение: Настроить регламентные задания и назначить ответственных сотрудников.
Качественное заполнение и регулярная актуализация справочника «Номенклатура» — это фундамент, на котором строится вся дальнейшая работа в системе «1С: Управление аптечной сетью 8». Это не только вопрос порядка в базе данных, но и необходимое условие для корректного учета, соблюдения законодательства, формирования достоверной отчетности и, в конечном счете, повышения эффективности всей аптечной сети. Инвестиции времени и ресурсов в поддержание товарной базы в актуальном состоянии многократно окупаются за счет снижения ошибок и автоматизации рутинных операций.
Специалист компании ООО "Кодерлайн"
Максим Аксенов
