Учет топливных карт в 1С: Бухгалтерия 3.0

Современные организации, использующие автотранспорт, часто сталкиваются с необходимостью учета расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ). Одним из удобных инструментов для этих целей являются топливные карты. В системе 1С:Бухгалтерия программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0, начиная с релиза 3.0.74, реализован специализированный функционал для учета операций по топливным картам, что позволяет автоматизировать процесс и минимизировать ошибки.

1.    Как настроить справочники и счета в программе 1С:Бухгалтерия предприятие

Для начала работы необходимо убедиться, что в программе настроены все необходимые справочники и счета. Конфигурация системы 1С предусматривает использование следующих объектов:

●      Справочник «Транспортные средства»: здесь регистрируются все автомобили организации, для которых будет вестись учет ГСМ.

●      Счет 10.03.2 «Топливо в баке автомобиля»: используется для учета топлива по каждому транспортному средству. На этом счете можно вести аналитический учет по субконто «Транспортные средства».

●      Субсчет 76.15 «Приобретение по топливным картам»: добавлен в релизе 3.0.74 специально для учета операций по топливным картам. Этот счет используется как вспомогательный для отражения расчетов с поставщиками топлива по картам.

●     

2.    Как оформить приобретение топливной карты в системе учета 1С

На первом этапе организация приобретает топливную карту у поставщика. Обычно это сопровождается перечислением денежных средств на счет поставщика. В бухгалтерском учете это отражается следующими проводками:

Дебет	Кредит	Содержание операции
60.02	51	Перечислен аванс поставщику топливной карты на сумму договора

3.    Как организовать получение топливной карты в учетной системе 1С

Порядок бухгалтерского учета топливных карт в инструкциях по ведению учета для учреждений не установлен. Следовательно, учреждение, исходя из экономического содержания операции, вправе разработать его самостоятельно и закрепить в учетной политике.

Топливные карты являются собственностью поставщика и передаются заказчику в пользование. Поэтому такие карты не являются самостоятельным объектом бухгалтерского учета, учреждение обоснованно может организовать управленческий учет топливных карт без отражения на счетах бухгалтерского учета, зафиксировав наличие этих карт и ответственных лиц в соответствующем регистре. После получения топливной карты от поставщика ее необходимо учесть на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» (необходимо закрепить учетной политикой организации). Это позволяет контролировать наличие и движение карт в организации. 

Программа 1C предприятие позволяет использовать данный подход в работе. 

Дебет	Кредит	Содержание операции
03		Оприходована топливная карта по номинальной стоимости (учитывается только количество)

4.    Как оформить путевые листы в системе 1C:Предприятие

Основным документом для учета расходов на топливо является «Путевой лист». В нем фиксируются все операции по заправке автомобилей.

В документе «Путевой лист» на закладке «Топливо» указывается количество литров заправленного топлива, выбирается тип документа оплаты («Топливная карта» или «Кассовый чек»), а также заполняются данные о транспортном средстве и водителе.

●      

При проведении документа формируются бухгалтерские проводки: по дебету счета 10.03.2 на количество заправленного топлива, а также по дебету счета 76.15 на сумму операции по топливной карте.

Дебет	Кредит	Содержание операции
10.03.2	76.15	Отражено поступление топлива в бак автомобиля по топливной карте на сумму фактической стоимости топлива
19.04	76.15	Учтен НДС по приобретенному топливу (если организация является плательщиком НДС)

5.    Как учитывать расходы на топливо с помощью системы 1С:Бухгалтерия

Расходы на топливо списываются на затраты организации на основании данных путевых листов и выписок от поставщика. Для этого используются стандартные механизмы программы.

●      

В документе «Путевой лист» на закладке «Топливо» можно указать счет затрат, на который будут списаны расходы на топливо.

●      

При проведении документа формируются проводки по дебету соответствующего счета затрат (например, 20, 26, 44) и кредиту счета 10.03.2.

Дебет	Кредит	Содержание операции
20 (26, 44)	10.03.2	Списано топливо на затраты организации по нормативам расхода
68.02	19.04	Принят к вычету НДС по приобретенному топливу (при наличии счета-фактуры)
76.15	60.02	Зачтен аванс, перечисленный поставщику, на сумму фактически израсходованного топлива по выписке

6.    Как выполнить возврат или списание карты в программе 1С:Бухгалтерия предприятие

Если топливная карта списывается (например, при истечении срока действия или утере), это отражается на забалансовом счете.

Дебет	Кредит	Содержание операции
	03	Списана топливная карта с забалансового учета

7.    Как сформировать отчетность в конфигурации программы 1С

Для анализа расходов на топливо в программе предусмотрены стандартные отчеты:

●      Оборотно-сальдовая ведомость по счету 10.03.2: позволяет проанализировать остатки и движение топлива по каждому автомобилю.

●      Анализ счета 76.15: используется для контроля расчетов с поставщиками топлива по картам.

●      Отчеты по путевым листам: содержат информацию о расходах на топливо, пробеге автомобилей и нормах расхода топлива.

Учет топливных карт в «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 реализован с использованием стандартного функционала программы и не требует дополнительных доработок или обработок. Основными инструментами являются справочник «Транспортные средства», счета 10.03.2 и 76.15, а также документ «Путевой лист». Правильная настройка учета позволяет автоматизировать процесс, минимизировать ошибки и оперативно формировать отчетность. Если у вас остались вопросы по настройке учета топливных карт или требуется помощь в работе с программой, вы можете обратиться к нашим специалистам за консультацией.

 

Специалист компании ООО "Кодерлайн"
Юлия Шмельцер