Содержание:
1. Как получить и отразить электронный документ в учете при работе в системе 1С:Предприятие
2. Как сформировать и отправить электронный документ в 1С:Бухгалтерия
В программе 1C:Предприятие можно принимать от контрагентов счета-фактуры, акты, УПД и другие документы в электронном виде, что значительно экономит время и избавляет специалистов от ручного ввода данных.
Сразу после получения такие документы учитываются во всех отчетах, регистрах и аналитике – это обеспечивает актуальность данных на любой момент времени и позволяет быстрее закрывать периоды.
Для корректного оформления первичного электронного документа, например, Товарной накладной, следует выполнить два шага:
1. Загрузить и провести документ в своей учетной системе,
2. Создать и направить контрагенту утвержденный документ.
1. Как получить и отразить электронный документ в учете при работе в системе 1С:Предприятие
Загрузка Товарной накладной (ТОРГ-12) от поставщика в систему 1С:Бухгалтерия возможна двумя способами:
● Через главное меню
В разделах «Администрирование»/«Руководителю» зайти в подраздел «Сервис», выполнить «Отправить и получить электронные документы».
● Через журнал «Текущие дела ЭДО»
В журнале «Текущие дела ЭДО» по кнопке «Отправить и получить» (через панель команд в «Сервисе» разделов «Администрирование»/ «Руководителю»/«Покупки»).
Текущие дела ЭДО (весь документооборот, по пакетам)
При использовании клиент-серверного варианта работы возможна настройка автоматического расписания для загрузки электронных документов: «Администрирование» – «Обмен электронными документами» – «Обмен с контрагентами» и заданием соответствующих параметров в настройках.
Обмен электронными документами
Обработка входящих ЭД происходит так:
1. Перейти по ссылке «Настройки ЭДО»,
Настройки ЭДО
2. Во вкладке «Настройки получения» нажать на строку с контрагентом,
3. Кликнуть «Создать».
Настройки получения
В появившемся окне «Настройка отражения документов в учете» указать подходящий способ обработки: автоматический или ручной.
Вручную в форме электронного документа
Установление автоматического варианта позволит в момент получения ЭД создать документ «Поступление (акт, накладная)». Ссылка на него будет находиться в папке «Отразить в учете».
Отразить в учете
При выставлении флага у строки «Отправлять входящие документы на утверждение» документ окажется в папке «Утвердить».
Отправлять входящие документы на утверждение
В «Поступление (акт, накладная)» будет автоматически перенесена вся ключевая информация от продавца:
● реквизиты документа-основания (номер и дата по накладной поставщика),
● данные о партнере,
● общую стоимость всех купленных товаров.
При первичной закупке товара у поставщика и отсутствии синхронизации номенклатурных справочников между покупателем и продавцом, система не сможет автоматически сформировать «Поступление (акт, накладная)». В журнале «Текущие дела ЭДО» внутри раздела «Отразить в учете» рядом с входящим документом появится специальный значок, а рядом — ссылка «Сопоставить номенклатуру», которую необходимо использовать для ручного привязывания товаров.
2. Как сформировать и отправить электронный документ в 1С:Бухгалтерия
После загрузки электронного документа от поставщика покупателю требуется направить в ответ:
● уведомление о получении, если это предусмотрено договоренностями между сторонами,
● подписанный со своей стороны документ — при отсутствии возражений к нему и условиям отгрузки.
Если пользователь имеет право подписи и действующий сертификат ЭП, то документ немедленно подписывается и направляется контрагенту (либо только подписывается — при активированном режиме отложенной отправки).
Извещение о получении
Скорость отправления подписанных ЭД будет зависеть от настроек:
● если флаг у пункта «Отложенная отправка» не выставлен, документы автоматически направляются оператору электронного документооборота,
● при наличии такого флага потребуется выполнить вручную одну из операций: использовать кнопку «Отправить» в карточке накладной, команду «Отправить и получить» в журнале «Текущие дела ЭДО» либо аналогичную функцию в сервисном разделе Администрирование.
Отложенная отправка электронных документов
Окончание процедуры ЭДО фиксируется изменением статуса «Поступление (акт, накладная)» на «ЭДО завершен», что отображается в специальной строке состояния.
ЭДО завершен
Мы помогаем нашим клиентам переходить на электронный документооборот без сложностей – подключаем его в конфигурациях 1С и объясняем нюансы его использования.
Специалист компании ООО "Кодерлайн"
Марина Анапольская
