Полный цикл кадрового документооборота от приёма сотрудника до увольнения в 1С:ЗУП

   

Работа отдела кадров подразумевает выполнение множества функций, начиная от подбора персонала и заканчивая увольнением работников. Важнейшим элементом кадровой работы является правильный кадровый документооборот, который должен быть организован чётко и последовательно, чтобы исключить любые нарушения трудового законодательства и внутренних норм предприятия. Программа 1С:ЗУП зарплата и управление персоналом позволяет существенно упростить и автоматизировать многие процедуры, связанные с персоналом. Давайте рассмотрим полный цикл кадрового документооборота в 1С:ЗУП, пошагово раскрывая все важные детали.

1.    Как оформить приём сотрудника в 1С:ЗУП

Процесс начинается с официального трудоустройства нового работника. Этот этап состоит из ряда последовательных шагов, которые требуют внимательного соблюдения всех формальных процедур и внесения соответствующей информации в 1С:ЗУП предприятие зарплата и управление персоналом.

Первый шаг: создание карточки сотрудника

Первым делом необходимо создать карточку сотрудника в 1С:ЗУП. Она представляет собой базу данных, содержащую всю основную информацию о работнике. Карточка хранится в подразделе «Сотрудники», расположенном в меню программы.

Войдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники».

Нажмите кнопку «Создать» и выберите вариант «Физическое лицо». Появится форма для заполнения персональных данных нового сотрудника.

Заполните паспортные данные, адрес проживания, контактную информацию и другие требуемые поля.

Обязательно установите флажок «Работает в организации», если сотрудник принят на постоянную должность.

Второй шаг: оформление приказа о приёме на работу

После создания карточки сотрудника необходимо оформить приказ о приёме на работу. Эта процедура проводится в системе 1С:ЗУП следующим образом:

Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровый учёт» → «Приём на работу».

Найдите нужного сотрудника и кликните по кнопке «Принять на работу».

В открывшейся форме заполните все необходимые реквизиты: подразделение, должность, оклад, режим рабочего времени и прочее.

Далее программа предложит автоматически создать трудовой договор, который можно заполнить прямо в интерфейсе 1С:ЗУП.

Третий шаг: регистрация личного дела и первичных документов

Помимо записи в карточке сотрудника и оформления приказа, важным этапом является регистрация трудовых договоров и прочих документов, подтверждающих приём на работу. Эти документы хранятся в личном деле каждого сотрудника и фиксируются в специальной таблице.

Вернитесь в карточку сотрудника и найдите вкладку «Документы».

Там вы увидите список загружаемых документов: трудовая книжка, заявление о приёме на работу, согласие на обработку персональных данных и прочие. 

Прикрепите копии этих документов к личной карточке сотрудника, нажимая соответствующую кнопку рядом с названием документа. Так система учета 1С позволяет хранить сведения, необходимые для кадровой работы.

2.    Как оформить кадровые перемещения в конфигурации 1С:ЗУП

По мере развития карьеры сотрудника возникают разные ситуации, связанные с изменением должности, оклада, переводом на другое рабочее место или в структурное подразделение. Такие события также подлежат обязательной фиксации в конфигурации 1С:ЗУП.

Изменение должности или оклада

Если сотруднику назначена новая должность или произошло увеличение заработной платы, эти изменения также вносятся в программу.

Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровый учёт» → «Перевод сотрудника».

Выполните команду «Изменить должность» или «Повысить зарплату» соответственно и следуйте инструкциям мастера переводов.

Внутренняя проверка соответствия данных

Рекомендуется периодически проводить внутреннюю проверку данных сотрудников, сравнивая реальную ситуацию с записями в системе. Это помогает предотвратить ошибки и упущения. 

Просмотрите личные карточки сотрудников и сравните их с фактическими условиями труда.

Исправьте несоответствия, создав необходимые документы внутри конфигурации системы 1С.

3.    Как оформить увольнение в системе 1С:Зарплата и управление персоналом

Завершением полного цикла кадрового документооборота является увольнение сотрудника. Оно также фиксируется в системе 1С зарплата и управление персоналом и проходит в несколько этапов.

Приказ об увольнении

Первоначально необходимо составить приказ об увольнении, который закрепляет решение работодателя прекратить трудовые отношения с сотрудником.

Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровый учёт» → «Увольнение».

Выберите причину увольнения — увольнение по собственному желанию, сокращение штата и др. — и внесите необходимые данные в окно составления приказа.

По завершении программа создаст уведомление и распечатает итоговый приказ.

Окончательные расчёты и выдача выплат

После издания приказа нужно провести расчёт всех начисленных сумм и произвести выплаты сотруднику.

Воспользуйтесь функцией «Рассчитать компенсацию отпуска» и получите подробную информацию о неиспользованном отпуске и компенсациях.

Произведите расчёт зарплаты и иных обязательств перед уволенным сотрудником.

Внесите итоговые начисления в зарплатную ведомость и произведите выплату. Для выполнения этих операций используется программа 1C:Предприятие.

Итоговая передача данных и архивирование

Заключительным действием является архивирование документов сотрудника, завершение работы с личным делом и удаление лишней информации из базы данных.

Архивируйте личную карточку сотрудника и переведите все документы в статус архива. 

Удалите персональные данные, не подлежащие хранению, согласно закону о защите персональной информации.

4.    Как завершить кадровый цикл в учетной системе 1С

Учетная система 1С существенно упрощает ведение кадрового документооборота, позволяя оперативно обрабатывать информацию и соблюдать все нормы российского законодательства. Благодаря детально описанному циклу вы теперь понимаете весь путь прохождения кадров от момента поступления сотрудника до завершения трудовых отношений. Правильно организованный кадровый документооборот гарантирует отсутствие проблем с проверяющими органами и улучшает внутренние процессы управления персоналом. Мы уверены, что применение полученных знаний повысит качество вашей работы и сделает взаимодействие с сотрудниками проще и эффективнее.

5.    Часто задаваемые вопросы о системе 1C:Предприятие

 

1.    Могут ли сотрудники сами вносить изменения в свои личные данные в 1С:ЗУП?

Нет, внесение изменений в личные данные сотрудников доступно только уполномоченному персоналу, ответственному за кадровый учёт. Сотрудники могут обратиться в отдел кадров с просьбой обновить информацию, такую как контактные данные или семейное положение, но сама процедура внесения изменений должна проводиться специалистами отдела кадров.

2.    Как быстро обрабатываются документы в 1С:ЗУП?

Скорость обработки документов зависит от объёма информации и количества одновременно работающих пользователей. Современные версии 1С:ЗУП обеспечивают высокую производительность, и большинство простых операций выполняются практически мгновенно. Более крупные документы, такие как массовые перерасчёты, могут занять больше времени, но обычно обработка длится считанные минуты.

3.    Можно ли изменить установленный график отпусков после утверждения?

График отпусков утверждается приказом руководителя и считается официальным документом. Тем не менее в отдельных случаях возможна коррекция графика при наличии уважительных причин, например производственной необходимости или болезни сотрудника. Процедура изменения графиков ведётся через специальное поле в карточке сотрудника и сопровождается изданием дополнительного приказа.

4.    Возможно ли удалённое подключение к базе данных 1С:ЗУП?

Да, удалённый доступ возможен при соблюдении определённых мер защиты и использовании специализированных технологий, таких как VPN-подключение или облачный хостинг баз данных. Пользователи смогут подключаться к базе данных вне офиса и иметь доступ ко всей необходимой информации.

5.    Как поступать, если произошёл конфликт между руководителем подразделения и сотрудником?

Конфликты разрешаются в порядке, предусмотренном внутренними правилами компании и Трудовым кодексом РФ. Рекомендуется организовать переговоры или назначить комиссию по урегулированию конфликта. Все решения, принятые по итогам переговоров, обязательно фиксируются в соответствующих документах и сохраняются в базе 1С:ЗУП.

6.    Необходимо ли хранить электронные копии документов после ухода сотрудника?

Законодательством предусмотрено сохранение копий документов в течение определённого срока после увольнения сотрудника. Например, трудовые договоры и приказы об увольнении хранятся не менее пяти лет. Электронные копии этих документов рекомендуется сохранять в архиве 1С:ЗУП для возможного оперативного обращения к ним.

7.    Есть ли ограничения на объём хранимых данных в 1С:ЗУП?

Официальных ограничений на объём хранимой информации в 1С:ЗУП нет. Всё зависит от мощности сервера и используемых технических ресурсов. Тем не менее рекомендуется следить за размером базы данных и своевременно удалять устаревшую информацию, чтобы поддерживать высокий уровень производительности системы.

8.    Какие формы отчётности предусмотрены программой 1С:ЗУП?

1С:ЗУП поддерживает широкий спектр отчётов, включающих табели учёта рабочего времени, справки по зарплате, налоговую отчётность и статистические показатели. Формы отчётности генерируются автоматически на основании введённых данных и помогают руководителям анализировать состояние персонала и эффективность кадровой работы.

9.    Требуется ли дополнительное обучение сотрудников для работы с 1С:ЗУП?

1С:ЗУП легко освоить специалистам с минимальным уровнем компьютерной грамотности. Большинство команд интуитивно понятны и не вызывают затруднений. Тем не менее рекомендуем пройти курсы обучения или воспользоваться специализированными онлайн-ресурсами, чтобы лучше овладеть всеми возможностями программы.

10. Как защитить конфиденциальную информацию в 1С:ЗУП?

Для защиты конфиденциальной информации предусмотрена система уровней доступа, позволяющая ограничить круг лиц, имеющих право просматривать или изменять данные. Пароли и шифрование дополнительно повышают степень защищённости данных. Дополнительно рекомендуется установить антивирусные программы и регулярно проверять сервер на наличие угроз кибератак.

11. Нужно ли создавать отдельную карточку для совместителей?

Совместители регистрируются в той же базе данных, что и обычные сотрудники, но с особым статусом — «Совместительство». Поэтому отдельная карточка для совместителя не требуется. Просто отмечайте статус совместительства в анкете сотрудника, а также фиксируйте продолжительность рабочего времени и особенности трудового соглашения.

12. Можно ли автоматически рассчитать отпускные в 1С:ЗУП?

Да, система 1С:ЗУП оснащена мощным механизмом автоматического расчёта отпускных. Вам лишь нужно ввести начало и конец отпуска, а система сама вычислит среднюю дневную заработную плату, умножит её на число дней отпуска и выдаст итоговую сумму к выплате.

13. Обязателен ли электронный документооборот в отделе кадров?

Пока законодательство допускает смешанный способ ведения документооборота, когда наряду с бумажной версией используются электронные документы. Электронный документооборот удобен, но его внедрение желательно предварительно обсудить с юристом, чтобы убедиться в юридической силе созданных цифровых документов.

14. Существуют ли штрафные санкции за неправильное оформление документов в 1С:ЗУП?

Непосредственно штрафы за неправильную регистрацию данных в самой 1С:ЗУП отсутствуют. Однако некорректное оформление документации может привести к проблемам при проверке государственными инспекциями, вплоть до наложения административных взысканий. Так что правильная работа с программой необходима для предотвращения неприятностей.

15. Надо ли отдельно указывать банковские реквизиты сотрудника в программе?

Да, для удобства проведения банковских операций, таких как переводы зарплаты или компенсационных выплат, необходимо привязать банковские реквизиты сотрудника к его карточке. Это можно сделать через вкладку «Банковские счета» в карточке сотрудника, добавив туда номер карты или банковского счёта.

16. Можно ли отменить неправильно сформированный приказ об увольнении?

Да, отмена возможна, если приказ ещё не вступил в силу или работник отозвал своё заявление об уходе. Для отмены неверного приказа используйте опцию «Аннулировать» в журнале приказов. Помните, что приказ аннулируется только в пределах установленных законом сроков.

17. Как правильно отразить простой производства в 1С:ЗУП?

Простой производства — это временная приостановка работы, вызванная техническими причинами. Его нужно оформить отдельным приказом, указав дату и причину простоя. В 1С:ЗУП можно зарегистрировать случай простоя через модуль «Отсутствие на рабочем месте», выбрав подходящий тип причины, например производственный простой.

18. Следует ли отдельно учитывать внутрисменные перерывы в графике работы?

Да, внутрисменные перерывы — перерывы на обед, отдых и восстановление сил — обязательно учитывают в графиках работы сотрудников. Они влияют на выработку смен и формируют расписание отдыха и дежурства, что важно для расчёта переработки и предоставления компенсированных дней отдыха.

19. Какие документы нужны для приёма на работу сотрудника в 1С:ЗУП?

Для полноценного оформления сотрудника необходимы следующие документы:

Заявление о приёме на работу.

Копия паспорта.

Трудовая книжка или её электронная копия.

Диплом или иной документ об образовании.

Страховое свидетельство пенсионного страхования — СНИЛС.

Военный билет для военнообязанных.

Медицинская книжка для профессий, требующих санитарной книжки.

Кроме того, понадобится подписать трудовой договор и приказ о приёме на работу.

20. Как проверить, кто последним редактировал карточку сотрудника?

В 1С:ЗУП доступна функция журнала изменений, которая отслеживает каждое действие над объектом — карточкой сотрудника. Чтобы просмотреть журнал изменений, войдите в карточку сотрудника, щёлкните правой кнопкой мыши и выберите пункт «История изменений». Здесь можно увидеть, кто, когда и какие изменения вносил.

21. Можно ли перенести данные из старой версии 1С:ЗУП в новую?

Да, перенос данных из старых версий возможен. Для этого в новой версии программы предусмотрен мастер переноса данных. Вам нужно выбрать старую базу данных и запустить миграцию. Важно убедиться, что структура справочников и объектов совпадает, иначе возможны конфликты данных.

22. Как вернуть случайно удалённую запись о сотруднике?

Если запись о сотруднике была ошибочно удалена, восстановите её из корзины. Щёлкните по значку корзины вверху экрана и найдите там удалённую запись. Далее выберите пункт «Восстановить».

23. Почему нельзя добавить сотрудника с номером телефона, использующимся другим сотрудником?

Каждый телефонный номер в системе уникален, и его нельзя присвоить нескольким сотрудникам одновременно. Причина заключается в том, что система предотвращает путаницу при отправке уведомлений или обращении по телефону. Прежде чем добавлять сотрудника с указанным номером, проверьте, не принадлежит ли этот номер другому сотруднику.

24. Можно ли временно заблокировать сотрудника от входа в систему?

Временно заблокировать сотрудника можно, установив флажок «Заблокирован» в его профиле. Таким образом, пользователь потеряет доступ к системе, пока администратор не снимет блокировку.

25. Что делать, если возникла ошибка при формировании ведомостей на выплату зарплаты?

Ошибка при формировании ведомостей обычно вызвана некорректностью введённых данных или сбоем настроек. Попробуйте повторить процедуру с самого начала, проверив правильность указанных данных. Если проблема не устраняется, обратитесь в техническую поддержку поставщика ПО.

26. Как изменить классификацию сотрудника — штатный работник или внешний подрядчик?

Для изменения классификации сотрудника перейдите в его карточку и откорректируйте значение в поле «Тип занятости». После сохранения изменения вступят в силу немедленно.

27. Какова максимальная длина комментария к сотруднику?

Максимальная длина комментария ограничена длиной строкового поля в базе данных. Обычно ограничение составляет примерно 255 символов. При необходимости длинного описания лучше сохранить информацию в отдельном файле и приложить его к карточке сотрудника.

28. Как настроить групповую рассылку сообщений сотрудникам?

В 1С:ЗУП предусмотрена возможность массовой рассылки сообщений сотрудникам. Для этого создайте группу сотрудников и назначьте ей сообщение. В дальнейшем письма будут доставлены автоматически всем членам группы.

29. Почему иногда теряются данные о сотрудниках при создании выгрузки в Excel?

Потеря данных при экспорте в Excel обычно обусловлена неправильной структурой столбцов или наличием скрытых полей. Проверьте, чтобы выбранные поля были видны в карточке сотрудника, и попробуйте повторно выгрузить таблицу, убедившись, что все нужные поля присутствуют. При выгрузке необходимо учитывать особенности систем 1C:Предприятие.

 

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Егор Костян