Содержание:
Машиночитаемая доверенность в 1С (МЧД) – это документ, содержащий информацию в формате, позволяющем автоматизированную обработку данных. МЧД используется для предоставления полномочий сотрудникам или сторонним организациям на выполнение определенных действий от имени доверителя.
Преимущество МЧД заключается в удобстве, быстроте оформления и высокой степени защищённости от подделок.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это процесс управления кадровыми документами в цифровой форме, который включает в себя создание, подписание, отправку и хранение различных видов кадровых документов, таких как приказы, акты, договора и т. д. Основной целью КЭДО является автоматизация и упрощение документооборота, сокращение времени на обработку документов и повышение их безопасности за счёт использования электронной цифровой подписи (ЭЦП).
1. Преимущества МЧД в КЭДО
Для использования МЧД в КЭДО явно прослеживаются такие преимущества:
· Упрощение документооборота: Автоматизация процесса создания, подписания и передачи доверенностей;
· Скорость и удобство: Снижение времени на оформление документов и оперативное выполнение задач;
· Юридическая значимость: Высокая степень защищённости и невозможность подделки;
· Экономия ресурсов: Снижение затрат на бумагу и печать.
Программа 1С: ЗУП 8 ред. 3 предоставляет функционал для работы с МЧД, что позволяет использовать их при подписании печатных форм в КЭДО. Данная возможность реализована через интеграцию с системой 1С ЭДО и позволяет обеспечить надёжный и удобный документооборот внутри организации и с внешними контрагентами.
2. Настройка МЧД для 1С: ЗУП
Рассмотрим, как поэтапно настроить МЧД внутри конфигурации 1С: ЗУП:
1. Подготовка. Для начала работы с МЧД необходимо выполнить несколько подготовительных действий:
· Получение сертификата электронной подписи (ЭЦП) у аккредитованного удостоверяющего центра;
· Установка специализированного ПО для работы с ЭЦП, например, "КриптоПро CSP";
· Подключение к оператору ЭДО 1С (например, Диадок, Такском, СКБ Контур).
2. Настройка системы 1С происходит в три этапа:
· Интеграция с ЭДО:
- Администрирование: В разделе "Администрирование" выбрать пункт "Электронный документооборот";
- Настройка параметров: Указать параметры подключения к оператору ЭДО 1С, включая адрес сервера, логин и пароль.
· Настройка пользователей:
- Определение пользователей: Настроить доступ для сотрудников, которые будут работать с ЭДО;
- Назначение сертификатов: Указать сертификаты ЭЦП для каждого пользователя.
· Настройка типов документов. В разделе "Настройка" указать типы документов, которые будут участвовать в электронном документообороте.
3. Использование МЧД в КЭДО
Рассмотрим, как поэтапно использовать МЧД в КЭДО:
1. Создание и подписание документов:
· Создание документа: Подготовить необходимый документ (например, приказ, акт или доверенность) в программе 1С: ЗУП 8;
· Подпись документа: Подписать документ 1С: ЭЦП через интерфейс системы. Для этого нужно выбрать опцию "Подписать ЭЦП".
2. Отправка и получение документов:
· Отправка: После подписания документ отправляется через оператора ЭДО. Выбирается опция "Отправить через ЭДО";
· Получение: Полученные документы автоматически загружаются в программу 1С: ЗУП 8 и проверяются на наличие и корректность ЭЦП.
3. Обработка и хранение документов:
· Обработка: Документы обрабатываются и регистрируются в системе. При необходимости они могут быть согласованы или отклонены;
· Хранение: Все электронные документы сохраняются в архиве и доступны для просмотра и анализа.
Специалист компании ООО "Кодерлайн"
Лев Туренко
