Устали от беспорядка в документах? Ваш бухгалтер постоянно тратит время на печать, сканирование и поиск счетов? А менеджеры не могут быстро отправить коммерческое предложение?

 

Для современных растущих компаний бумажный документооборот с контрагентами трансформируется из операционной необходимости в источник существенных рисков и издержек. Традиционный обмен документами через почту и курьеров приводит к опозданиям, ошибкам при ручном вводе данных и отвлекает сотрудников от основных задач. Задержки в согласовании, физическая потеря документов, ошибки ручного ввода данных и затраты на обработку и хранение бумажных носителей напрямую влияют на ключевые бизнес-показатели: длительность финансового цикла, оборачиваемость капитала и уровень операционных расходов.

 

Интеграция 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) с системами электронного документооборота (ЭДО) позволяет создать единое рабочее пространство. Это решение дает возможность автоматически обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами непосредственно из интерфейса программы.

1.    Преимущества использования ЭДО

Ускорение расчетов с контрагентами. Мгновенная отправка счетов и оперативное получение подписанных актов способствуют сокращению финансового цикла и улучшению денежного потока.

 

Повышение точности учета. Автоматическая обработка входящих документов исключает ошибки ручного ввода данных и дублирование информации.

 

Прозрачность документооборота. В любой момент можно отследить статус каждого документа — от отправки до получения подписанного экземпляра.

 

Снижение эксплуатационных расходов. Значительно сокращаются затраты на печать, курьерские услуги и организацию физического архивного хранения.

 

На практике реализация работает так:

Настраиваем подключение: 1С:УНФ соединяется с сервисом ЭДО через унифицированный шлюз обмена.

Работаем с исходящими документами: счета, акты и УПД отправляются контрагентам непосредственно из интерфейса программы без промежуточных операций.

Обрабатываем входящие документы: поступающие от партнеров документы автоматически регистрируются в системе и доступны для дальнейшего проведения.

2.    Простота использования ЭДО для пользователя в 1C:УНФ

 

Не нужно быть техническим специалистом, чтобы понять процесс. Мы делаем несколько простых и понятных шагов:

 

1. Подключаем ваш 1С:УНФ к сервису ЭДО. Это стандартная настройка, не требующая глубоких доработок;

2. Настраиваем электронные подписи для директора и бухгалтера. Они заменяют собственноручную подпись и печать;

3. Вы просто работаете в привычной 1С. Чтобы отправить счет, нажимаете не «Печать», а кнопку «Отправить по ЭДО». Чтобы получить документ от поставщика, открываете его в специальной папке в 1С и проводите.

   

Простота использования ЭДО для пользователя

 

Различные подразделения компании сразу же получают видимый результат. Так, руководство имеет инструмент контроля над движением первичных документов и денежных потоков. Видно движение каждого документа. Деньги быстрее поступают на счет. Бухгалтерия — экономит время за счет автоматизации рутинных операций по обработке документов. Больше нет горы бумаг и большого объема дополнительной работы. А коммерческие службы оперативнее взаимодействуют с клиентами и поставщиками, моментально отправляя документы и повышая качество сервиса.

 

В возможности электронного документооборота входит автоматическая отправка/получение документов

1. Анализ документооборота для определения приоритетных направлений интеграции. Смотрим, с какими контрагентами вы обмениваетесь чаще всего;

2. Выбор оператора ЭДО с учетом потребностей бизнеса и партнерской сети. Мы помогаем подобрать оптимальный по цене и удобству сервис ЭДО;

3. Подготовка конфигурации 1С. Настраиваем вашу 1С:УНФ, регистрируем электронные подписи;

4. Обучение сотрудников работе в обновленной системе. Показываем вашим сотрудникам как работать с электронным документооборотом. Они быстро оценят удобство нового подхода.

 

Интеграция 1С:УНФ с системами электронного документооборота позволяет компаниям оптимизировать операционные процессы, снизить затраты и минимизировать риски. Это решение соответствует современным стандартам ведения бизнеса и способствует повышению конкурентоспособности. Не откладывайте рост вашего бизнеса из-за медленного документооборота.

 

Мы помогаем компаниям настроить электронный документооборот в 1С:УНФ от обновления конфигурации и интеграции с сервисами до обучения персонала и поддержки «под ключ».

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Евгений Гнутов