2. Шаги к успешному внедрению электронного документооборота в управлении персоналом
1. Значение КЭДО в управлении кадровыми процессами
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) представляет собой современную систему управления кадровой документацией, которая позволяет компаниям эффективно организовать процессы создания, подписания, обмена и хранения кадровых документов в электронном формате. Этот подход к управлению кадровыми делами предоставляет организациям возможность существенно упростить и автоматизировать процессы работы с кадровой документацией, сократить временные затраты на выполнение административных задач, повысить уровень безопасности и конфиденциальности информации.
КЭДО регулируется ст. 22.1–22.3 ТК РФ.
Был принят Федеральный закон от 22.11.2021 No377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации", который предусматривает использование кадрового электронного документооборота в компаниях.
Система КЭДО позволяет создавать различные кадровые документы, такие как трудовые договоры, приказы на отпуск, распоряжения об отправке в командировку, внутренние уведомления и другие, в электронной форме, что значительно ускоряет процесс их подготовки и обмена между сотрудниками и руководством компании. Благодаря возможности электронной подписи документов, 1С: КЭДО обеспечивает высокую степень законности и юридической значимости, что делает их равнозначными бумажным версиям.
Вопрос о внедрении кадрового электронного документооборота (КЭДО) становится все более актуальным в связи с развитием технологий, изменениями законодательства и ускорением информационных процессов. Скоро использование 1С: КЭДО может стать обязательным для всех участников рынка.
Согласно Постановлению Правительства РФ от 18.03.23 года No413, с 01.06.24 года начнётся пилотный проект по применению электронных документов в кадровой работе в некоторых государственных органах. Хотя переход на 1С: КЭДО становится неизбежным, обязательность этого шага в 2024 году пока не определена и зависит от решений государственных органов и изменений в законодательстве. В то же время организации могут самостоятельно оценить плюсы и минусы перехода на 1С: КЭДО, учитывая специфику своей деятельности и потребность в оптимизации бизнес-процессов.
2. Шаги к успешному внедрению электронного документооборота в управлении персоналом
1. Тщательный выбор оптимальной системы для ведения 1С: КЭДО: Компании могут выбрать государственные платформы, такие как "Работа в России", или обратиться к коммерческим сервисам, учитывая особенности своей деятельности и потребности в эффективном управлении кадровой документацией.
2. Разработка локальных нормативных актов (ЛНА): Необходимо разработать и утвердить внутренние правила и процедуры по использованию электронных подписей, обмену документами с сотрудниками, а также обеспечить соответствие процессов законодательству.
3. Формирование рабочей группы и назначение ответственных лиц: Создание специальной группы сотрудников, ответственных за внедрение КЭДО, обеспечение соблюдения установленных сроков и оперативное решение возможных проблем.
4. Информирование и активное вовлечение сотрудников: Важно провести информационную кампанию о переходе на 1С: КЭДО, объяснить преимущества новой системы и получить письменное согласие сотрудников на работу с кадровой документацией в электронном формате.
5. Выдача электронных подписей: Организация процесса выдачи неквалифицированных электронных подписей сотрудникам через портал Госуслуг или удостоверяющие центры для обеспечения безопасности и подлинности документов.
6. Подготовка и тестирование сервиса для КЭДО: Настройка интеграции системы КЭДО с учётной системой компании, проведение тестирования процессов согласования документов для обеспечения бесперебойной работы системы.
7. Начать переводить наиболее распространённые кадровые документы в электронный вид.
Специалист компании ООО "Кодерлайн"
Елена Мичурина
