Содержание:
1. Основные денежные документы
2. Ведение поступлений денежных документов
3. Регистрация выдачи денежного документа
4. Поступление денежных документов от подотчётного работника
5. Движения денежных документов
1. Основные денежные документы
В данной статье будет описано, что такое денежные документы предприятия, какие они бывают, как с ними работать в системе 1С, а также будет приведено множество примеров.
Денежные документы – это вид документации, которую компания купила, но ещё не получила услуги по ним. То есть, такие документы были оплачены и оценены на некоторую сумму. Примерами денежных документов могут быть билеты, проездные карты, конверты с наклеенными марками, различные путёвки, сертификаты и так далее. Учёт основных денежных документов ведётся на счёте 50.03, хранение денежных документов организовано на кассе компании, а время пользования – это некоторый интервал.
В инструкции по применению плана счётов бухучёта по финансово-хозяйственной деятельности компании, которая утверждена Министерством финансов 3-го октября 2000-го года №94н, проводить аналитику денежных документов необходимо с учётом вида денежных документов.
Для учёта и операций с денежными документами в «1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0», существует соответствующая вкладка «Денежные документы», внутри раздела «Банк и касса», как показано ниже:
Вкладка Денежные документы в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0
2. Ведение поступлений денежных документов
При помощи документа «Поступление денежных документов» можно принимать их в учётную политику компании:
Документ Поступление денежных документов в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0
А журнал новых поступлений денежных документов выглядит следующим образом:
Журнал новых поступлений денежных документов в 1С
Внутри журнала можно выбрать вид операции по поступлению денежного документа, виды следующие: от подотчётного лица, от поставщика и прочие поступления:
Выбор вида операции поступления денежного документа в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0
Например, билеты компания покупает у самого перевозчика, либо у организации, которая является посредником, а оплата проводится в электронном виде, при помощи безналичного расчёта.
Далее, для наглядности, будет пример по оформлению денежных документов, основанный на покупке билетов для командировки.
Чтобы отразить куплю билетов, необходимо внести соответствующие данные в документ о поступлении, где прописать наименование договора, контрагента, расчётный счёт будет 76.09 «Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами», при этом, счёт учёта 50.03, для денежных документов, будет проставлен автоматом:
Заполнение Поступление денежных документов в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0
Далее будет новое окно, в котором необходимо заполнить табличную часть, кликаем на «Добавить» и, внутри справочника пишем «Номенклатура денежных документов» и вносим все данные:
Номенклатура денежных документов в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0
Создание денежного документа в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0
Также, в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0» можно создать печатную форму, для этого кликаем на «Приходный ордер»:
Приходный ордер в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0
Когда документ будет сохранён и проведён, - он будет отображён в журнале. Также, в журнале, можно сделать реестр по документации. Если кликнем на «Показать проводки и другие движения» - появится отчётность о движении документации по поступлению:
Реестр денежных документов в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0
Реестр Поступления денежных документов в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0
Движение Поступление денежных документов в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0
3. Регистрация выдачи денежного документа
Заполняется документация по выдаче денежного документа так же, как и документация по приёму денежного документа, но нужно будет войти во вкладку «Выдача денежных документов»:
Выдача денежных документов – путь к вкладке
Создание Выдачи денежных документов
При помощи данного документа можно выполнять такие действия: возвращать поставщику его денежные документы, выдавать денежные документы подотчётному человеку, иные вариации выдачи денежных документов (данный вариант можно выбрать, например, при порче):
Варианты выдачи денежных документов
Рассмотрим то, как оформить то, что денежный документ на предприятии был передан подотчётному лицу (в примере – это билеты отданы работнику, который поедет в командировку). Для этого, нужно внести реквизиты:
Реквизиты выдачи денежных документов в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0
Так как в примере денежные документы были куплены на двух подотчётных лиц, то и выдача данной документации должна быть оформлена при помощи двух документов-отчётов, для каждого подотчётного лица отдельно. Как только документация готова, можно открыть «Расходный ордер» и просмотреть счета, по кнопке «Показать проводки»:
Расходный ордер при выдаче денежных документов
Движение Выдачи денежных документов
Стоит отметить, что денежная документация, которая используется сразу, после покупки, не будет отражена в счёте 50.03, а будет сразу включена в отчёт по авансовым платежам.
4. Поступление денежных документов от подотчётного работника
Приведём ситуацию, когда поступление денежного документа происходит от подотчётного работника, примером будут конверты. В системе 1С нужно избрать нужную операцию и заполнить необходимые реквизиты, после чего, можно делать перечисление, кликнув на «Добавить»:
Пример создание Поступления денежных документов в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0
Добавление реквизитов денежных документов в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0
Таким образом, проводки готовы:
проводки поступления денежных документов
Конверты с марками будут переданы подотчётному работнику основываясь на служебную записку, в которой должно быть прописано количество конвертов.
Рассмотрим выдачу конвертов работнику, который, в последствии, должен будет отчитываться за них:
Выдача денежных документов – конвертов работнику
Пример с выдачей денежных документов работнику
Политика учёта определяет срок выдачи денежных документов, стандартный срок – месяц.
Когда срок окончен, то подотчётный сотрудник должен заполнить документ «Авансовый отчёт», в котором прописано количество и стоимость денежных документов и описывается их расход. Использованными конверты будут признаны тогда, когда они были отправлены.
Авансовые отчеты в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0
Также, в панели «Прочее» нужно прописать все сведения и счёт учета денежных документов, к которому относятся затраты:
Сведения о денежных документах в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0
5. Движения денежных документов
Рассмотрим то, как отображать движения денежных документов, а это можно сделать при помощи формировки отчёта «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту»:
Оборотно-сальдовая ведомость в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0
В счёте 50.03 есть настройки, которые помогают просматривать оборот и остатки в количестве, а также в денежных единицах:
Счёт 50.03 в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0
Таким образом, в оборотно-сальдовой ведомости можно увидеть остатки билетов и конвертов:
Остатки денежных документов в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0
Такие же данные можно увидеть при помощи отчёта «Анализ субконто», в виде субконто стоит избрать денежные документы, как демонстрируется ниже:
Анализ субконто в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0
Если два раза кликнуть на ячейку, внутри таблицы с отчётом, то можно увидеть более подробные данные по движениям денежных документов, при помощи анализа отчёта «Карточка счёта», как показано на скриншоте ниже:
Карточка счета в 1С Бухгалтерия 8 редакция 3.0
В данной статье описывается что такое денежные документы, как с ними работать в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.0» и выполнять различные операции, на основе примеров с денежными документами, а также рассказано о счёте учета денежных документов.
Специалист компании «Кодерлайн»
Айдар Фархутдинов
