Содержание:
1. Новые возможности системы в части организации командировок сотрудников
2. Электронные билеты и бронирование гостиниц/отелей
Здравствуйте, коллеги! В данной статье описываются возможности нового функционала 1С:ERP 2.5 в части документооборота по командировкам сотрудников: как отразить в системе приобретенные электронные билеты на проезд и брони в отелях.
1. Новые возможности системы в части организации командировок сотрудников
В предыдущей статье были рассмотрены новые возможности конфигурации 1С ERP 2.5 в части организации командировок сотрудников – был описан документ «Заявка на командировку», позволяющий отразить в системе предстоящие командировки сотрудников, а также зарезервировать под них денежные средства и забронировать проживание и проезд.
Находятся новые документы в разделе «Казначейство», подраздел «Подотчетники»:
Новые документы 1С:ERP 2.5 для брони проживания и проезда сотрудника в случае командировки
Рассмотрим подробнее функционал по учету документов, подтверждающих проживание и проезд в командировках.
2. Электронные билеты и бронирование гостиниц/отелей
На основании документов планирования командировок (т.е. Заявки на командировку) при выборе команды «Бронирование» можно отразить в системе факт брони в гостинице или покупку и бронирование электронного билета на поезд/самолет:
Бронирование поездок в 1C:ERP 2.5
Для этого в 1С 8.3 ERP 2.5 существуют два типа документов – «Электронный билет» и «Бронирование».
В документе «Электронный билет» указывается тип услуги – транспорт, на котором сотрудник планирует отправиться в командировку:
Выбор типа билета в 1C:ERP 2.5
Организация, подразделение и сотрудник заполняются автоматически, если документ создается на основании Заявки на командировку.
Также можно указать, каким способом приобретен билет – самим сотрудником, напрямую у перевозчика (авиакомпании, например) или же совершена покупка через агента:
Способ приобретения билета в 1C:ERP 2.5
Третий вариант – покупка через агента – это новшество 1С 8.3 ЕРП редакции 2.5 – в предыдущих редакциях системы не было такой возможности и приходилось для закрытия взаиморасчетов с агентами пользоваться сложными схемами учета.
В документе также указываются даты отправления и прибытия и стоимость билета.
При проведении и отражении в регламентированном учете документ формирует проводки по отражению задолженности перед агентом и через транзитный счет 76.14 включает стоимость билета в расходы подотчетного лица:
Отражение задолженности перед агентов в 1C:ERP 2.5
Для документов типа «Бронирование» порядок заполнения аналогичен, только в нём указывается, что бронируется – отель, трансфер или что-то иное:
Отражение брони в 1C:ERP 2.5
Документ данного типа не формирует проводок в регламентированном учете, т.к. в момент бронирования поездки не возникает подтвержденного расхода.
Все бронирования и электронные билеты, созданные на основании заявки на командировку, можно просмотреть в ней же на второй закладке:
Данные о брони и электронных билетах в заявке на командировку в 1C:ERP 2.5
Впоследствии во время работы в 1С ERP при формировании на основании заявки на командировку документа «Авансовый отчет» в нём будут автоматически заполнены данные по приобретенным билетам и эти билеты будут зарегистрированы в качестве документов подтверждения НДС:
Билет как документ подтверждения НДС в 1C:ERP 2.5
Отражать в системе 1С ERP Управление предприятием 2 бронирование и электронные билеты можно не только на основании заявок на командировки, но и независимо. Все документы этих типов находятся в одном журнале, который можно найти в разделе «Казначейство», подразделе «Подотчетники» по команде «Электронные билеты и бронирование».
Специалист компании «Кодерлайн»
Антон Лосев
