Управлять проектом непросто. Руководителю проекта необходимо контролировать проект в различных аспектах: содержание, расписание работ, стоимость, ресурсы, коммуникации, риски, заинтересованные стороны. Для этого требуются специальные знания, а также специфические навыки, которые приходят с опытом. Процесс управления проектом можно значительно облегчить, если проектная команда будет использовать инструменты, которые созданы специально для этих целей.

В данной статье я поделюсь с вами своим мнением о некоторых современных программных системах, созданных специально для управления проектами. На момент написания этой статьи на рынке представлено десятки информационных систем для управления проектами, поэтому данный обзор охватывает далеко не все информационные системы. Для получения дополнительной информации можно воспользоваться обширным каталогом информационных систем на сайте capterra.com, где можно найти обзоры программных продуктов и систем как для управления проектами, так и для других категорий (более 700 категорий).  

1.    ASANA для управления проектами

Asana для управления проектами - это облачный сервис, который предоставляет проектной команде удобные инструменты для управления проектами. В рабочей области можно вести список задач, отслеживать статус задач с помощью канбан-доски, назначать задачи исполнителям, назначать контрольные сроки выполнения задач. Сервис Asana предоставляет три варианта использования: Premium, Business, Enterprise. Сравнение вариантов Premium, Businessи Enterprise представлена в следующей таблице.

В Premium режиме можно создавать только рабочую область (workspace). В Business режиме можно создавать организации и команды (teams), назначать членам команды различные роли и разрешения. При этом сотрудники одной организации могут являться членами разных команд. В команду проекта можно добавить представителей заказчика с целью мониторинга хода выполнения работ или для выполнения работ, которые должны делать заказчики.

Asans Form позволяет настроить формы сбора данных, что упорядочивает процесс сбора требований к продукту. Для доступа к инструментам Asana, существуют клиенты для iOS и Android.

Asana интегрирована со многими популярными интернет-сервисами: Google disk, Harvest, Microsoft Teams, Slack, Zapier и др. Asana также имеет API интерфейс, что теоретически позволяет интегрировать ее с любой информационной системой, в том числе с программами 1С:Предприятие 8. Если в проекте много задач, но их можно сгруппировать, например, по этапам проекта.

Проект в понимании Asana это группа задач, связанных одной целью. Новый проект можно создать, используя шаблоны, например, ИТ-проект, Тренинг, Мозговой штурм, Совещание.

Система Asana имеет средства мониторинга хода выполнения проектов. Руководитель проекта может сформировать отчет о ходе выполнения задач, фактических трудозатратах, об активных и просроченных задачах, отчет о задачах, которые не имеют исполнителей и другие аналитические отчеты.

Стоимость сервиса Asana составляет $9,99и $19,99 за одного пользователя в месяц для Premium и Business подписки соответственно. Стоимость Enterprise определяется по отдельной договоренности с владельцами Asana.

К достоинствам системы Asana можно отнести быстрый и продуманный пользовательский интерфейс системы, возможность использования как для Waterfall, так и для Agile проектов, возможность организации виртуальных рабочих команд. Из минусов: сравнительно высокая стоимость подписки, отсутствие IP-телефонии, отсутствие русифицированного интерфейса и отсутствие средств проведения презентаций и вебинаров. 

2.    Wrike.com

Wrike.com – это облачный сервис, который предоставляет проектной команде удобные инструменты для управления проектами. В рабочей области можно вести список задач, отслеживать статус задач с помощью канбан-доски, назначать задачи исполнителям, назначить контрольные сроки выполнения задач. Сервис Wrike предоставляет несколько вариантов подписок: Wrike Freee, Wrike Professional, Wrike Business, Wrike Enterprise, Wrike Marketing. Сравнение вариантов представлено в таблице.

Wrike позволяет создавать проекты по следующим шаблонам:

·         Проект с зависимыми задачами.

·         Сложный многоэтапный проект.

·         Входящие запросы с утверждением.

·         Профессиональные услуги.

·         Проект канбан.

·         Управление мероприятием.

Wrike позволяет настроить формы сбора данных, что упорядочивает процесс сбора требований к продукту.

Wrike имеет приложения для Windows, Mac, iOS, Android, а также множество плагинов для популярных программ: wrike для outlook, wrike для документов office, wrike для gmail, двусторонняя синхронизация wrike и jira, редактор документов wrike и другие. Например, плагин для MS Outlook позволяет на основе входящего письма добавить задачу в проект, при этом вложенные в письмо файлы автоматически будут приложены к новой задаче. Приложение для iOS или Android позволяет запускать и останавливать таймеры задач, над которыми вы работаете. Добавлять файлы к задаче можно с компьютера, с Google Диска, из Dropbox, из Box, из OneDrive и даже с Youtube.

Система Wrike имеет средства мониторинга хода выполнения проектов. Руководитель проекта может сформировать отчет о ходе выполнения задач, фактических трудозатратах, об активных и просроченных задачах, отчет о задачах, которые не имеют исполнителей и другие аналитические отчеты о работе.

Стоимость подписки Wrike составляет $9,8и $24,8 на одного пользователя в месяц для подписок Professional и Business соответственно. Стоимость подписок Enterprise и Marketing определяется индивидуально по договоренности с владельцами Wrike.

Во многом функционал Wrike и Asana похожи. К достоинствам системы Wrike можно отнести быстрый, продуманный и русифицированный пользовательский интерфейс, обучающие видеоролики (с русскими субтитрами), возможность использования как для Waterfall, так и для Agile проектов, возможность организации виртуальных рабочих команд. Из минусов: сравнительно высокая стоимость подписки, отсутствие IP-телефонии, отсутствие средств проведения презентаций и вебинаров.  

3.    MS Project 2019

MSProject 2019 уже стал классическим инструментом, которым владеют почти все руководители проектов. С каждой новой версией MSProject становится все более гибким и удобным инструментом. MSProject 2019 получил следующие новые функции:

·         Возможность сохранять проекты Agile/SCRUM.

·         Множественные назначения на задачу группы.

·         Возможность скрывать диаграмму Ганта и свертки.

·         Управление детализацией повременных данных для отчетов.

·         API функционала «Задействований ресурсов».

·         Новый дизайн сайтов проектов (SharePoint 2019).

·         Повышенная производительность.

·         Требования: не ниже Windows Server 2016, SQL Server 2017.

MSProject2019 поставляется в двух вариантах: в облаке, как сервис, и как лицензионное ПО для установки на компьютерах. Далее рассмотрим в сравнении возможности каждого варианта использования MS Project:

·         Project Online Essentials – предназначено для рядовых членов проектной команды, которые взаимодействуют с системой в облаке через Web-браузер или смартфон.

·         Project Online Professional – предназначено для руководителей проектов, которые взаимодействуют с системой через толстого клиента или через Web-браузер.

·         Project Online Premium – полное решение для проектного и портфельного управления через Web-браузер.

·         Project Standard – поставляемое решение для управления проектом для тех, кто не нуждается в инструментах сотрудничества и в дополнительных функциях.

·         Project Professional – всеобъемлющее поставляемое решение для управления проектами.

·         Project Server – Гибкое, масштабируемое поставляемое решение для управления портфелем проектов и для ежедневного управления проектами и задачами.

К достоинствам системы MSProject 2019 можно отнести быстрый и продуманный пользовательский интерфейс, возможность использования как для Waterfall, так и для Agile проектов, возможность организации виртуальных рабочих команд, использование Skype for Business, отличная совместимость с MS Office, развитые средства для анализа портфеля проектов, русифицированный интерфейс, возможность применения в очень больших компаниях с сотнями и тысячами проектов. Из минусов: сравнительно высокая стоимость подписки, высокая стоимость поставляемых решений. 

Для облачных решений существуют мобильные клиенты MS Project 2019 для iOS и Android.

4.    www.Bitrix24.ru

www.Bitrix24.ru – это облачные сервисы.

Bitrix24 предоставляет не только функционал для управления проектами, но и функции для ведения бизнеса:

Но так как данная статья сфокусирована на инструментах управления проектами, мы более подробно рассмотрим возможности Bitrix24 в подсистеме Задачи и проекты.

Подсистема Задачи и проекты содержит следующие функции:

Bitrix24 поставляется в двух вариантах: в облаке, как сервис, и как лицензионное ПО для установки на компьютерах. Далее рассмотрим в сравнении возможности каждого варианта использования Bitrix24:

К достоинствам системы Bitrix24 можно отнести быстрый и продуманный пользовательский интерфейс, похожий на социальные сети, возможность организации виртуальных рабочих команд, встроенная IP-телефония, возможность проведения удаленных демонстраций и вебинаров, русифицированный интерфейс, возможность управления процессами не только проектов, но и CRM, бизнес-процессов организации, сайтов и магазинов, а также сравнительно невысокую стоимость в расчете на одного пользователя. Bitrix24 можно использовать как в классических Waterfall проектах, так и в проектах Agile. К недостаткам можно отнести только несколько непривычный оригинальный интерфейс, но это скорее дело вкуса и привычки.

Универсального средства управления проектами не существует, поэтому в каждом проекте лучше выбрать подходящий инструмент с учетом возможностей и опыта команды исполнителя, предпочтений заказчика, требований информационной безопасности и других факторов. К тому же можно комбинировать разные средства, например, Wrike + Skype. То есть отсутствие некоторых функций не является главенствующим фактором, влияющим на выбор того или иного решения для управления проектом.

Наша компания предлагает в ИТ-проектах использовать на выбор инструменты Bitrix24, Wrike, MSProject, но не ограничивается ими. В конечном счете не так важен инструмент, как правильная методика управления проектом, качество и своевременность поставляемых результатов и, разумеется, удовлетворенность заказчика.

Специалист компании ООО «Кодерлайн» 

Игорь Хмаро.