Содержание:
1. Зачем нужны системы управления проектами?
2. Обзор систем управления проектами
3. Краткое описание функционала системы Redmine
1. Зачем нужны системы управления проектами?
Управление проектами – одна из самых ответственных задач в современных организациях. Управление проектами используется во многих типах проектов – от разработки программного обеспечения до разработки самолетов-истребителей следующего поколения.
Для успешного выполнения задач менеджеру проекта необходим набор инструментов для решения следующих задач:
- ведение плана проекта;
- контроль за выполнением задач проекта;
- распределение/загрузка ресурсов проекта;
- отслеживание контрольных точек проекта и т.д.
Использование таких инструментов обычно значительно облегчает работу менеджерам проектов, а также стандартизирует распорядок работы команды проекта.
Но, как это обычно и бывает, использование проектного менеджмента имеет как преимущества, так и недостатки. Ниже в таблице приведены эти преимущества и недостатки:
2. Обзор систем управления проектами
В настоящее время существует огромное количество инструментов по управлению задачами и временем, для управления и планирования проектов, командной работы, построения онлайн-диаграмм и т.д. Рассмотрим более подробно несколько инструментов по управлению проектами из приведенного списка, которые, что называется, «на слуху»:
Jira
Один из часто используемых онлайн-сервисов, с помощью которого команды могут планировать проекты и спринты, собирать задачи в бэклог, назначать задачи исполнителям, устанавливать и отслеживать приоритеты и дедлайны.
Преимущества данного инструмента:
· Использование Drag&Drop при перетаскивании задач (в бэклоге или в спринте);
· Огромное количество настроек для фильтрации, сортировки, группировки и т.д;
· Привычная визуализация, которая позволяет быстро ориентироваться и делать изменения в спринте;
· Возможность выбора из списка причин закрытия задач;
· Интуитивно понятный и простой механизм управления проектами;
· Простой и удобный Трекер времени.
Недостатки:
· Не выдерживает большого количества пользователей – начинает сильно «тормозить»;
· При довольно большом количестве настроек в них тяжело разбираться, часто трудно найти ответ на возникшую проблему, недостаточно подробный FAQ;
· Нельзя «назначить» на одну задачу нескольких исполнителей;
· Иногда создание новых настроек для фильтров, которые необходимы команде проекта, может заблокировать уже использующиеся настройки.
Trello
Популярный онлайн-сервис, который позволяет систематизировать на одной доске такие разные сущности проекта: задачи, to-do листы, обсуждения, идеи и т.д.
Рис. 1 Интерфейс Trello
Преимущества:
· Один из самых известных и используемых инструментов;
· Интуитивно понятный пользовательский интерфейс;
· Бесплатен, но до тех пор, пока не используются расширения;
· Есть возможность назначать и контролировать приоритеты.
Недостатки:
· Нехватка функциональных возможностей в бесплатной версии (перекрывается только платными расширениями);
Bitrix24
Известный сервис, в котором пользователи могут выполнять и использовать следующие функции и задачи: таск-менеджмент, планирование задач проекта и сроков их выполнения, отображение информации в календаре, совместное использование документов проекта, создание виртуальных рабочих групп и получение уведомлений о различных событиях в проекте:
Рис. 2 Интерфейс Bitrix 24
Преимущества:
· Данный инструмент может использоваться как система CRM;
· Большая дополнительная функциональность;
Недостатки:
· «Нетривиальный» пользовательский интерфейс;
· Минимальные возможности для отображения списка задач проекта;
· Очень громоздкая система для кастомизации – слишком много функциональных возможностей, которые никогда не будут использоваться командой проекта;
· Все обновления системы – за дополнительную плату;
Wrike
Инструмент для работы над проектами, обладающий такими функциональными возможностями как назначение ролей и создание рабочего пространства для каждой группы или команды проекта, постановка и обсуждение задач, установка и контроль сроков и статусов задач, совместное использование файлов проекта, диаграммы Ганта, периодические отчеты (неделя, месяц, период):
Рис. 3 Интерфейс Wrike
Преимущества:
· Данный инструмент удобен как для больших, так и для маленьких команд;
· Разные проекты могут использовать разные рабочие пространства (рабочие папки).
Недостатки:
· Неудобная навигация по сущностям проекта – при использовании многоуровневых проектов пользователь может легко «потеряться».
Redbooth
WEB-сервис, который доступен также и на iOS и Android.
Данный инструмент предоставляет пользователю следующий функционал: отслеживание ошибок, планирование проектов, «назначение» ресурсов на задачи, планирование и контроль сроков выполнения задач (вехи проекта), контроль за бюджетом проекта, совместное использование файлов проекта, а также синхронизация с Google Drive, Gmail и Outlook:
Рис. 4 Интерфейс Redbooth
Преимущества:
· Интуитивно понятный интерфейс;
· Использование чата внутри инструмента;
· Интеграция с разными сервисами (почтовые клиенты, совместные хранилища данных);
· Использование тэгов для задач;
· Создание различных пользовательских отчетов.
Недостатки:
· Невозможно устанавливать процент выполнения задач и отслеживать прогресс задач и проекта;
· Невозможность приоритезации задач.
Basecamp
Данный инструмент является одним из самых популярных онлайн-сервисов для совместной работы над проектами. Он предоставляет пользователю в том числе следующий функционал: совместное использование документов, чат для участников команды проекта, ведение to-do листов, добавление комментариев к задачам, работа с почтовыми клиентами (прием и отправка писем):
Рис. 5 Интерфейс Basecamp
Преимущества:
· Успешное использование как для маленьких, так и для больших команд проекта;
· Простой и интуитивно понятный интерфейс;
· Возможность получения мгновенных уведомлений об обновлениях в объектах проекта.
Недостатки:
· Отсутствие тактического и стратегического планирования;
· Недостаточный функционал для работы с ошибками (отслеживание и реагирование);
· Отсутствует возможность оценки полной картины проекта в текущее время.
3. Краткое описание функционала системы Redmine
Теперь более подробно рассмотрим инструмент Redmine, внедренный в компании Кодерлайн в качестве типового инструмента управления проектом (наряду с MSProject).
Redmine – это открытое WEB-приложение, используемое для управления задачами проектов. Реализован данный продукт на Ruby. Распространяется согласно GNU General Public License.
Данный инструмент предоставляет пользователям следующие возможности:
1. Одновременное ведение одним Руководителем проекта нескольких проектов;
2. Гибкая система доступа, основанная на ролях;
3. Система отслеживания ошибок;
4. Диаграммы Ганта и календарь;
5. Ведение новостей проекта, документов и управление файлами;
6. Оповещение об изменениях с помощью RSS-потоков и электронной почты;
7. Форумы для каждого проекта;
8. Учёт временных затрат;
9. Настраиваемые произвольные поля для инцидентов, временных затрат, проектов и пользователей;
10. Создание записей об ошибках на основе полученных писем;
11. Возможность самостоятельной регистрации новых пользователей;
12. ПоддержкаСУБД MySQL, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, SQLite;
13. Возможность подключения неограниченного количества бесплатных плагинов.
Как и у всех других инструментов, у Redmine тоже есть некоторые недостатки:
1. Нет возможности «назначить» одну задачу нескольким исполнителям.
2. Управление файлами и документами в Redmine – это только добавление, удаление и редактирование. Права доступа ни к файлам, ни к отдельным документам назначить нельзя.
3. В Redmine отсутствует возможность управлять правами доступа на уровне отдельных полей задачи. Например, нельзя скрыть от клиентов такие реквизиты, как оценка времени работы над задачей. Но, с другой стороны, можно сделать так, что дополнительные поля будут видимыми только для пользователей с определёнными ролями.
4. Нет возможности дать пользователю роль на доступ ко всем объектам системе. Например, если роль «Руководитель проектного офиса» должна иметь доступ ко всем проектам в системе, то для этого нужно добавить пользователя с этой ролью во все проекты.
Рис. 6 Общий вид списка задач на проекте (по умолчанию)
Рис. 7 Отображения задач по сформированному запросу
Рис. 8 Ведение нескольких проектов
Рис. 9 Управление документами на проекте
Рис. 10. Оповещения об изменениях по электронной почте (1)
Рис. 11 Оповещения об изме5нениях по электронной почте (2)
Рис. 12 Учет временных затрат (1)
Рис. 13 Учет временных затрат (2)
Рис. 14 Самостоятельная регистрация пользователей (1)
Рис. 15 Самостоятельная регистрация пользователей (2)
Специалист компании «Кодерлайн»
Дмитрий Дьяченко
