Содержание:

1. Роль графика отпусков в управлении персоналом в 1С: Зарплата и управление персоналом
2. Составление графиков отпусков в 1С: ЗУП   

1. Роль графика отпусков в управлении персоналом в программе 1С: Зарплата и управление персоналом

 

Один из обязательных документов в учете – График отпусков.

Данный документ одинаково важен работодателю и сотруднику, с его помощью работодатель может:

- более точно планировать процессы, избегая отсутствие большого количества работников на производстве одновременно;

- контролировать использование отпусков сотрудниками;

- распределять загрузку сотрудников с учетом периодов повышенной активности деятельности предприятия.

Сотрудники могут рационально распределять свое время на отдых, организацию семейных мероприятий. График можно составить не только по унифицированной форме, но и по форме утвержденной в организации.

Утверждается новый график за 14 дней до начала нового календарного года, не позднее. Например, график на 2025 год утверждается 17.12.2024 г. Программой 1С: Зарплата и управление персоналом (далее по тексту – ЗУП) автоматизирован процесс составления графиков отпусков с соответствием с нормативными требованиями, действующими в РФ.  

2. Составление графиков отпусков в 1С: ЗУП

 

1. В разделе «Кадры» пользователь найдет журнал документов «Графики, переносы отпусков» (рис.1)

Рисунок 1. Графики, переносы отпусков

2. Пользователю необходимо открыть журнал, в отборе установить организацию. При необходимости установить отборы по подразделению и сотрудникам.

Далее, создать график отпусков (рис.2).

Рисунок 2. Создать график отпусков

3. В документе «График отпусков» производим заполнение данных:

• Сотрудник

• Вид отпуска

• Начало

• Окончание

Рисунок 3. Заполнение данных

Заполняем данные вручную с помощью кнопки «Подбор» либо «Добавить» (рис.3). Если используется кнопка «Подбор» (рис.4), заполнение списка сотрудников будет произведено как добавлением одного сотрудника по выбору из справочника - Сотрудники в 1С, так и нескольких сотрудников списком по выбору из справочника – Сотрудники в 1С. Если используется кнопка «Добавить», то список сотрудников заполняется добавлением только по одному сотруднику из справочника - Сотрудники в 1С. Даты начала и окончания отпуска заполняются вручную (рис.5).

Рисунок 4. Справочник - Сотрудники в 1С

 

Рисунок 5. Даты начала и окончания отпуска

Заполнить «График отпусков» можно автоматически с помощью «Загрузить из файла» (рис.6):

Рисунок 6. Загрузить из файла

Автоматически график можно заполнить во внешнем файле по форме, предусмотренной функционалом системы (рис.7):

Рисунок 7. Внешний файл по форме

Данный способ более удобный, поскольку форму графика можно передать руководителям подразделений, которые внесут в нее все необходимые данные по отпускам сотрудников.

Рисунок 8. Данные по отпускам сотрудников

4. Заполненный и проведенный документ в системе печатается по унифицированной форме.

Рисунок 9. Печать

 

Рисунок 10. Печатная форма графика отпусков

Печатная форма в 1С: ЗУП отправляется на утверждение.

На основании утвержденного графика информируются сотрудники о своих периодах отпуска.

5. Проведенный график корректируется документом переноса отпусков в 1С (рис.11)

Рисунок 11. Графики и переносы отпусков в 1С

В документе заполняем данные по уже проведенному отпуску сотрудника и новые даты отпуска. Если отпуск переносится по причинам предприятия, то причина должна быть внесена в реквизит «В связи с». Если перенос отпуска инициирован сотрудником, то устанавливаем признак реквизиту «Перенос по инициативе сотрудника».

Рисунок 12. Перенос по инициативе сотрудника

6. Оформление отпусков происходит непосредственно из документа - График отпусков в 1С: ЗУП

Рисунок 13. Оформление отпусков

Рисунок 14. Документ - График отпусков в 1С: ЗУП

7. Важно регулярно проверять исполнение графика отпусков. Сотрудники должны отдыхать, чтобы эффективно работать. При отсутствии графика отпусков организации (ООО) при проверке будет выписан штраф от 30 тысяч рублей до 50 тысяч рублей. Индивидуальные предприниматели получат штраф от 1 тысячи рублей до 5 тысяч рублей.

     

Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Светлана Крапивина