Содержание:

Одной из частых проблем при работе с конфигурацией 1С:Учёт в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК является несоответствие сумм между оперативными начислениями и данными регламентированного учёта. Наиболее распространённый случай — задвоение сумм при формировании документа «Отражение начислений в регламентированном учёте».

Проблема выглядит безобидно на первый взгляд, но последствия могут быть весьма серьёзными — от искажений бухгалтерских проводок до некорректного формирования отчётности для ФНС и РСБУ.

Разберём, почему возникает задвоение, как его диагностировать и устранить, а также что можно сделать для профилактики подобных ситуаций в будущем.

1.     Как выявить задвоение в учетной системе 1С

Документ «Отражение начислений в регламентированном учёте» предназначен для переноса информации из оперативного (управленческого) контура в бухгалтерский.
Его принцип — нарастающий итог: при каждом новом заполнении за период программа суммирует данные всех начислений, не отражённых ранее.

Если по какой-то причине документы за предыдущие периоды не были сформированы или были удалены/перепроведены, при очередном запуске отражения система воспримет накопленные суммы как «новые» и перенесёт их повторно.
Так появляется задвоение сумм — фактически те же начисления попадают в бухгалтерию несколько раз.

Частый сценарий возникновения задвоений

Рассмотрим ситуацию на примере.

В управляющей компании ведётся начисление услуг по дому N.
В марте бухгалтер начислил услуги «Электроснабжение» и «Содержание жилья» и провёл документ «Начисление по услугам».
Однако документ «Отражение начислений в регламентированном учёте» за март он не создал, решив выполнить отражение позже.

В апреле начисления за апрель были сформированы и отражены.
При автоматическом заполнении документа за апрель система обнаружила, что в регистре накопления «Начисления для отражения в регл. учете» по марту есть суммы, которые не были отражены ранее, и добавила их в общий итог.
В результате — в апрельском отражении оказались мартовские и апрельские суммы, то есть сумма увеличилась почти вдвое.

Диагностика задвоения через регистр накопления

Для проверки данных используется регистр накопления
«Начисления для отражения в регламентированном учёте».

Путь в интерфейсе:

«»Сервис и настройки → «Функции для технического специалиста»:

Функции для технического специалиста

В поиске введите название регистра и откройте его:

Функции для технического специалиста

Далее настройте отбор:

●       по лицевому счету или договору;

●       по услуге;

●       по периоду.

После этого станет видно, какие периоды попали в регламентированный учёт, а какие — нет.

Например, вы можете увидеть, что за март записи есть в регистре начислений, но отсутствует документ отражения. Это и будет источником задвоения.

2.     Как исправить задвоение в программе 1C:Предприятие.Учет в управляющих компаниях

Допустим, по лицевому счету N начислена услуга «Водоснабжение» на разные суммы в марте и в апреле. Порядок должен быть таким:

1.     Проверяем регистр.

В регистре «Начисления для отражения в регл. учёте».

2.     Создаём отсутствующий документ.

Создаём «Отражение начислений в регламентированном учёте» за март, проводим его.

Отражение начислений в регламентированном учете

3.     Перепроводим апрельский документ

Отражение начислений в регламентированном учете (создание)*

3. Как выполнить проверку через запрос в системе 1С:Предприятие.Учет в управляющих компаниях 

Для более детальной проверки можно использовать запрос в консоли запросов (режим «Функции для технического специалиста»): 

ВЫБРАТЬ

    Начисления.Период,

    Начисления.Договор,

    Начисления.Услуга,

    Начисления.Сумма

ИЗ

    РегистрНакопления.НачисленияДляОтраженияВРеглУчете.Обороты(

        &ДатаНачала, &ДатаКонца,

        Договор В (&СписокДоговоров)

    ) КАК Начисления

ГДЕ

    Начисления.Количество > 0

УПОРЯДОЧИТЬ ПО

    Начисления.Период

Этот запрос покажет, за какие периоды и по каким договорам числятся неотражённые начисления. Если обнаруживаются периоды без документов отражения, значит, есть риск задвоений.

4.     Частные причины задвоений в системе учета 1C

Помимо отсутствующих документов, проблема может быть вызвана и другими факторами:

1.     Ручное удаление или перепроведение старых документов.
После восстановления базы данных без пересоздания отражений система видит начисления как новые.

2.     Ошибки обмена между базами.
Если учёт ведётся в раздельных базах (оперативной и бухгалтерской), дубли могут возникнуть при неполной синхронизации.

3.     Смена аналитик в настройках учёта.
Изменение параметров (например, счетов учёта или аналитик услуг) приводит к тому, что старые записи не «узнаются» программой и снова попадают в отражение.

4.     Ручное редактирование движений регистра.
Вмешательство через консоль или внешние обработки без полного понимания структуры данных.

5. Как предотвратить ошибки в конфигурации системы 1C:Учет в управляющих компаниях

Чтобы избежать ошибок, стоит придерживаться следующих правил:

●       Создавайте документы отражения ежемесячно, сразу после проведения начислений.
Не откладывайте формирование отражений на будущее.

●       Контролируйте полноту отражений с помощью регистра «Начисления для отражения в регл. учете» — достаточно периодически проверять последние записи.

●       Не удаляйте документы задним числом.
Если требуется корректировка, используйте сторнирующие документы или корректировку начислений.

●       Автоматизируйте контроль.
Можно добавить регламентное задание, проверяющее наличие неотражённых начислений и уведомляющее бухгалтера.

Пример простейшего скрипта-проверки (в виде обработки):

Процедура ПроверитьНеотраженныеНачисления()

    Выборка = РегистрНакопления.НачисленияДляОтраженияВРеглУчете.Остатки();

    Если Выборка.Следующий() Тогда

        Сообщить("Обнаружены начисления без отражения за период: " + Формат(Выборка.Период, "ДЛФ=10"));

    КонецЕсли;

КонецПроцедуры

Задвоение сумм — одна из тех ошибок, которые не сразу бросаются в глаза, но способны существенно исказить финансовый результат. Причина почти всегда кроется в нарушении последовательности действий: пропущенные или удалённые документы, несвоевременные отражения, изменения аналитик.

Регулярная проверка регистра накопления, строгая дисциплина по формированию документов отражения и автоматизированный контроль помогут полностью исключить подобные проблемы.

   Специалист компании ООО "Кодерлайн"

Лев Туренко